Справка для расчётов за выполненные работы (форма ЭСМ-7) образец заполнения

Когда применяется справка по форме № ЭСМ-7. Справка ЭСМ-7 – первичный документ, которым владелец строительной машины предъявляет заказчику стоимость машино-часов. Применяется при услугах техники с экипажем, аренде с экипажем или подряде с почасовой оплатой техники. Составляется по путевым листам ЭСМ-2 и рапортам ЭСМ-3/ЭСМ-1. Форма (постановление Госкомстата № 78 от 28.11.1997) с 2013 года не обязательна; выбранную форму закрепляют в учётной политике, а правила расчёта машино-часа – в договоре.

В шапке укажите полное наименование, адрес и телефон обеих сторон – по ним заказчик проверяет отправителя, а бухгалтерия связывает справку с договором и счётом.

Реквизиты первичных документов переносят в справку, а сами документы хранят у исполнителя, чтобы при споре подтвердить каждый машино-час. Справку составляют за период расчёта по договору: смену, неделю, декаду или календарный месяц. Если на объекте работало несколько единиц техники, на каждую машину оформляют отдельную справку – так проще сверять часы и оспаривать простои.

Разные виды работ по разным ставкам записывайте отдельными строками. Стоимость машино-часа берётся из договора или прейскуранта; если цена не определена – по обычной цене аналогичных услуг (ст. 424 ГК). Часы считаются по путевым листам и рапортам – время работы машины на объекте, а не смена машиниста. Перебазировка, подача и время в пути оплачиваются отдельно, только если это прямо предусмотрено договором.

Простой – время, когда техника и машинист были на объекте и готовы к работе, но не работали по причинам на стороне заказчика (нет фронта работ, доступа, материалов, пропуска). В типовой форме такие часы показывают отдельной строкой с кодом 08 и оплачивают по ставке договора. Оплата простоя возможна, если обязанность заказчика содействовать закреплена в договоре (ст. 718 ГК РФ); иначе – убытки и приостановка работ (ст. 719 ГК РФ). Фиксируйте простой в день возникновения: путевой лист, акт, письменное уведомление заказчика. Простои по вине исполнителя в справку не включайте.

Как заполнять и исправлять справку. Справку заполняют в одном экземпляре и передают заказчику на подпись. Суммы – в рублях с копейками, свободные строки прочёркивают. Ошибку исправляют зачёркиванием одной чертой с датой, словом «Исправлено» и подписью; корректор и подчистки недопустимы. Возможно электронное оформление с ЭП по соглашению сторон. К справке удобно приложить реестр путевых листов и рапортов.

Количество машино-часов в типовой форме дублируется прописью, чтобы исключить подделку. Если исполнитель не платит НДС, пишите «без НДС» и не выделяйте налог – иначе его придётся перечислить в бюджет. Плательщик НДС выставляет счёт-фактуру в течение 5 дней (ст. 168 НК), поэтому даты справки и счёта-фактуры нужно согласовать. Подписанная справка – основание для счёта, учёта выручки и расходов и расчёта зарплаты машиниста.

Доказательственное значение и хранение. Подписанная справка – основное доказательство объёма и стоимости услуг. Если заказчик уклоняется от подписи, направьте справку письмом с описью или через ЭДО с указанием срока для подписания или возражений: молчание не заменяет подпись, но усиливает позицию исполнителя. Путевые листы и рапорты храните вместе со справкой; срок хранения – не менее пяти лет после отчётного года, а при споре или проверке – до их окончания.

Со стороны заказчика должен подписывать человек с полномочиями по уставу, приказу или доверенности (ст. 185 ГК); подпись прораба без доверенности заказчик потом почти всегда оспаривает. Реквизиты доверенности впишите прямо в подписной блок. Печать ставится, только если организация её использует и это предусмотрено договором. До подписи заказчика справка не подтверждает согласованный объём.