Справка для расчётов за выполненные работы (форма ЭСМ-7) образец заполнения

Справка по форме № ЭСМ-7 — первичный документ, которым владелец строительной машины предъявляет заказчику стоимость отработанных машино-часов и подтверждает объём оказанных услуг.

Её применяют, когда техника с экипажем работает на объекте заказчика по договору оказания услуг механизмами, по договору аренды машины с экипажем ст. 632 ГК или в рамках строительного подряда с почасовой оплатой работы техники ст. 779 ГК.

Справку составляет представитель исполнителя в одном экземпляре по данным первичных документов самой машины: путевого листа строительной машины по форме № ЭСМ-2, рапорта о работе строительной машины по форме № ЭСМ-3 или рапорта о работе башенного крана по форме № ЭСМ-1.

Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, а с 2013 года применение унифицированных форм не обязательно: организация вправе использовать бланк как есть либо утвердить свой, сохранив обязательные реквизиты первичного учётного документа ст. 9 402 ФЗ.

Выбранную форму закрепляют в учётной политике, а правила расчёта машино-часа — в договоре.

СПРАВКА № __________ ДЛЯ РАСЧЁТОВ ЗА ВЫПОЛНЕННЫЕ РАБОТЫ (УСЛУГИ). Форма по ОКУД 0340007, типовая межотраслевая форма № ЭСМ-7.

Дата составления: __________.

Организация-исполнитель: __________, __________.

Заказчик: __________, __________.

В шапке указывают полное наименование, адрес и телефон обеих сторон — по ним заказчик проверяет, от кого пришёл документ, а бухгалтерия связывает справку с договором и счётом.

Объект: __________.

Период работы: с __________ по __________.

Машина (механизм): __________, государственный регистрационный знак __________.

Машинист (оператор): __________.

Основание — первичные документы за период: __________. Их реквизиты переносят в справку, а сами документы хранят у исполнителя, чтобы при споре подтвердить каждый машино-час.

Справку составляют за период, за который договором предусмотрен расчёт: за смену, за неделю, за декаду или за календарный месяц.

Если на объекте работало несколько единиц техники, на каждую машину оформляют отдельную справку — так проще сверять часы и оспаривать простои.

Вид работы: __________. Отработано машино-часов: __________, стоимость одного машино-часа __________, стоимость работы __________.

Если за период машина выполняла разные виды работ по разным ставкам, каждый вид записывают отдельной строкой таблицы.

Стоимость машино-часа берут из договора или из согласованного сторонами прейскуранта; если цена в договоре не определена, расчёт ведут по цене, обычно взимаемой за аналогичные услуги ст. 424 ГК.

Часы считают по данным путевых листов и рапортов: время работы машины на объекте, а не время нахождения машиниста на смене.

Перебазировка техники, подача и время в пути оплачиваются отдельно и только если это прямо предусмотрено договором — иначе заказчик обоснованно откажется их оплачивать.

Итого отработано и оплачивается: __________ машино-часов, стоимость без НДС __________.

Ставка НДС: __________. Сумма НДС: __________. Всего к оплате с учётом НДС: __________.

Количество машино-часов в типовой форме дублируется прописью — так исключается подделка цифры после подписания.

Если исполнитель не платит НДС, в строке ставки пишут «без НДС», а сумму налога не выделяют; выделение налога в документе неплательщиком приводит к обязанности перечислить его в бюджет.

Плательщик НДС на основании подписанной справки выставляет счёт-фактуру в течение пяти календарных дней со дня оказания услуг ст. 168 НК, поэтому дату справки и дату счёта-фактуры нужно согласовывать между собой.

Подписанная справка служит основанием для счёта на оплату, для отражения выручки у исполнителя и расхода у заказчика, а также для расчёта заработной платы машиниста, если она зависит от отработанных машино-часов.

Справку заполняют в одном экземпляре и передают заказчику для подписи, после чего она возвращается исполнителю; при необходимости стороны подписывают по экземпляру каждая.

Суммы указывают в рублях с копейками, свободные строки таблицы прочёркивают, пустых граф не оставляют.

Ошибку исправляют по правилам первичных документов: неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную, ставят дату, слово «Исправлено» и подпись лица, внёсшего исправление, с расшифровкой ст. 9 402 ФЗ.

Замазывать корректором, стирать и переписывать подписанный документ нельзя — такая справка теряет доказательственную силу и не подтверждает ни выручку, ни расход.

Справку можно составить и подписать в электронном виде, если стороны договорились об электронном документообороте и подписывают документы электронной подписью.

К справке удобно приложить реестр путевых листов и рапортов, на основании которых она составлена, — Приложение № 1.

Заказчик: __________ __________ ____________________ (подпись).

Исполнитель: __________ __________ ____________________ (подпись).

Со стороны заказчика справку подписывает лицо, полномочия которого подтверждены уставом, приказом или доверенностью ст. 185 ГК; подпись прораба или мастера без доверенности заказчик впоследствии почти всегда оспаривает.

Реквизиты доверенности вносят прямо в подписной блок — это самый простой способ подтвердить полномочия через год, когда сотрудник уже уволился.

Печать ставят, только если организация её использует и это предусмотрено договором: с 2015 года печать не обязательна для хозяйственных обществ.

Документ считается оформленным с даты последней подписи; до подписания заказчиком справка не подтверждает согласованный объём.