Должностная инструкция офисного и административного персонала: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность и условия работы работника, занимающего должность «офис-менеджер» в подразделении «административный отдел».

1.2. Инструкция является локальным нормативным актом работодателя и обязательна для исполнения работником со дня ознакомления с ней под подпись.

1.3. Инструкция не заменяет трудовой договор.

1.4. Условия, ухудшающие положение работника по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором и трудовым договором, не применяются даже после ознакомления работника с инструкцией.

1.5.1. Должность относится к категории специалистов.

1.5.2. Работник входит в состав подразделения «административный отдел».

1.5.3. Работник подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по общим вопросам.

1.5.4. Указания иных должностных лиц работник исполняет только через непосредственного руководителя либо с его ведома.

1.5.5. Работник назначается на должность и освобождается от должности приказом работодателя в порядке, установленном трудовым законодательством.

1.5.6. Рабочее место работника: офис по адресу г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кабинет 305.

1.6.1. В своей деятельности работник руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями работодателя, требованиями охраны труда и пожарной безопасности, настоящей инструкцией.

1.6.2. Работник исполняет распоряжения непосредственного руководителя, относящиеся к его трудовой функции.

1.6.3. Работу, не обусловленную трудовым договором и настоящей инструкцией, работодатель требовать не вправе, за исключением случаев, прямо предусмотренных Трудовым кодексом.

1.6.4. При получении задания, исполнение которого требует нарушения закона или создаёт угрозу жизни и здоровью людей, работник обязан письменно сообщить об этом непосредственному руководителю и не приступать к исполнению до получения письменных указаний.

1.7.1. На время отсутствия работника (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка) его обязанности исполняет работник, занимающий должность «делопроизводитель».

1.7.2. Возложение обязанностей оформляется приказом работодателя с письменного согласия замещающего работника и с доплатой за увеличенный объём работы.

1.7.3. При переводе, увольнении или уходе в длительный отпуск работник передаёт замещающему лицу незавершённые документы, ключи, пароли, печати, штампы и материальные ценности по акту приёма-передачи (Приложение № 3).

2.1. На должность «офис-менеджер» принимается лицо, отвечающее требованиям к образованию, стажу и специальным знаниям, установленным настоящим разделом.

2.2. Требуется среднее профессиональное образование.

2.3. Требуется стаж работы по профилю не менее одного года.

2.4. Требования к квалификации применяются к деловым качествам кандидата.

2.5. Отказ в приёме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, не допускается.

2.6.1. Работник должен знать: основы трудового законодательства и правила внутреннего трудового распорядка организации; структуру организации и распределение обязанностей между подразделениями; порядок оформления, учёта и хранения документов, относящихся к его работе.

2.6.2. Работник должен владеть офисным программным обеспечением и информационными системами, применяемыми в организации, в объёме, необходимом для выполнения трудовой функции.

2.6.3. Работник должен знать требования охраны труда, пожарной безопасности и электробезопасности на своём рабочем месте, а также порядок действий при несчастном случае и при возникновении угрозы жизни и здоровью людей.

2.6.4. Кроме того, работник должен знать: регламент документооборота организации; правила работы в системе электронного документооборота; порядок приёма и учёта входящей корреспонденции; деловой этикет телефонных переговоров.

2.7.1. Инструкция разработана с учётом профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», код 07.002 (приказ Минтруда России от 15.06.2020 № 333н).

2.7.2. Профессиональный стандарт применяется как основа для определения трудовых функций и требований к квалификации; отдельные его положения работодатель вправе не применять, если это не ухудшает положение работника.

2.7.3. Наименование должности в штатном расписании и трудовом договоре приводится в соответствие с профессиональным стандартом либо с квалификационным справочником, если с выполнением работы закон связывает предоставление компенсаций, льгот или наличие ограничений.

2.7.4. Работник, не отвечающий требованиям профессионального стандарта, не подлежит увольнению только по этому основанию: работодатель принимает решение по результатам аттестации в установленном порядке.

3.1. Работник добросовестно исполняет трудовую функцию по должности «офис-менеджер» в объёме, установленном настоящим разделом, трудовым договором и распоряжениями непосредственного руководителя.

3.2. Обязанности делятся на общие — единые для всех работников организации, профильные — определяемые группой должности, и дополнительные, установленные для конкретного рабочего места.

3.3.1. Работник исполняет поручения непосредственного руководителя, относящиеся к трудовой функции, и соблюдает установленные сроки их выполнения.

3.3.2. Работник подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции и отвечает за достоверность сведений, которые он в них вносит.

3.3.3. Работник соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину и установленный режим рабочего времени.

3.3.4. Работник бережно относится к имуществу работодателя и других работников, к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, а также к переданным ему технике, инструменту и расходным материалам.

3.3.5. Работник незамедлительно сообщает непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей или сохранности имущества работодателя.

3.3.6. Работник поддерживает порядок на рабочем месте, ведёт учётные записи и отчётность по своей работе в принятой в организации форме.

3.3.7. Работник не разглашает ставшие ему известными сведения о работодателе, работниках и контрагентах, если эти сведения не являются общедоступными.

3.4.1. Работник принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, обеспечивает отправку исходящих документов и контролирует сроки исполнения поручений руководителя.

3.4.2. Работник готовит проекты писем, справок, приказов и информационных материалов по поручению руководителя, проверяет комплектность и правильность оформления документов перед подписанием.

3.4.3. Работник организует приём посетителей, телефонные переговоры и видеоконференции, ведёт календарь руководителя и согласовывает время совещаний с участниками.

3.4.4. Работник организует хозяйственное обеспечение офиса: заказ канцелярских товаров, воды и расходных материалов, взаимодействие с арендодателем, клининговой и курьерской службами.

3.4.5. Работник оформляет командировки: заказывает билеты и гостиницы, готовит служебные задания, собирает и передаёт в бухгалтерию авансовые отчёты с подтверждающими документами.

3.4.6. Работник ведёт учёт бланков, печатей и штампов организации и обеспечивает их хранение в запираемом шкафу.

3.5.1. Работник соблюдает требования охраны труда, правильно использует производственное оборудование, инструмент и средства индивидуальной защиты.

3.5.2. Работник проходит инструктажи по охране труда, обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ, обучение оказанию первой помощи и проверку знания требований охраны труда в установленные сроки.

3.5.3. Работник немедленно извещает непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае на производстве и об ухудшении своего здоровья.

3.5.4. Работник проходит обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры, если они предусмотрены для его должности.

3.5.5. Работник соблюдает требования пожарной безопасности, знает расположение первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и порядок действий при пожаре.

3.6.1. Работник обрабатывает персональные данные работников, клиентов и контрагентов только в объёме, необходимом для выполнения трудовой функции, и только теми способами, которые предусмотрены локальными актами организации.

3.6.2. Работник не передаёт персональные данные третьим лицам без письменного согласия субъекта, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральным законом.

3.6.3. Работник хранит документы с персональными данными в запираемых шкафах, не оставляет их без присмотра, не выносит за пределы организации без разрешения руководителя и блокирует рабочую станцию при выходе с рабочего места.

3.6.4. Работник немедленно сообщает ответственному за организацию обработки персональных данных о фактах утраты, несанкционированного доступа или разглашения персональных данных.

3.6.5. Обязанность не разглашать персональные данные сохраняется и после прекращения трудового договора.

3.7.1. Помимо обязанностей, названных выше, работник исполняет следующие обязанности, установленные с учётом особенностей его рабочего места: ведёт табель учёта рабочего времени административного отдела; готовит еженедельный отчёт о расходах на хозяйственные нужды; оформляет пропуска посетителям.

3.7.2. Перечень дополнительных обязанностей может быть изменён работодателем в порядке, установленном п. 8 настоящей инструкции.

3.7.3. Изменение, влекущее изменение трудовой функции, допускается только с письменного согласия работника.

4.1. Работник пользуется всеми правами, предусмотренными трудовым законодательством, коллективным договором, локальными актами организации и трудовым договором.

4.2. Работник вправе требовать предоставления работы, обусловленной трудовым договором, и обеспечения рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда.

4.3.1. Работник вправе знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности, и с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.

4.3.2. Работник вправе запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по выданным поручениям и заданиям.

4.3.3. Работник вправе по поручению непосредственного руководителя запрашивать и получать от других работников организации информацию и документы, необходимые для исполнения поручения.

4.3.4. Работник вправе вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по организации труда и совершенствованию работы в рамках своей трудовой функции.

4.3.5. Работник вправе участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей, и в совещаниях по подготовке и выполнению решений руководства.

4.3.6. Работник вправе подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3.7. Работник вправе требовать от руководства организации содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией.

4.4.1. Работник вправе получать достоверную информацию об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующих профессиональных рисках и о полагающихся ему средствах индивидуальной защиты.

4.4.2. Работник вправе отказаться от выполнения работ при возникновении опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда до устранения такой опасности.

4.4.3. Отказ по этому основанию не влечёт применения дисциплинарного взыскания.

4.4.4. Работник вправе на подготовку и дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными актами организации.

4.4.5. Работник вправе на защиту трудовых прав всеми не запрещёнными законом способами, включая обращение в комиссию по трудовым спорам, в государственную инспекцию труда и в суд.

5.1. Работнику установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями.

5.2. Конкретное время начала и окончания работы, перерывы для отдыха и питания и порядок предоставления выходных дней установлены правилами внутреннего трудового распорядка.

5.3. Условия труда на рабочем месте определяются по результатам специальной оценки условий труда.

5.4. С картой специальной оценки работник знакомится под подпись.

5.4.1. Работник взаимодействует с работниками своего подразделения и других подразделений организации по вопросам, входящим в его компетенцию, в порядке, установленном регламентами организации.

5.4.2. Работник взаимодействует с контрагентами, посетителями и представителями государственных органов в пределах полномочий, предоставленных должностной инструкцией или доверенностью.

5.4.3. В аварийных и чрезвычайных ситуациях работник взаимодействует с аварийными и экстренными службами, с работниками, ответственными за охрану труда и пожарную безопасность, и действует по указанию руководителя работ.

8.1. Инструкция утверждается приказом работодателя и вводится в действие с 02.03.2026.

8.2. Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу до подписания трудового договора.

8.3. Лист ознакомления (Приложение № 1) является неотъемлемой частью инструкции.

8.4. Один экземпляр инструкции хранится у работодателя, второй выдаётся работнику по его письменному заявлению в виде надлежаще заверенной копии.

8.5. Инструкция пересматривается не реже одного раза в три года.

8.6. Внеочередной пересмотр проводится при изменении законодательства, структуры организации, наименования должности или содержания работы.

8.7. Изменения оформляются приказом работодателя и регистрируются в листе регистрации изменений (Приложение № 2); работник знакомится с ними под подпись.

8.8. Изменение, затрагивающее трудовую функцию работника, допускается только с его письменного согласия либо в порядке, установленном для изменения условий трудового договора по причинам организационного или технологического характера, с уведомлением не позднее чем за два месяца.

8.9. При наличии в организации выборного органа первичной профсоюзной организации инструкция принимается с учётом его мнения, если это предусмотрено коллективным договором.

Должностная инструкция № 12-ДИ по должности «офис-менеджер», утверждена 02.03.2026.

Работник расписывается лично и получает экземпляр инструкции на руки; подпись за другого работника не допускается.

Изменения в инструкцию вносятся приказом работодателя. После внесения изменений работники знакомятся с инструкцией повторно под подпись.

Акт составляется при переводе, увольнении или уходе работника в длительный отпуск, а также при возложении обязанностей на замещающего работника. По акту передаются дела, документы, печати, штампы, ключи и материальные ценности по должности «офис-менеджер».