График отпусков

Для чего нужен график и когда он обязателен. График отпусков обязателен для каждого работодателя с работниками (кроме физлиц-непредпринимателей) и заменяет заявления на отпуск. Утверждается не позднее чем за две недели до начала года (до 17 декабря) и обязателен для обеих сторон. Инспекция труда запрашивает его при проверке первым.

Форма для ведения графика от руки: распечатайте лист, заполните графы по каждому работнику и подшейте в дело. Строки заполняйте по подразделениям в порядке штатного расписания; часть строк оставьте свободными для работников, принятых в течение года. Графы «Дата фактическая» и «Перенесение» заполняются по ходу года – когда отпуск использован или перенесён.

Порядок заполнения. Составление графика отпусков занимает у кадровой службы ноябрь – первую половину декабря и идёт в пять шагов: собрать пожелания, заполнить графы, проверить льготные категории, учесть мнение профсоюза, утвердить и довести до работников.

Шаг 1. Собрать пожелания. В ноябре запросите у руководителей подразделений желаемые периоды отпусков в свободной форме (опросный лист, служебная записка, таблица). Пожелания работников вне льготных категорий для работодателя необязательны – их учитывают, пока это не мешает работе. Одновременно проверьте остатки неиспользованных дней за прошлые годы: их тоже нужно включить в график, иначе накопленные отпуска так и останутся неотгулянными.

Строки таблицы заполняются в конструкторе – график печатается уже с данными, от руки останется проставить только фактические даты и подписи. Если работник делит отпуск на части, каждую часть вносите отдельной строкой; одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней подряд. Для работников, принятых после утверждения графика, оформите дополнение к графику отдельным приказом – переутверждать весь документ не нужно.

По каждому работнику укажите подразделение, должность по штатному расписанию, фамилию и инициалы, табельный номер, количество календарных дней и дату начала отпуска. Количество дней складывается из основного отпуска (28 календарных дней, у отдельных категорий больше) и всех дополнительных – за ненормированный день, вредные условия, работу на Крайнем Севере. Ставьте даты так, чтобы подразделение не осталось без исполнителей: два человека одной должности не уходят в отпуск одновременно.

Шаг 3. Проверить льготные категории. Отдельные категории вправе сами выбрать время отпуска, и работодатель обязан поставить в график именно его: работники с тремя и более детьми до 18 лет (пока младшему нет 14), родители и опекуны детей-инвалидов, работники моложе 18 лет, мужья в период отпуска жены по беременности и родам, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Совместителям отпуск дают одновременно с основным местом работы. Право подтверждают документами (свидетельства о рождении, справки); копии подшейте к графику.

Шаг 4. Учесть мнение профсоюза. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, направьте ему проект графика до утверждения; мотивированное мнение даётся письменно в течение пяти рабочих дней. Согласие не требуется, но процедура обязательна: при несогласии проводятся консультации, затем работодатель вправе утвердить график в своей редакции. Проект, мнение профсоюза и протокол консультаций храните вместе с графиком – без них процедура считается несоблюдённой.

Отдельной подписи каждого работника на самом графике закон не требует, но ознакомить всех под подпись удобно: никто не сможет сослаться на то, что не знал своих дат. Копии или выписки по подразделениям передайте руководителям, а работникам сообщите их даты любым принятым в организации способом.

Две недели считаются от даты подписи работника – устного напоминания или сообщения в чате недостаточно. Если срок извещения пропущен или отпускные не выплачены за три календарных дня до отпуска, работник вправе потребовать перенести отпуск.

Отпуск переносится по соглашению сторон, а при болезни в отпуске, исполнении гособязанностей, несвоевременном извещении или выплате отпускных – обязательно по требованию работника. Отзыв из отпуска – только с согласия; нельзя не предоставлять отпуск два года подряд и отзывать работников до 18 лет, беременных и занятых на вредных работах. Часть отпуска сверх 28 дней можно заменить компенсацией по заявлению.

Право на первый отпуск возникает через шесть месяцев работы, по соглашению – раньше; до шести месяцев отпуск по заявлению дают женщинам перед декретом или после него, работникам до 18 лет и усыновившим ребёнка до трёх месяцев. Строку уволившегося не удаляйте – она подтверждает, что отпуск планировался.

Подпись составителя подтверждает, что данные сверены со штатным расписанием и остатками отпусков; подпись руководителя вводит график в действие. У ИП без кадровой службы обе подписи ставит сам предприниматель – это не ошибка.

Вместе с графиком в дело подшивают приказ об утверждении, мотивированное мнение профсоюза, заявления и приказы о переносе отпусков, документы льготных категорий. График содержит персональные данные: вывешивать его на общей доске или рассылать всем целиком нельзя – доводите до работников выписками по подразделениям. Уничтожение по истечении срока оформляют актом о выделении документов к уничтожению.

Спор об отпуске почти всегда упирается в бумагу: нет подписи работника об извещении за две недели – считается, что работодатель срок нарушил, и перенос отпуска становится обязательным по одному лишь требованию работника.

Отсутствие графика, его утверждение позже срока, непредоставление отпуска два года подряд и неизвещение работника за две недели – самостоятельные нарушения: для должностного лица и ИП – предупреждение или штраф, для организации – штраф, при повторном нарушении суммы выше, руководителю грозит дисквалификация. Отдельно за задержку отпускных работодатель платит работнику проценты за каждый день просрочки независимо от вины.