Кассовый документ (приходный ордер)

Кассовые операции ведутся в порядке, установленном Указанием Банка России № 3210-У; кассовый документ должен содержать обязательные реквизиты первичного учётного документа (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Лицо, вносящее наличные, получает квитанцию к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью при её наличии. При выдаче наличных кассир проверяет подписи уполномоченных лиц, совпадение сумм цифрами и прописью и документ, удостоверяющий личность получателя.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому ордеру в день операции; если операций за день не было, лист не заполняется. Листы нумеруются, книга брошюруется и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера; электронная книга подписывается электронной подписью (ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Нумерация, регистрация и исправления. Кассовые ордера нумеруются сплошной нумерацией в течение года отдельно по приходным и расходным и регистрируются в журнале. Сумма пишется цифрами и прописью, свободные строки прочёркиваются. Исправлять ордера нельзя – испорченный ордер уничтожают и оформляют новый с новым номером; в кассовой книге исправление допускается с датой и подписями. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Дробление одного договора на несколько «по 99 999» инспекция склеивает обратно: лимит 100 тысяч считается по договору в целом, а не по платежу.

Сверхлимитные наличные можно держать в кассе только в дни выплат работникам (включая день получения денег в банке) и в выходные дни при ведении операций. Расчёты наличными между организациями и ИП по одному договору – не более 100 000 руб.; на расчёты с гражданами ограничение не распространяется. Подотчётные выдаются по распорядительному документу или заявлению; авансовый отчёт – в срок, установленный руководителем. Кассовые документы хранятся не менее 5 лет; их отсутствие – грубое нарушение, штраф по ст. 15.11 КоАП.

Подпись руководителя на расходном ордере не нужна, если она есть на приложенных к ордеру документах.