Выставляю счёт и принимаю оплату
Счёт, закрывающие документы и подтверждение оплаты
Счёт на оплату — основной документ ситуации. Остальные добавите следом.
Порядок действий
Что сделать по шагам и каким документом закрывается каждый шаг.
-
Согласуйте сумму и состав заказа.обязательно
-
Если договора нет, оформите счёт-договор: он одновременно оферта и счёт, а оплата означает согласие с условиями.обязательно
-
Получите деньги и подтвердите оплату: кассовый чек по 54-ФЗ для розницы, товарный чек или квитанция по запросу покупателя.обязательно
-
Передайте товар или услугу и закройте сделку: УПД либо накладная и акт, счёт-фактура в течение 5 дней при НДС.обязательно
-
Если клиент затягивает оплату, направьте платёжное требование и претензию с расчётом долга и процентов.по желанию
-
Раз в квартал и перед закрытием года подписывайте акт сверки взаимных расчётов.по ситуации
Документы для этой ситуации
Частые вопросы
Чем счёт-договор отличается от обычного счёта?
Обычный счёт — только платёжный документ: он говорит, сколько и куда перевести. Счёт-договор дополнительно содержит условия сделки: предмет, сроки, ответственность. По ст. 435 ГК РФ это оферта, и оплата счёта-договора считается акцептом — отдельный договор подписывать не нужно. Удобно для разовых поставок и услуг.
Обязательно ли выставлять счёт на оплату?
Закон счёт не требует: платить можно прямо по договору, где указаны реквизиты и сумма. Но на практике бухгалтерия покупателя проводит платёж по счёту и ссылается на его номер и дату в назначении платежа. Счёт также фиксирует цену и срок оплаты, поэтому его выставляют почти всегда. Подпись и печать на счёте не обязательны.
Нужен ли счёт-фактура, если я на УСН?
Нет. Счёт-фактуру выставляют плательщики НДС в течение пяти календарных дней с даты отгрузки или оплаты (ст. 168, 169 НК РФ). На УСН без НДС достаточно счёта, накладной или акта — покупателю этого хватит для учёта расхода. Если выставите счёт-фактуру с НДС добровольно, налог придётся перечислить в бюджет и отчитаться.
Заменяет ли УПД накладную и акт?
Да. Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру и первичный документ о передаче — накладную или акт. Форма рекомендована письмом ФНС № ММВ-20-3/96@, применять её можно и без НДС, указав статус «2». Один УПД вместо двух бумаг сокращает документооборот, но в договоре стоит прямо написать, что сделку закрываете УПД.
Прерывает ли акт сверки срок исковой давности?
Да, если он подписан уполномоченным лицом. Признание долга в акте прерывает течение срока исковой давности, и трёхлетний срок начинается заново (ст. 203 ГК РФ). Поэтому акт сверки полезен кредитору и рискован для должника: подписывая его, вы подтверждаете задолженность. Сверяйте суммы и период до подписания.