Должностная инструкция: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая инструкция определяет трудовую функцию, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность и условия работы работника, занимающего должность «менеджер по закупкам» в подразделении «отдел снабжения».

1.2. Инструкция является локальным нормативным актом работодателя: она принимается в пределах его компетенции и не может ухудшать положение работника по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором и соглашениями.

1.3. Должность относится к категории персонала: специалисты.

1.4. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя организации в порядке, установленном трудовым законодательством.

1.5. Работник подчиняется непосредственно: начальнику отдела снабжения.

1.6. В подчинении работника находятся: специалист по закупкам, оператор складского учёта.

1.7. На время отсутствия работника — отпуска, временной нетрудоспособности, командировки — его обязанности исполняет работник, замещающий должность: специалист по закупкам отдела снабжения, который приобретает соответствующие права и отвечает за надлежащее исполнение возложенных обязанностей.

1.8. В работе работник руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом организации, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководства, положением о подразделении и настоящей инструкцией.

1.9. Инструкция не заменяет трудовой договор: трудовая функция определяется договором, а инструкция раскрывает её содержание и порядок исполнения и применяется вместе с ним.

2.1. На должность принимается лицо, имеющее образование: высшее образование — бакалавриат, и опыт работы: не менее одного года по профилю работы.

2.2. Квалификация работника — это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта, необходимых для исполнения трудовой функции; она подтверждается документами об образовании и о квалификации, а также сведениями о трудовой деятельности.

2.3. При недостаточности подтверждённой квалификации работодатель вправе направить работника на профессиональное обучение, дополнительное профессиональное образование или независимую оценку квалификации с сохранением места работы и среднего заработка.

2.4.1. Работник должен знать: порядок заключения и исполнения договоров поставки; правила приёмки товара по количеству и качеству; основы складского учёта и оформления первичных документов; работу в 1С:Управление торговлей; основы трудового законодательства.

2.4.2. Работник также должен знать правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда, пожарной безопасности и электробезопасности в объёме выполняемой работы, порядок действий при аварии и несчастном случае, правила обращения со служебной информацией и документами.

2.4.3. Работник должен знать структуру организации, распределение обязанностей в подразделении и порядок взаимодействия со смежными подразделениями.

2.5.1. Работник должен уметь: готовить и сравнивать коммерческие предложения не менее чем от трёх поставщиков; вести переговоры о цене и сроках; оформлять товарные накладные и акты; контролировать сроки поставки; готовить претензии поставщикам.

2.5.2. Работник должен уметь пользоваться оборудованием, программами и документацией, применяемыми на его рабочем месте, и оказывать первую помощь пострадавшему до прибытия медицинских работников.

2.5.3. Работник обязан поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения обязанностей, и своевременно проходить обучение, предусмотренное для его должности.

3.1. Для должности применяется профессиональный стандарт: «Специалист в сфере закупок», код 08.026 (приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н).

3.2. Стандарт применяется как основа: работодатель учитывает его при описании трудовых функций и требований к квалификации, но вправе установить собственные требования, не противоречащие закону.

3.3. Трудовые функции, приведённые в стандарте, соотносятся с обязанностями по настоящей инструкции; при расхождении применяется формулировка инструкции, если она не снижает установленные законом требования.

3.4. Несоответствие работника отдельным положениям профессионального стандарта само по себе не является основанием для увольнения: решение принимается по результатам аттестации в порядке, установленном локальным актом.

4.1. К самостоятельной работе допускается работник, прошедший инструктаж по охране труда, обучение безопасным методам и приёмам выполнения работ и проверку знания требований охраны труда, а также стажировку на рабочем месте, если она предусмотрена для должности.

4.2. Работник, не прошедший обучение и проверку знаний либо обязательный медицинский осмотр, к работе не допускается и отстраняется от неё на весь период до устранения обстоятельств, послуживших основанием отстранения.

4.3. За время отстранения, произошедшего не по вине работника, за ним сохраняется заработная плата в порядке простоя.

4.4.1. Работник проходит обязательный предварительный медицинский осмотр при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в течение трудовой деятельности за счёт средств работодателя.

4.4.2. На время прохождения осмотра за работником сохраняются место работы и средний заработок.

4.4.3. Работник, уклонившийся от осмотра или не выполнивший медицинские рекомендации по его результатам, к работе не допускается.

4.4.4. При выявлении противопоказаний работодатель предлагает работнику другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья.

4.5.1. Работник проходит обязательное психиатрическое освидетельствование, поскольку выполняемая работа входит в перечень видов деятельности, утверждённый приказом Минздрава России от 20.05.2022 № 342н.

4.5.2. Освидетельствование проводится по направлению работодателя при приёме на работу и при переводе на такую работу, а также в случае, когда по результатам медицинского осмотра выявлены признаки, требующие освидетельствования.

4.5.3. Работник, не прошедший освидетельствование, к работе не допускается.

4.5.4. Результаты освидетельствования учитываются при решении вопроса о допуске работника к работе и хранятся с соблюдением врачебной тайны.

4.5.5. Расходы на освидетельствование несёт работодатель, а за работником на время его прохождения сохраняются место работы и средний заработок.

4.6.1. Для выполнения работы требуются документы о допуске: доверенность на подписание договоров поставки и товарных накладных; протокол проверки знания требований охраны труда по программе обучения общим вопросам охраны труда.

4.6.2. Работник обязан поддерживать эти документы действующими и не позднее чем за тридцать календарных дней до истечения срока их действия сообщать работодателю о необходимости продления.

4.6.3. Прекращение или приостановление действия такого документа влечёт отстранение работника от работы до восстановления допуска.

5.1. Работник добросовестно исполняет трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором и настоящей инструкцией, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину.

5.2. Работник выполняет установленные нормы труда, соблюдает сроки и требования к качеству работы, планирует свою работу и отчитывается о её результатах перед непосредственным руководителем.

5.3. Работник бережно относится к имуществу работодателя и других работников, в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель отвечает за его сохранность.

5.4. Работник незамедлительно сообщает непосредственному руководителю о возникновении ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей или сохранности имущества, а при аварии и происшествии взаимодействует с: начальник отдела снабжения, телефон +7 (495) 000-00-01; дежурный инженер, телефон +7 (495) 000-00-02.

5.5. Работник исполняет отдельные служебные поручения непосредственного руководителя в пределах своей трудовой функции; выполнение работы, не обусловленной трудовым договором, поручается только с письменного согласия работника и с доплатой.

5.6. Работник соблюдает требования охраны труда, пожарной безопасности и производственной санитарии, правильно применяет средства индивидуальной и коллективной защиты.

5.7. Работник ведёт и своевременно представляет установленную отчётность: отчёт о выполнении плана закупок — ежемесячно до 5-го числа; реестр действующих договоров — ежеквартально; акты сверки с поставщиками — по итогам полугодия.

5.8.1. Работник определяет потребность в товарах, материалах и услугах, готовит план закупок и обосновывает его перед руководителем.

5.8.2. Работник подбирает поставщиков, сравнивает коммерческие предложения по цене, срокам и условиям, готовит проекты договоров и передаёт их на согласование.

5.8.3. Работник контролирует сроки поставки и оплаты, ведёт реестр договоров и претензионную переписку при недопоставке или поставке товара ненадлежащего качества.

5.8.4. Работник принимает товарно-материальные ценности по количеству и качеству, оформляет приходные и расходные документы и своевременно передаёт их в бухгалтерию.

5.8.5. Работник обеспечивает сохранность вверенных ценностей, соблюдает условия и правила их хранения, участвует в инвентаризации и даёт объяснения по выявленным расхождениям.

5.8.6. Работник немедленно сообщает руководителю о недостаче, порче или хищении имущества и участвует в служебной проверке.

5.9.1. С учётом специфики должности работник дополнительно исполняет следующие обязанности: формирует годовой и месячный план закупок отдела; проводит отбор поставщиков не менее чем по трём коммерческим предложениям; ведёт реестр из 120 действующих договоров поставки и контролирует сроки оплаты и отгрузки.

5.9.2. Кроме того, на работника возложено: участвует в инвентаризации склада № 2; ведёт претензионную переписку по недопоставке; готовит справку об исполнении бюджета закупок для планёрки по понедельникам.

5.9.3. Перечень обязанностей, приведённый в настоящей инструкции, является исчерпывающим для данной трудовой функции.

5.9.4. Поручение работы, не входящей в этот перечень, оформляется как совмещение должностей, расширение зон обслуживания либо временный перевод и требует письменного согласия работника, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.

6.1. Работник вправе знакомиться с проектами решений руководства, касающихся его деятельности, а также с документами, определяющими его права, обязанности и критерии оценки качества работы.

6.2. Работник вправе вносить непосредственному руководителю предложения по совершенствованию организации труда и работы подразделения в рамках своей трудовой функции.

6.3. Работник вправе запрашивать по поручению руководителя и получать от других подразделений информацию и документы, необходимые для исполнения обязанностей.

6.4. Работник вправе требовать от работодателя создания условий, необходимых для исполнения обязанностей, включая обеспечение оборудованием, инструментом, документацией и средствами защиты.

6.5. Работник вправе участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей, и в совещаниях по подготовке и выполнению решений руководства.

6.6. Работник вправе подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, а также запрашивать у руководителя разъяснения и уточнения по выданным поручениям и заданиям.

6.7. Работник вправе повышать квалификацию и получать дополнительное профессиональное образование в порядке, установленном законом и локальными нормативными актами.

6.8. Работник пользуется всеми правами, предусмотренными трудовым законодательством: на рабочее место, отвечающее требованиям охраны труда, на своевременную и в полном объёме выплату заработной платы, на отдых, на полную достоверную информацию об условиях труда, на защиту трудовых прав и на обязательное социальное страхование.

6.9.1. Работник вправе давать подчинённым работникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его обязанности, и контролировать их исполнение.

6.9.2. Работник вправе проверять качество и своевременность исполнения поручений, требовать объяснений по фактам нарушений и вносить руководству предложения о поощрении отличившихся и о применении дисциплинарных взысканий.

6.9.3. Работник вправе требовать прекращения или приостановления работ при нарушении установленных норм, правил и инструкций и давать указания об устранении выявленных недостатков.

6.9.4. Работник вправе по согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных задач работников других подразделений.

7.1. В работе работник взаимодействует со следующими подразделениями и должностными лицами: с бухгалтерией — по оплате счетов и первичным документам; со складом — по приёмке и хранению товара; с юридическим отделом — по согласованию проектов договоров поставки.

7.2. Обмен документами и служебной информацией внутри организации ведётся в порядке, установленном правилами документооборота, а при введённом электронном документообороте — установленными способами подтверждения авторства.

7.3. Служебная переписка от имени организации ведётся работником только в пределах предоставленных полномочий; вопросы, выходящие за пределы его компетенции, передаются непосредственному руководителю.

7.4. Разногласия между подразделениями по вопросам, отнесённым к компетенции работника, разрешает его непосредственный руководитель.

8.1. Режим работы работника: пятидневная рабочая неделя, 40 часов.

8.2. Конкретная продолжительность рабочего времени, время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

8.3. Рабочее место работника: офис по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кабинет 305.

8.4. Класс (подкласс) условий труда на рабочем месте по результатам специальной оценки условий труда: 2 — допустимые условия труда.

8.5. Работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и о риске повреждения здоровья, а также на гарантии и компенсации, установленные для его класса условий труда.

8.6.1. Работнику выдаются средства индивидуальной защиты: сигнальный жилет, защитная каска и обувь с защитным подноском — при работе на складе.

8.6.2. Приобретение, выдача, хранение, уход, ремонт и замена средств защиты производятся за счёт средств работодателя.

8.6.3. Работник обязан правильно применять выданные средства защиты, следить за их состоянием и своевременно сообщать о необходимости их замены.

8.6.4. Работник не допускается к работе без выданных ему средств индивидуальной защиты, а также в неисправной, загрязнённой спецодежде.

8.7.1. В связи со служебной необходимостью работник направляется в служебные командировки, в том числе местного значения.

8.7.2. За время командировки за работником сохраняются место работы и средний заработок; расходы по проезду, найму жилья и суточные возмещаются в размерах, установленных локальным актом.

8.7.3. Направление в командировку отдельных категорий работников допускается только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний.

9.1. Работник обязан соблюдать требования охраны труда, правильно использовать производственное оборудование, инструмент, сырьё и материалы, применять технологию, предусмотренную правилами и инструкциями.

9.2. Работник обязан проходить обучение по охране труда, инструктажи, стажировку на рабочем месте и проверку знания требований охраны труда в установленные сроки.

9.3. Работник обязан немедленно извещать руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае на производстве и об ухудшении состояния своего здоровья, включая признаки острого профессионального заболевания.

9.4. Работник вправе отказаться от выполнения работы при возникновении опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда до устранения такой опасности; отказ не влечёт применения дисциплинарного взыскания.

9.5. Работник соблюдает требования пожарной безопасности, знает места расположения первичных средств пожаротушения, пути эвакуации и порядок вызова пожарной охраны, участвует в тренировках по эвакуации.

9.6. Работник участвует в выявлении опасностей и оценке профессиональных рисков на своём рабочем месте и сообщает руководителю о выявленных опасностях.

11.1. Результаты работы и своевременность её выполнения оцениваются по следующим критериям: доля закупок, проведённых в согласованный срок, — не менее 95%; отклонение фактической цены от плановой — не более 5%; отсутствие обоснованных претензий смежных подразделений за квартал.

11.2. Оценка деловых качеств проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и сведений о взаимодействии работника со смежными подразделениями.

11.3. При оценке учитываются профессиональная компетентность, самостоятельность и качество выполнения работы, соблюдение сроков, трудовой дисциплины и требований охраны труда, отношение к имуществу работодателя.

11.4. Результаты оценки используются для решения вопросов о поощрении, направлении на обучение, изменении условий оплаты труда и формировании кадрового резерва.

11.5. Результаты оценки сами по себе не являются дисциплинарным взысканием и не могут заменять предусмотренную законом процедуру привлечения к ответственности.

13.1. Инструкция утверждается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и вводится в действие с даты утверждения, если приказом не установлена иная дата.

13.2. Инструкция пересматривается: не реже одного раза в три года, а также при изменении трудовой функции, структуры организации, наименования должности, требований законодательства или профессионального стандарта.

13.3. Изменения вносятся приказом работодателя и оформляются в том же порядке, что и утверждение инструкции; отменённая редакция хранится в кадровой службе.

13.4. Если изменение инструкции влечёт изменение обязательных условий трудового договора, оно допускается по письменному соглашению сторон, а по инициативе работодателя — с уведомлением работника не позднее чем за два месяца и с соблюдением установленной процедуры.

13.5. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации инструкция принимается с учётом его мотивированного мнения в случаях, предусмотренных законом или коллективным договором.

13.6. Действующий экземпляр инструкции хранится в кадровой службе, копии передаются работнику и руководителю подразделения.

14.1. Работодатель знакомит работника с настоящей инструкцией под подпись при приёме на работу — до подписания трудового договора, а при внесении изменений — до введения их в действие.

14.2. Факт ознакомления подтверждается подписью работника в листе ознакомления (Приложение № 1), который является неотъемлемой частью инструкции.

14.3. Отказ работника от ознакомления фиксируется актом, составленным в присутствии двух работников организации; такой отказ не освобождает работника от исполнения предусмотренных инструкцией обязанностей.

14.4. Один экземпляр инструкции выдаётся работнику на руки либо направляется ему в порядке электронного документооборота, если он введён у работодателя.

14.5. Работник вправе в любое время получить у работодателя заверенную копию инструкции по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней со дня его подачи.

С должностной инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил на руки.

Изменения вносятся приказом работодателя; в листе фиксируются реквизиты приказа, содержание изменения и отметка об ознакомлении работника.

Перечень локальных нормативных актов и документов, знание которых обязательно для работника по занимаемой должности.