Должностная инструкция офисного и административного персонала: пустой бланк 2026

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность и условия работы работника, занимающего должность: ______.

1.2. Инструкция является локальным нормативным актом ______ и обязательна для исполнения работником со дня ознакомления с ней под подпись.

1.3. Инструкция не заменяет трудовой договор.

1.4. Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором и трудовым договором, не применяются даже после ознакомления работника с инструкцией.

1.5. Основание: локальные нормативные акты принимаются работодателем в пределах его компетенции и не могут ухудшать положение работника.

1.6.1. Должность ______ относится к категории «______» и входит в состав подразделения: ______.

1.6.2. Работник подчиняется непосредственно: ______.

1.6.3. Указания иных должностных лиц работник исполняет только через непосредственного руководителя либо с его ведома.

1.6.4. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом работодателя в порядке, установленном трудовым законодательством.

1.6.5. Рабочее место работника: ______.

1.7.1. В непосредственном подчинении работника находятся: ______.

1.7.2. Работник распределяет между подчинёнными задания и объём работы, контролирует сроки и качество исполнения, даёт обязательные для исполнения указания в пределах своей компетенции.

1.7.3. Работник вносит руководителю организации предложения о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушившим трудовую дисциплину.

1.7.4. Самостоятельно объявлять взыскания работник не вправе: это полномочие работодателя.

1.7.5. Работник обеспечивает, чтобы подчинённые были ознакомлены со своими должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка и требованиями охраны труда.

1.8.1. В своей деятельности работник руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями работодателя, требованиями охраны труда и пожарной безопасности, настоящей инструкцией.

1.8.2. Работник исполняет распоряжения непосредственного руководителя, относящиеся к его трудовой функции.

1.8.3. Работу, не обусловленную трудовым договором и настоящей инструкцией, работодатель требовать не вправе, за исключением случаев, прямо предусмотренных Трудовым кодексом.

1.8.4. При получении задания, исполнение которого требует нарушения закона или создаёт угрозу жизни и здоровью людей, работник обязан письменно сообщить об этом непосредственному руководителю и не приступать к исполнению до получения письменных указаний.

1.9.1. На время отсутствия работника (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) его обязанности исполняет работник, занимающий должность: ______.

1.9.2. Возложение обязанностей оформляется приказом работодателя с письменного согласия замещающего работника и с доплатой за увеличенный объём работы.

1.9.3. При переводе, увольнении или уходе в длительный отпуск работник передаёт замещающему лицу незавершённые документы, ключи, пароли, печати, штампы и материальные ценности по акту приёма-передачи.

2.1. На должность ______ принимается лицо, отвечающее требованиям к образованию, стажу и специальным знаниям, установленным настоящим разделом.

2.2. Требование к образованию: ______.

2.3. Требование к стажу работы: ______.

2.4. Требования к квалификации применяются к деловым качествам кандидата.

2.5. Отказ в приёме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, не допускается.

2.6.1. Работник должен знать: основы трудового законодательства и правила внутреннего трудового распорядка организации; структуру организации и распределение обязанностей между подразделениями; порядок оформления, учёта и хранения документов, относящихся к его работе.

2.6.2. Работник должен владеть офисным программным обеспечением и информационными системами, применяемыми в организации, в объёме, необходимом для выполнения трудовой функции.

2.6.3. Работник должен знать требования охраны труда, пожарной безопасности и электробезопасности на своём рабочем месте, а также порядок действий при несчастном случае и при возникновении угрозы жизни и здоровью людей.

2.6.4. Дополнительные требования к знаниям: ______.

2.7.1. К должности применяется профессиональный стандарт: ______.

2.7.2. Режим применения: ______.

2.7.3. Наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре приводится в соответствие с профессиональным стандартом либо с квалификационным справочником, если с выполнением работы закон связывает предоставление компенсаций, льгот или наличие ограничений.

2.7.4. Работник, не отвечающий требованиям профессионального стандарта, не подлежит увольнению только по этому основанию: работодатель принимает решение по результатам аттестации в установленном порядке.

2.8.1. К самостоятельной работе допускается работник, прошедший вводный инструктаж по охране труда, первичный инструктаж на рабочем месте, обучение требованиям охраны труда с проверкой знания этих требований и обучение оказанию первой помощи пострадавшим.

2.8.2. Работник допускается к работе после обязательного предварительного медицинского осмотра, если такой осмотр предусмотрен для его должности, и проходит периодические осмотры в установленные сроки.

2.8.3. Наличие действующих документов о допуске обязательно: ______.

2.8.4. Работник, у которого срок действия удостоверения или аттестации истёк, к соответствующей работе не допускается.

2.8.5. Работник, не прошедший обучение и проверку знания требований охраны труда, а также не прошедший обязательный медицинский осмотр, отстраняется от работы до устранения обстоятельств, послуживших основанием для отстранения.

3.1. Работник добросовестно исполняет трудовую функцию по должности ______ в объёме, установленном настоящим разделом, трудовым договором и распоряжениями непосредственного руководителя.

3.2. Обязанности делятся на общие — единые для всех работников организации, профильные — определяемые группой должности, и дополнительные, установленные для конкретного рабочего места.

3.3.1. Работник исполняет поручения непосредственного руководителя, относящиеся к трудовой функции, и соблюдает установленные сроки их выполнения.

3.3.2. Работник подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции и отвечает за достоверность сведений, которые он в них вносит.

3.3.3. Работник соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину и установленный режим рабочего времени.

3.3.4. Работник бережно относится к имуществу работодателя и других работников, к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, а также к переданным ему технике, инструменту и расходным материалам.

3.3.5. Работник незамедлительно сообщает непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей или сохранности имущества работодателя.

3.3.6. Работник поддерживает порядок на рабочем месте, ведёт учётные записи и отчётность по своей работе в принятой в организации форме.

3.3.7. Работник не разглашает ставшие ему известными сведения о работодателе, работниках и контрагентах, если эти сведения не являются общедоступными.

3.4.1. Работник принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, обеспечивает отправку исходящих документов и контролирует сроки исполнения поручений руководителя.

3.4.2. Работник готовит проекты писем, справок, приказов и информационных материалов по поручению руководителя, проверяет комплектность и правильность оформления документов перед подписанием.

3.4.3. Работник организует приём посетителей, телефонные переговоры и видеоконференции, ведёт календарь руководителя и согласовывает время совещаний с участниками.

3.4.4. Работник организует хозяйственное обеспечение офиса: заказ канцелярских товаров, воды и расходных материалов, взаимодействие с арендодателем, клининговой и курьерской службами.

3.4.5. Работник оформляет командировки: заказывает билеты и гостиницы, готовит служебные задания, собирает и передаёт в бухгалтерию авансовые отчёты с подтверждающими документами.

3.4.6. Работник ведёт учёт бланков, печатей и штампов организации и обеспечивает их хранение в запираемом шкафу.

3.5.1. Работник оформляет приём, перевод, отпуск, командировку и увольнение работников: готовит проекты приказов, трудовых договоров и дополнительных соглашений, знакомит работников с приказами под подпись.

3.5.2. Работник ведёт учёт кадровых документов, формирует и хранит личные дела, вносит сведения о трудовой деятельности в установленном порядке и готовит отчётность по кадрам.

3.5.3. Работник ведёт табель учёта рабочего времени, график отпусков и контролирует его соблюдение, оформляет перенос и отзыв из отпуска.

3.5.4. Работник обеспечивает ознакомление работников с локальными нормативными актами до подписания трудового договора и хранит подтверждения такого ознакомления.

3.5.5. Работник организует подбор персонала: составляет описание вакансии, проводит первичные интервью, согласует кандидатов с руководителями подразделений и сопровождает выход нового работника.

3.5.6. Работник готовит справки, копии документов и выписки по запросам работников и выдаёт их в установленный законом срок.

3.5.7. Работник участвует в разработке и актуализации штатного расписания, должностных инструкций и положений о подразделениях.

3.6.1. Работник проводит правовую экспертизу проектов договоров, приказов, локальных нормативных актов и иных документов организации и визирует их либо возвращает с замечаниями.

3.6.2. Работник готовит проекты договоров, дополнительных соглашений, доверенностей, претензий, отзывов и процессуальных документов.

3.6.3. Работник ведёт претензионную работу: готовит и направляет претензии, рассматривает поступившие претензии и готовит мотивированные ответы в установленный срок.

3.6.4. Работник представляет интересы организации в судах, у нотариуса и в государственных органах на основании выданной доверенности и в пределах её полномочий.

3.6.5. Работник ведёт учёт судебных дел и исполнительных производств, отслеживает сроки процессуальных действий и своевременно информирует руководство о рисках.

3.6.6. Работник консультирует подразделения по правовым вопросам и информирует их об изменениях законодательства, затрагивающих деятельность организации.

3.7.1. Работник обеспечивает бесперебойную работу серверов, рабочих станций, сетевого оборудования, программного обеспечения и каналов связи в зоне своей ответственности.

3.7.2. Работник выполняет установку, настройку и обновление программного обеспечения, ведёт учёт оборудования и лицензий, оформляет заявки на приобретение и списание техники.

3.7.3. Работник администрирует учётные записи и права доступа: создаёт, изменяет и блокирует их по заявкам, согласованным руководителем подразделения-заказчика.

3.7.4. Работник выполняет резервное копирование данных по утверждённому регламенту, контролирует успешность копирования и не реже одного раза в квартал проверяет восстановление из резервной копии.

3.7.5. Работник принимает и регистрирует обращения пользователей, устраняет неисправности в согласованные сроки и информирует заявителя о ходе решения.

3.7.6. Работник обеспечивает антивирусную защиту, контроль обновлений безопасности и разграничение доступа к информационным системам.

3.7.7. Работник ведёт приём и обработку телефонных обращений и обращений в электронных каналах связи, фиксирует их в информационной системе и передаёт профильным специалистам.

3.8.1. Работник ведёт учёт и систематизацию документов, формирует дела в соответствии с номенклатурой дел организации и обеспечивает их сохранность.

3.8.2. Работник принимает документы на архивное хранение по описи, проверяет полноту и правильность оформления дел, оформляет обложки и составляет внутренние описи.

3.8.3. Работник ведёт учёт сроков хранения, готовит и оформляет акты о выделении к уничтожению документов с истёкшими сроками хранения.

3.8.4. Работник выдаёт документы и дела во временное пользование под расписку, контролирует их возврат и готовит архивные справки и копии по запросам.

3.8.5. Работник выполняет перевод документов, деловой переписки и устный перевод на встречах и совещаниях, обеспечивая точность терминологии и сохранение смысла оригинала.

3.8.6. Работник ведёт глоссарий терминов организации и обеспечивает единообразие наименований и формулировок в переводимых документах.

3.8.7. Работник обеспечивает перевод и сопровождение общения с работниками и посетителями, использующими жестовый язык, если такая задача входит в его трудовую функцию.

3.9.1. Работник обслуживает закреплённое оборудование: ______ — и работает только на той технике, к которой допущен приказом работодателя.

3.9.2. Работник принимает смену: проверяет исправность оборудования, ограждений, блокировок, сигнализации и средств защиты, знакомится с записями предыдущей смены и расписывается в сменном журнале.

3.9.3. Работник ведёт технологический процесс в соответствии с технологической картой и инструкцией завода-изготовителя, контролирует параметры работы и качество выпускаемой продукции.

3.9.4. Работник выполняет наладку и переналадку оборудования в пределах своей квалификации, устраняет мелкие неисправности и вызывает ремонтную службу при неисправностях, требующих специального допуска.

3.9.5. Работник ведёт учёт выработки, брака и расхода сырья и материалов, оформляет производственные документы по установленной форме.

3.9.6. Работник немедленно останавливает оборудование при обнаружении неисправности, посторонних шумов, запаха гари, вибрации или срабатывания защиты и сообщает руководителю.

3.9.7. Работник по окончании смены приводит рабочее место в порядок, отключает оборудование и передаёт смену с записью в журнале.

3.10.1. Работник обслуживает закреплённое оборудование: ______ — и обеспечивает его работу в режиме, установленном производственной инструкцией и режимной картой.

3.10.2. Работник контролирует давление, температуру, уровень воды и расход топлива, ведёт сменный журнал с записью показаний приборов через установленные промежутки времени.

3.10.3. Работник проверяет исправность предохранительных клапанов, манометров, водоуказательных приборов, автоматики безопасности и сигнализации в объёме и в сроки, установленные инструкцией.

3.10.4. Работник выполняет розжиг, перевод режима и остановку оборудования строго в порядке, предусмотренном производственной инструкцией, и не оставляет работающее оборудование без надзора.

3.10.5. Работник немедленно останавливает оборудование в аварийном порядке при погасании факела, повышении давления сверх допустимого, утечке газа, неисправности автоматики безопасности и в иных случаях, названных производственной инструкцией.

3.10.6. Работник поддерживает чистоту и свободные проходы в помещении установки, следит за исправностью освещения, вентиляции и первичных средств пожаротушения.

3.10.7. Работник передаёт смену только сменщику лично, с записью в журнале о состоянии оборудования и обо всех замечаниях, возникших за смену.

3.11.1. Работник организует работу торгового или сервисного объекта в течение смены: открытие и закрытие объекта, расстановку персонала, соблюдение режима работы, заявленного посетителям.

3.11.2. Работник обслуживает посетителей, консультирует их об условиях продажи товаров и оказания услуг и обеспечивает доступность обязательной информации о продавце, товарах и ценах.

3.11.3. Работник контролирует наличие и правильность оформления ценников, сроки годности товаров, температурный режим хранения и своевременное изъятие товаров с истёкшим сроком.

3.11.4. Работник принимает и рассматривает обращения посетителей, ведёт книгу отзывов или журнал обращений и передаёт руководителю сведения о конфликтных ситуациях.

3.11.5. Работник контролирует исправность оборудования торгового зала, освещения, систем видеонаблюдения и пожарной сигнализации и сообщает о неисправностях руководителю.

3.11.6. Работник ведёт учёт движения товара, участвует в приёмке поставок и в инвентаризации, оформляет возвраты и списания.

3.11.7. Работник обеспечивает соблюдение на объекте требований охраны труда, пожарной безопасности и санитарных правил.

3.12.1. Работник соблюдает требования охраны труда, правильно использует производственное оборудование, инструмент и средства индивидуальной защиты.

3.12.2. Работник проходит инструктажи по охране труда, обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, обучение оказанию первой помощи и проверку знания требований охраны труда в установленные сроки.

3.12.3. Работник немедленно извещает непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае на производстве и об ухудшении своего здоровья.

3.12.4. Работник проходит обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, если они предусмотрены для его должности.

3.12.5. Работник соблюдает требования пожарной безопасности, знает расположение первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и порядок действий при пожаре.

3.13.1. Работник обрабатывает персональные данные работников, клиентов и контрагентов только в объёме, необходимом для выполнения трудовой функции, и только теми способами, которые предусмотрены локальными актами организации.

3.13.2. Работник не передаёт персональные данные третьим лицам без письменного согласия субъекта, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральным законом.

3.13.3. Работник хранит документы с персональными данными в запираемых шкафах, не оставляет их без присмотра, не выносит за пределы организации без разрешения руководителя и блокирует рабочую станцию при выходе с рабочего места.

3.13.4. Работник немедленно сообщает ответственному за организацию обработки персональных данных о фактах утраты, несанкционированного доступа или разглашения персональных данных.

3.13.5. Обязанность не разглашать персональные данные сохраняется и после прекращения трудового договора.

3.15.1. Работник принимает, хранит и передаёт вверенные ему денежные средства и товарно-материальные ценности в порядке, установленном локальными актами организации, и оформляет каждую операцию первичным учётным документом.

3.15.2. Работник участвует в инвентаризации вверенного имущества и обеспечивает доступ к нему членам инвентаризационной комиссии.

3.15.3. Работник немедленно сообщает руководителю о недостаче, порче или хищении вверенного имущества и об обстоятельствах, угрожающих его сохранности.

3.15.4. Работник применяет контрольно-кассовую технику в случаях, когда её применение обязательно, и выдаёт покупателю кассовый чек либо бланк строгой отчётности.

3.15.5. Работник обеспечивает соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе и порядок сдачи выручки.

3.16.1. Помимо обязанностей, названных выше, работник исполняет следующие обязанности, установленные с учётом особенностей его рабочего места: ______.

3.16.2. Перечень дополнительных обязанностей может быть изменён работодателем в порядке, установленном разделом п. 8 настоящей инструкции.

3.16.3. Изменение, влекущее изменение трудовой функции, допускается только с письменного согласия работника.

4.1. Работник пользуется всеми правами, предусмотренными трудовым законодательством, коллективным договором, локальными актами организации и трудовым договором.

4.2. Работник вправе требовать предоставления работы, обусловленной трудовым договором, и обеспечения рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда.

4.3.1. Работник вправе знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности, и с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

4.3.2. Работник вправе запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по выданным поручениям и заданиям.

4.3.3. Работник вправе по поручению непосредственного руководителя запрашивать и получать от других работников организации информацию и документы, необходимые для исполнения поручения.

4.3.4. Работник вправе вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по организации труда и совершенствованию работы в рамках своей трудовой функции.

4.3.5. Работник вправе участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, и в совещаниях по подготовке и выполнению решений руководства.

4.3.6. Работник вправе подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3.7. Работник вправе требовать от руководства организации содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.4.1. Работник вправе получать достоверную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующих профессиональных рисках и о полагающихся ему средствах индивидуальной защиты.

4.4.2. Работник вправе отказаться от выполнения работ при возникновении опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда до устранения такой опасности.

4.4.3. Отказ по этому основанию не влечёт применения дисциплинарного взыскания.

4.4.4. Работник вправе на подготовку и дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными актами организации.

4.4.5. Работник вправе на защиту трудовых прав всеми не запрещёнными законом способами, включая обращение в комиссию по трудовым спорам, в государственную инспекцию труда и в суд.

4.5.1. Работник вправе давать подчинённым работникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его должностные обязанности, и проверять качество и своевременность их исполнения.

4.5.2. Работник вправе инициировать и проводить совещания по вопросам, отнесённым к его компетенции, и привлекать к решению поставленных задач работников других подразделений по согласованию с их руководителями.

4.5.3. Работник вправе вносить руководству предложения о приёме, перемещении и увольнении подчинённых работников, о поощрении отличившихся и о применении взысканий к нарушителям.

4.5.4. Работник вправе требовать прекращения или приостановления работ при выявлении нарушений требований охраны труда и давать указания об устранении выявленных нарушений.

5.1. Режим рабочего времени работника: ______.

5.2. Конкретное время начала и окончания работы, перерывы для отдыха и питания и порядок предоставления выходных дней установлены правилами внутреннего трудового распорядка.

5.3. Условия труда на рабочем месте определяются по результатам специальной оценки условий труда.

5.4. С картой специальной оценки работник знакомится под подпись.

5.5.1. Работник работает по графику сменности, который доводится до его сведения не позднее чем за один месяц до введения в действие.

5.5.2. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

5.5.3. Приём и передача смены производятся лично сменщику с записью в журнале.

5.5.4. При неявке сменщика работник сообщает об этом непосредственному руководителю и действует по его указанию; самовольно оставлять рабочее место до передачи смены запрещается.

5.5.5. Для учёта рабочего времени при сменном графике применяется суммированный учёт с учётным периодом, установленным правилами внутреннего трудового распорядка.

5.6.1. Работник эпизодически привлекается к выполнению трудовых функций за пределами установленной продолжительности рабочего времени по распоряжению работодателя.

5.6.2. За работу в режиме ненормированного рабочего дня работнику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трёх календарных дней.

5.6.3. Систематическое привлечение к работе за пределами рабочего времени режимом ненормированного дня не охватывается и оплачивается как сверхурочная работа.

5.7.1. В связи с производственной необходимостью работник направляется в служебные командировки, в том числе местного значения, на основании распоряжения работодателя.

5.7.2. На время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок, работодатель возмещает расходы на проезд, наём жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

5.7.3. Если работа работника носит разъездной характер, порядок и размеры возмещения расходов на служебные поездки устанавливаются локальным нормативным актом или трудовым договором.

5.7.4. Работник представляет отчёт о командировке и подтверждающие документы в срок, установленный локальным актом организации.

5.8.1. Работник взаимодействует с работниками своего подразделения и других подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию, в порядке, установленном регламентами организации.

5.8.2. Работник взаимодействует с контрагентами, посетителями и представителями государственных органов в пределах полномочий, предоставленных должностной инструкцией или доверенностью.

5.8.3. В аварийных и чрезвычайных ситуациях работник взаимодействует с аварийными и экстренными службами, с работниками, ответственными за охрану труда и пожарную безопасность, и действует по указанию руководителя работ.

8.1. Инструкция утверждается приказом работодателя и вводится в действие с даты: ______.

8.2. Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу до подписания трудового договора.

8.3. Лист ознакомления является неотъемлемой частью инструкции.

8.4. Один экземпляр инструкции хранится у работодателя, второй выдаётся работнику по его письменному заявлению в виде надлежаще заверенной копии.

8.5. Инструкция пересматривается: ______.

8.6. Внеочередной пересмотр проводится при изменении законодательства, структуры организации, наименования должности или содержания работы.

8.7. Изменения оформляются приказом работодателя, работник знакомится с ними под подпись.

8.8. Изменение, затрагивающее трудовую функцию работника, допускается только с его письменного согласия либо в порядке, установленном для изменения условий трудового договора по причинам организационного или технологического характера, с уведомлением не позднее чем за два месяца.

8.9. При наличии в организации выборного органа первичной профсоюзной организации инструкция принимается с учётом его мнения, если это предусмотрено коллективным договором.

Должностная инструкция № ______ ______, утверждена ______.

Работник расписывается лично и получает экземпляр инструкции на руки; подпись за другого работника не допускается.

Изменения в инструкцию вносятся приказом работодателя. После внесения изменений работники знакомятся с инструкцией повторно под подпись.

Акт составляется при переводе, увольнении или уходе работника в длительный отпуск, а также при возложении обязанностей на замещающего работника.

Организация: ______. Должность: ______.

Дела и ценности сдал ______________ Дела и ценности принял ______________ Дата ______________