Должностная инструкция делопроизводителя: пустой бланк 2026

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность «______» у работодателя ______ (далее — Работник и Работодатель).

1.2. Инструкция утверждена ______ ______ ______ под № ______.

1.3. Работник входит в состав подразделения: ______.

1.4. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей: он обеспечивает движение документов в организации, но не принимает управленческих решений по существу вопросов, которые в этих документах поставлены.

1.5. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом Работодателя в порядке, установленном трудовым законодательством.

1.6. Работник подчиняется ______ и выполняет его распоряжения в пределах трудовой функции, определённой трудовым договором и настоящей инструкцией ст. 57 ТК.

1.7. На время отсутствия Работника его обязанности исполняет ______ — на основании приказа Работодателя, с соответствующими правами и ответственностью.

1.8. Режим работы Работника: ______.

1.9. В своей работе Работник руководствуется законодательством об архивном деле и о персональных данных, национальными стандартами по делопроизводству, уставом и локальными актами Работодателя, инструкцией по делопроизводству, приказами руководителя и настоящей должностной инструкцией.

1.10. Трудовая функция, закреплённая настоящей инструкцией, является обязательным условием трудового договора: её изменение допускается по соглашению сторон, а в одностороннем порядке — только в порядке, установленном трудовым законодательством.

2.1. На должность «______» принимается лицо, имеющее ______.

2.2. Требуемый стаж работы: ______ ______ работы с документами.______Требования к стажу работы не предъявляются: квалификационная характеристика делопроизводителя допускает приём работника без опыта при наличии специальной подготовки.

2.3. Квалификационные требования установлены с учётом профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: трудовые функции по документационному обеспечению соответствуют пятому уровню квалификации.______Квалификационные требования установлены по квалификационной характеристике должности «Делопроизводитель» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

2.4. Профессиональный стандарт обязателен к применению в части требований к квалификации только тогда, когда такие требования установлены законом; в остальных случаях он применяется как рекомендация ст. 195.3 ТК.

2.5. От Работника требуются навыки работы с офисными программами, оргтехникой и справочно-правовыми системами, грамотная письменная речь и умение работать с большим объёмом однотипных операций без ошибок.

2.6. Обязательным требованием является умение работать в системе электронного документооборота ______: регистрировать документы, ставить задачи исполнителям и снимать документы с контроля.

3.1. Работник должен знать нормативные правовые акты, стандарты и методические документы по ведению делопроизводства и архивному делу, включая требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

3.2. Работник должен знать структуру организации, распределение обязанностей между подразделениями и порядок прохождения документов внутри неё.

3.3. Работник должен знать состав реквизитов документов, правила их оформления и требования к бланкам, а также порядок работы с документами ограниченного доступа.

3.4. Работник должен знать порядок регистрации документов, ведения регистрационных форм и справочного аппарата, сроки исполнения и порядок снятия документов с контроля.

3.5. Работник должен знать правила составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, определения сроков хранения документов и подготовки дел к передаче в архив ст. 17 125 ФЗ.

3.6. Работник должен знать правила эксплуатации оргтехники и работы с офисными программами, а при электронном документообороте — порядок работы в информационной системе Работодателя.

3.7. Работник должен знать требования законодательства о персональных данных и локальные акты Работодателя об их обработке и защите ст. 18.1 152 ФЗ.

3.8. Работник должен знать правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда и пожарной безопасности, основы трудового законодательства.

4.1. Основными функциями Работника являются ведение делопроизводства Работодателя и обеспечение сохранности проходящих через него документов.

4.2. Работа организована по циклу документа: приём и регистрация, передача исполнителю, контроль срока, оформление результата, формирование дела и передача на хранение.

4.3. Работник обеспечивает единый порядок работы с документами независимо от того, поступили они на бумаге, по почте или в электронном виде.

4.4. Конкретный перечень видов документов, которые регистрируются, а также документов, которые регистрации не подлежат, приведён в Приложение № 2.

5.1. Работник принимает поступающую корреспонденцию, проверяет правильность адресования, целостность вложений и наличие приложений, указанных в документе.

5.2. Работник регистрирует входящие документы не позднее чем в течение ______ ______ с момента поступления______ в день их поступления, а срочные и поступившие из судов и государственных органов — незамедлительно.

5.3. При регистрации Работник присваивает документу регистрационный номер и дату, вносит сведения об отправителе, содержании и адресате в регистрационную форму или создаёт карточку документа.

5.4. Работник передаёт зарегистрированные документы руководителю на рассмотрение и в соответствии с его резолюцией направляет их исполнителям в структурные подразделения.

5.5. Работник регистрирует исходящие и внутренние документы, проверяя перед регистрацией наличие подписи, необходимых виз и приложений; документ без подписи уполномоченного лица к отправке не принимается.

5.6. Работник выдаёт справки о зарегистрированных документах и о ходе их исполнения работникам организации по их запросу в пределах предоставленного доступа.

5.7. Работник ведёт учёт поступающей и отправляемой корреспонденции, обеспечивая возможность в любой момент установить, где находится документ и на какой стадии исполнения он находится.

6.1. Работник ставит на контроль документы, по которым руководителем установлен срок исполнения, и ведёт картотеку или электронный список контролируемых документов.

6.2. Работник отслеживает приближение срока и заблаговременно напоминает исполнителю о необходимости подготовить ответ или доложить о ходе работы.

6.3. Работник докладывает ______ о документах, срок исполнения которых нарушен, с указанием исполнителя и причины задержки.

6.4. Работник снимает документ с контроля только после того, как получит подтверждение исполнения: подписанный ответ, отметку исполнителя или решение руководителя о продлении срока.

6.5. Работник фиксирует дату фактического исполнения и реквизиты документа-ответа, чтобы связка «запрос — ответ» сохранялась в учётной форме и после сдачи дела в архив.

6.6. Продление срока исполнения оформляется по указанию руководителя и отражается в регистрационной форме с указанием нового срока.

7.1. Работник готовит исходящие документы к отправке: проверяет комплектность, оформляет конверты, составляет описи вложения и реестры отправлений.

7.2. Работник выбирает способ отправки с учётом юридического значения документа: юридически значимые сообщения направляются способом, который позволяет подтвердить факт и дату доставки ст. 165.1 ГК.

7.3. Для претензий, уведомлений о расторжении договора и других юридически значимых сообщений Работник использует заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения, а квитанции и уведомления подшивает к делу.

7.4. Работник ведёт учёт почтовых расходов и реестров отправки и передаёт подтверждающие документы в бухгалтерию.

7.5. Работник обеспечивает своевременное получение корреспонденции в отделении связи и вскрытие конвертов с соблюдением правила: конверт сохраняется, если по нему определяется дата отправки или адрес отправителя.

8.1. Работник ведёт регистрацию и учёт документов в системе ______, поддерживая соответствие электронной карточки и бумажного оригинала, если документ существует в обоих видах.

8.2. Работник сканирует поступившие бумажные документы, прикрепляет электронные образы к карточкам и проверяет читаемость файлов.

8.3. Работник направляет документы на согласование и подписание по установленному маршруту, отслеживает прохождение и возвращает исполнителю документы, оформленные с нарушениями.

8.4. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью ст. 6 63 ФЗ, поэтому Работник хранит такие документы вместе со сведениями о подписи.

8.5. Работник не передаёт свои учётные данные и средства доступа к системе другим лицам и не выполняет действия в системе под чужой учётной записью.

8.6. При сбое системы Работник ведёт регистрацию во временной резервной форме и переносит сведения в систему после восстановления её работы.

9.1. Работник участвует в разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел Работодателя, собирая предложения подразделений о заголовках дел и сроках их хранения.

9.2. Работник формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой: подшивает исполненные документы, следит за тем, чтобы в одно дело не попадали документы с разными сроками хранения.

9.3. Работник ведёт учёт заведённых дел и обеспечивает, чтобы документы подшивались в дело сразу после исполнения, а не накапливались у исполнителей.

9.4. Работник контролирует объём дела и заводит следующий том, когда дело превышает установленный объём.

9.5. Сроки хранения дел Работник определяет по номенклатуре и по перечню типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения ст. 17 125 ФЗ.

9.6. Работник выдаёт дела во временное пользование работникам организации под роспись и контролирует их возврат в установленный срок.

10.1. Работник готовит дела к передаче в архив организации: проводит экспертизу ценности документов, оформляет обложки дел, нумерует листы и составляет внутренние описи.

10.2. Работник составляет описи дел постоянного хранения и дел по личному составу и передаёт дела в архив по описи с отметкой о приёме.

10.3. Документы по личному составу хранятся в течение установленных законом длительных сроков: пятьдесят лет для документов, законченных делопроизводством после 2003 года, и семьдесят пять лет для более ранних ст. 22.1 125 ФЗ.

10.4. Работник участвует в отборе документов с истёкшими сроками хранения и в оформлении акта о выделении их к уничтожению; уничтожение без акта и без согласования с экспертной комиссией не допускается.

10.5. Работник обеспечивает сохранность документов при перемещении, ремонте помещений и смене ответственных лиц.

10.6. За сохранность архивных документов организация отвечает независимо от того, создан ли у неё отдельный архив ст. 17 125 ФЗ.

11.1. Работник ведёт учёт печатей и штампов Работодателя, выдаёт их ответственным лицам под роспись и обеспечивает хранение в запираемом шкафу или сейфе.

11.2. Работник ведёт журнал учёта бланков строгой отчётности и фирменных бланков с указанием их номеров, даты выдачи и получателя.

11.3. Работник проставляет оттиск печати только на документах, подписанных уполномоченным лицом, и только в случаях, когда проставление печати предусмотрено законом или локальным актом Работодателя.

11.4. Работник немедленно сообщает ______ об утрате печати, штампа или бланка и участвует в оформлении документов о факте утраты.

11.5. При увольнении или переводе Работник передаёт печати, штампы и неиспользованные бланки по акту приёма-передачи.

12.1. Работник вправе запрашивать и получать от структурных подразделений документы, сведения и объяснения, необходимые для исполнения его обязанностей.

12.2. Работник вправе возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных требований, для доработки с указанием выявленных нарушений.

12.3. Работник вправе вносить ______ предложения по совершенствованию организации документооборота, форм учёта и порядка хранения документов.

12.4. Работник вправе участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей, и в совещаниях по организации работы с документами.

12.5. Работник вправе требовать от Работодателя обеспечения условий, необходимых для работы: оборудованного рабочего места, оргтехники, помещения и шкафов для хранения документов ст. 22 ТК.

12.6. Работник вправе требовать содействия руководства в исполнении своих обязанностей и в получении доступа к информационным системам, необходимым для работы.

12.7. Работник вправе на профессиональную подготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными актами Работодателя ст. 21 ТК.

15.1. Работник взаимодействует с руководителями и работниками структурных подразделений по вопросам передачи документов на исполнение, соблюдения сроков и оформления документов.

15.2. Работник взаимодействует с кадровой службой и бухгалтерией при подготовке и хранении документов по личному составу и первичных учётных документов.

15.3. Работник взаимодействует с организациями почтовой связи, курьерскими службами и оператором электронного документооборота по вопросам отправки и получения корреспонденции.

15.4. Работник взаимодействует с архивом организации, а при его отсутствии — с лицом, ответственным за хранение документов, по вопросам передачи и выдачи дел.

15.5. Указания по существу работы Работник получает от ______; поручения других работников исполняются только через непосредственного руководителя.

16.1. Настоящая инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности «Делопроизводитель» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37, с учётом профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

16.2. Ознакомление Работника с инструкцией проводится при приёме на работу до подписания трудового договора ст. 68 ТК.

16.3. Факт ознакомления подтверждается способом: ______; форма листа ознакомления приведена в Приложение № 1.

16.4. Изменения в инструкцию вносятся приказом Работодателя; если изменения затрагивают трудовую функцию, они оформляются соглашением сторон к трудовому договору ст. 72 ТК.

16.5. Один экземпляр инструкции хранится у Работодателя, второй передаётся Работнику по его требованию.

16.6. Инструкция действует до её отмены или замены новой редакцией и не отменяет обязанностей, установленных трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка.

С должностной инструкцией ознакомлены, экземпляр получен на руки:

Лист ознакомления является неотъемлемой частью должностной инструкции и хранится вместе с ней.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения, учёта или ответа: входящая и исходящая переписка, приказы, договоры, претензии, запросы государственных органов, судебные документы.

Регистрации, как правило, не подлежат: рекламные и информационные материалы, поздравительные письма и открытки, приглашения, прейскуранты и каталоги, печатные издания, копии документов, присланные для сведения.

Перечень утверждается руководителем в составе инструкции по делопроизводству и пересматривается вместе с номенклатурой дел.