Форма АО-1 — авансовый отчёт

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ № ______ от ______. Унифицированная форма № АО-1, форма по ОКУД 0302001.

Организация: ______, код по ОКПО ______. Структурное подразделение: ______.

Подотчётное лицо: ______, ______, табельный номер ______.

Назначение аванса: ______.

Отчёт в сумме ______ утверждает ______ ______.

Форма № АО-1 не входит в число обязательных с 2013 года: организация вправе применять её как есть, дополнить своими графами или утвердить собственный бланк в учётной политике. Обязательны только реквизиты первичного документа ст. 9 402 ФЗ.

Получен аванс: ______ руб. Основание выдачи: ______. Остаток или перерасход по предыдущему авансу: ______ руб.

Израсходовано по отчёту: ______ руб. Остаток, подлежащий возврату: ______ руб. Перерасход, подлежащий возмещению работнику: ______ руб.

Приложено оправдательных документов: ______ шт. на ______ листах.

Окончательный расчёт с работником проведён документом: ______.

Бухгалтерские записи заполняет бухгалтер: расходы относят на счёт затрат, а НДС по документам с выделенным налогом — на счёт 19 в корреспонденции со счётом расчётов с подотчётными лицами.

Каждый расход вносят отдельной строкой с реквизитами подтверждающего документа. Итог графы «Сумма по отчёту» должен совпадать с показателем «Израсходовано» на лицевой стороне.

Графу «принято к учёту» заполняет бухгалтер. Если часть расходов не принята, разницу работник возвращает добровольно или её удерживают из зарплаты в установленном порядке.

Оборотную сторону подписывает подотчётное лицо: этой подписью работник подтверждает и перечень расходов, и то, какие документы он передал.

Расходы подтверждают кассовым чеком с обязательными реквизитами, бланком строгой отчётности, товарным чеком вместе с чеком ККТ, квитанцией, счётом гостиницы, маршрут-квитанцией электронного билета с посадочным талоном или справкой перевозчика.

Кассовый чек в электронной форме равнозначен бумажному, поэтому чек из приложения или с электронной почты распечатайте и приложите к отчёту ст. 1.2 54 ФЗ.

Суточные оправдательными документами не подтверждаются: их размер берут из локального нормативного акта или коллективного договора. Не облагаются НДФЛ 700 рублей за день командировки по России и 2 500 рублей за день загранкомандировки ст. 217 НК.

Чек, оформленный на другое лицо, чек без наименования товара и документ с датой вне периода командировки к учёту не принимают: такие расходы инспекция снимает и у организации, и в части НДФЛ работника ст. 252 НК.

Срок, на который выдаются подотчётные деньги, и срок сдачи отчёта устанавливает руководитель в приказе или локальном акте. В нашей форме это ______ рабочих дня со дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из поездки — пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для командировок срок жёсткий: отчёт с подтверждающими документами сдают в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки.

Бухгалтер проверяет отчёт, ставит отметку о принятии к проверке и выдаёт работнику отрывную расписку — Приложение № 1. После этого отчёт утверждает руководитель, и с подотчёта списывается только утверждённая сумма.

Остаток работник вносит в кассу или переводит на счёт организации, перерасход организация возмещает. Выдавать новый аванс до расчёта по предыдущему рискованно: такие суммы инспекция переквалифицирует в беспроцентный заём или в доход работника.

Отрывная часть формы № АО-1. Выдаётся подотчётному лицу сразу после передачи отчёта и документов.

Принят к проверке авансовый отчёт № ______ от «____» ______________ 20____ г. на сумму ______________ руб. ______ коп. (сумма прописью: ______________________________________).

Количество приложенных документов: ______ на ______ листах.

Бухгалтер ________________ / ______________________________ «____» ______________ 20____ г.

Расписку сохраняйте до утверждения отчёта: она подтверждает, что вы сдали документы в срок, даже если отчёт вернули на доработку.