Веду журналы и графики
Графики работы и дежурств, журналы регистрации и учёта
Журнал — основной документ ситуации. Остальные добавите следом.
Порядок действий
Что сделать по шагам и каким документом закрывается каждый шаг.
-
Определите режим работы и закрепите его в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах.обязательно
это основа всех графиков -
Составьте график работы или сменности на период и ознакомьте работников не позднее чем за месяц.обязательно
-
Утвердите график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до его начала.обязательно
-
Заведите журналы регистрации: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, входящие и исходящие письма.обязательно
-
Пронумеруйте листы, назначьте ответственного за ведение журналов приказом и определите срок хранения.по желанию
-
Крупные документы проводите через лист согласования и подшивайте визы к проекту.обязательно
Документы для этой ситуации
Частые вопросы
Когда нужно утвердить график отпусков?
График отпусков на следующий календарный год утверждают не позднее чем за две недели до его начала, то есть до 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). Форма Т-7 не обязательна, но удобна и привычна проверяющим. График обязателен и для работодателя, и для работника; изменения в него вносят приказом с письменным согласием работника, а о начале отпуска предупреждают за две недели.
За какой срок знакомить работников с графиком сменности?
Графики сменности доводят до работников не позднее чем за один месяц до введения в действие (ст. 103 ТК РФ). Нарушение срока делает привлечение к работе по новому графику спорным, а переработку — сверхурочной с повышенной оплатой. Ознакомление фиксируют подписью на самом графике или в листе ознакомления с указанием даты — устного оповещения недостаточно.
Нужно ли прошивать и нумеровать журналы регистрации?
Жёсткого требования для всех журналов нет, кроме отдельных отраслевых, но практика такая: листы нумеруют, журнал прошивают и заверяют подписью ответственного, а его ведение закрепляют приказом. Так журнал становится доказательством: в нём нельзя незаметно вырвать лист или дописать запись задним числом. Срок хранения определяют по номенклатуре дел и перечню архивных документов.
Обязателен ли приказ об утверждении графика?
График работы и график отпусков достаточно утвердить подписью руководителя в грифе утверждения — отдельный приказ не требуется. Но приказ удобен, когда нужно назвать период действия, назначить ответственного за ведение учёта и одновременно поручить ознакомление работников. Если график меняется в течение года, приказ о внесении изменений фиксирует, что и с какой даты действует.