Универсальный передаточный документ (УПД): образец 2026

Универсальный передаточный документ объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный учётный документ о передаче товара, результата работ или услуги. Форма рекомендована письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ и построена на форме счёта-фактуры из Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, дополненной реквизитами первички.

Один документ вместо пары «накладная плюс счёт-фактура» сокращает документооборот, исключает расхождения дат и сумм между двумя бумагами и упрощает сверку с контрагентом. Применение формы согласуют в договоре или закрепляют в учётной политике.

Перечень передаваемых товаров, выполненных работ и оказанных услуг:

Всего к оплате с учётом налога: ______, в том числе НДС: ______.

По каждой позиции заполняются наименование, единица измерения, количество, цена за единицу, ставка и сумма налога; графа стоимости без налога и итоговая строка рассчитываются автоматически. Для услуги с фиксированной стоимостью в графе количества ставят единицу, а всю стоимость указывают в графе цены.

Для импортного товара дополнительно указывают страну происхождения и регистрационный номер декларации на товары.

Статус проставляется в левом верхнем углу и показывает, в каком качестве используется бланк. От него зависит набор обязательных реквизитов и порядок регистрации документа в налоговом учёте. Сам по себе статус не заменяет договорённость сторон о применении формы.

Заполняются все графы счёта-фактуры и реквизиты первичного документа: ставка и сумма налога, страна происхождения и номер декларации для импортного товара, сведения о лице, ответственном за оформление, даты отгрузки и получения.

Продавец регистрирует документ в книге продаж в периоде отгрузки, покупатель — в книге покупок не ранее принятия товара на учёт. Такой документ одновременно подтверждает расход и даёт право на вычет налога.

Применяют продавцы, не предъявляющие налог: организации и предприниматели на упрощённой системе, освобождённые от обязанностей налогоплательщика, а также при операциях, не облагаемых налогом.

Графы, относящиеся к счёту-фактуре, не заполняются или прочёркиваются, в строке налога делается запись «Без налога (НДС)», в книге продаж документ не регистрируется. Как первичный документ он полноценен: подтверждает передачу, расход и размер задолженности.

Товар (результат работ, услуга) передан ______, принят ______. Транспортировка и груз: ______.

Даты указываются фактические. По дате передачи определяются момент исполнения обязанности продавца, переход права собственности и риска случайной гибели, если договором не установлено иное.

Особые отметки: ______

Вместе с передаточным документом покупателю вручаются относящиеся к товару бумаги: сертификаты и декларации соответствия, паспорта изделий, руководства по эксплуатации, гарантийные талоны. Их состав фиксируется описью — Приложение № 1, — чтобы позже не спорить, передавались ли документы вообще.

Если принадлежности и документы не переданы, покупатель вправе назначить разумный срок для их передачи, а по его истечении отказаться от товара.

Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны — и подписывается собственноручно. Экземпляры должны быть идентичны: расхождение в суммах, количестве или датах между экземплярами сторон обесценивает оба.

Исправления в бумажном экземпляре заверяются подписями обеих сторон с указанием даты исправления. Подчистки, замазывание корректирующей жидкостью и правка одной стороной в одностороннем порядке недопустимы.

Документ передаётся через оператора электронного документооборота: ______. Обе стороны подписывают его усиленной квалифицированной электронной подписью — такой документ равнозначен бумажному, подписанному собственноручно.

Подтверждением передачи служат технологические квитанции оператора: подтверждение даты отправки и извещение о получении. Их хранят вместе с самим документом: без квитанций дата передачи не доказана.

Формат электронного документа утверждён приказом ФНС России; выгрузка в этом формате обязательна при представлении документа по требованию налогового органа.

Экземпляры документа и подтверждающие файлы хранятся не менее пяти лет: этот срок установлен и для документов бухгалтерского учёта, и для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Срок считают с окончания года, в котором документ последний раз использовался для составления отчётности.

Данные документа переносятся в регистры бухгалтерского учёта, а при статусе 1 — в книгу продаж у продавца и книгу покупок у покупателя. Регистры хранятся по тем же правилам, что и первичные документы.

Электронные экземпляры хранят в том формате, в котором они были подписаны, вместе с квитанциями оператора и сведениями о сертификатах подписи: распечатка электронного документа сама по себе доказательством не является. По требованию налогового органа документы представляют в установленный срок, и их отсутствие приравнивается к непредставлению.

Документ не заменяет авансовый счёт-фактуру при получении предоплаты, транспортную накладную, подтверждающую расходы на перевозку и участие перевозчика, и акт по договору подряда, если стороны согласовали приёмку с оговорками и гарантийным удержанием.

При посреднических операциях, при передаче имущества в аренду и при распоряжении правами на результаты интеллектуальной деятельности форма применяется с оговорками: убедитесь, что порядок передачи и приёмки описан в договоре, а предмет передачи определён однозначно.

К универсальному передаточному документу № ______ от ______

Вместе с товаром переданы перечисленные ниже документы. Опись подписывается обеими сторонами и хранится вместе с передаточным документом.

Передал от имени ______: ____________________ / ____________________ /

Принял от имени ______: ____________________ / ____________________ /

Дата передачи документов: ____________________

К универсальному передаточному документу № ______ от ______

Акт составляется при приёмке, если фактические количество, ассортимент, комплектность или состояние товара не совпали со сведениями передаточного документа.

Приёмка проведена по адресу: ______. Дата приёмки: ______.

Выводы и требования покупателя: ______________________________________________

Акт подписывают представители обеих сторон. При отказе представителя продавца от подписи делается отметка об отказе, и акт подписывается покупателем с участием не менее двух незаинтересованных лиц с указанием их фамилий и должностей.

Представитель продавца: ____________________ / ____________________ /

Представитель покупателя: ____________________ / ____________________ /