Должностная инструкция делопроизводителя

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность «__________» у работодателя __________ (далее — Работник и Работодатель).

1.2. Инструкция утверждена __________ __________ __________.

1.3. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей: он обеспечивает движение документов в организации, но не принимает управленческих решений по существу вопросов, которые в этих документах поставлены.

1.4. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом Работодателя в порядке, установленном трудовым законодательством.

1.5. Работник подчиняется __________ и выполняет его распоряжения в пределах трудовой функции, определённой трудовым договором и настоящей инструкцией ст. 57 ТК.

1.6. В своей работе Работник руководствуется законодательством об архивном деле и о персональных данных, национальными стандартами по делопроизводству, уставом и локальными актами Работодателя, инструкцией по делопроизводству, приказами руководителя и настоящей должностной инструкцией.

1.7. Трудовая функция, закреплённая настоящей инструкцией, является обязательным условием трудового договора: её изменение допускается по соглашению сторон, а в одностороннем порядке — только в порядке, установленном трудовым законодательством.

2.1. На должность «__________» принимается лицо, имеющее __________.

2.2. Требования к стажу работы не предъявляются: квалификационная характеристика делопроизводителя допускает приём работника без опыта при наличии специальной подготовки.

2.3. Квалификационные требования установлены по квалификационной характеристике должности «Делопроизводитель» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

2.4. Профессиональный стандарт обязателен к применению в части требований к квалификации только тогда, когда такие требования установлены законом; в остальных случаях он применяется как рекомендация ст. 195.3 ТК.

2.5. От Работника требуются навыки работы с офисными программами, оргтехникой и справочно-правовыми системами, грамотная письменная речь и умение работать с большим объёмом однотипных операций без ошибок.

3.1. Работник должен знать нормативные правовые акты, стандарты и методические документы по ведению делопроизводства и архивному делу, включая требования к оформлению организационно-распорядительных документов.

3.2. Работник должен знать структуру организации, распределение обязанностей между подразделениями и порядок прохождения документов внутри неё.

3.3. Работник должен знать состав реквизитов документов, правила их оформления и требования к бланкам, а также порядок работы с документами ограниченного доступа.

3.4. Работник должен знать порядок регистрации документов, ведения регистрационных форм и справочного аппарата, сроки исполнения и порядок снятия документов с контроля.

3.5. Работник должен знать правила составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, определения сроков хранения документов и подготовки дел к передаче в архив ст. 17 125 ФЗ.

3.6. Работник должен знать правила эксплуатации оргтехники и работы с офисными программами, а при электронном документообороте — порядок работы в информационной системе Работодателя.

3.7. Работник должен знать правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда и пожарной безопасности, основы трудового законодательства.

4.1. Основными функциями Работника являются ведение делопроизводства Работодателя и обеспечение сохранности проходящих через него документов.

4.2. Работа организована по циклу документа: приём и регистрация, передача исполнителю, контроль срока, оформление результата, формирование дела и передача на хранение.

4.3. Работник обеспечивает единый порядок работы с документами независимо от того, поступили они на бумаге, по почте или в электронном виде.

4.4. Конкретный перечень видов документов, которые регистрируются, а также документов, которые регистрации не подлежат, приведён в Приложение № 2.

5.1. Работник принимает поступающую корреспонденцию, проверяет правильность адресования, целостность вложений и наличие приложений, указанных в документе.

5.2. Работник регистрирует входящие документы в день их поступления, а срочные и поступившие из судов и государственных органов — незамедлительно.

5.3. При регистрации Работник присваивает документу регистрационный номер и дату, вносит сведения об отправителе, содержании и адресате в регистрационную форму или создаёт карточку документа.

5.4. Работник передаёт зарегистрированные документы руководителю на рассмотрение и в соответствии с его резолюцией направляет их исполнителям в структурные подразделения.

5.5. Работник регистрирует исходящие и внутренние документы, проверяя перед регистрацией наличие подписи, необходимых виз и приложений; документ без подписи уполномоченного лица к отправке не принимается.

5.6. Работник выдаёт справки о зарегистрированных документах и о ходе их исполнения работникам организации по их запросу в пределах предоставленного доступа.

5.7. Работник ведёт учёт поступающей и отправляемой корреспонденции, обеспечивая возможность в любой момент установить, где находится документ и на какой стадии исполнения он находится.

6.1. Работник готовит исходящие документы к отправке: проверяет комплектность, оформляет конверты, составляет описи вложения и реестры отправлений.

6.2. Работник выбирает способ отправки с учётом юридического значения документа: юридически значимые сообщения направляются способом, который позволяет подтвердить факт и дату доставки ст. 165.1 ГК.

6.3. Для претензий, уведомлений о расторжении договора и других юридически значимых сообщений Работник использует заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения, а квитанции и уведомления подшивает к делу.

6.4. Работник ведёт учёт почтовых расходов и реестров отправки и передаёт подтверждающие документы в бухгалтерию.

6.5. Работник обеспечивает своевременное получение корреспонденции в отделении связи и вскрытие конвертов с соблюдением правила: конверт сохраняется, если по нему определяется дата отправки или адрес отправителя.

7.1. Работник вправе запрашивать и получать от структурных подразделений документы, сведения и объяснения, необходимые для исполнения его обязанностей.

7.2. Работник вправе возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных требований, для доработки с указанием выявленных нарушений.

7.3. Работник вправе вносить __________ предложения по совершенствованию организации документооборота, форм учёта и порядка хранения документов.

7.4. Работник вправе участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей, и в совещаниях по организации работы с документами.

7.5. Работник вправе требовать от Работодателя обеспечения условий, необходимых для работы: оборудованного рабочего места, оргтехники, помещения и шкафов для хранения документов ст. 22 ТК.

7.6. Работник вправе требовать содействия руководства в исполнении своих обязанностей и в получении доступа к информационным системам, необходимым для работы.

7.7. Работник вправе на профессиональную подготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными актами Работодателя ст. 21 ТК.

10.1. Работник взаимодействует с руководителями и работниками структурных подразделений по вопросам передачи документов на исполнение, соблюдения сроков и оформления документов.

10.2. Работник взаимодействует с кадровой службой и бухгалтерией при подготовке и хранении документов по личному составу и первичных учётных документов.

10.3. Работник взаимодействует с организациями почтовой связи, курьерскими службами и оператором электронного документооборота по вопросам отправки и получения корреспонденции.

10.4. Работник взаимодействует с архивом организации, а при его отсутствии — с лицом, ответственным за хранение документов, по вопросам передачи и выдачи дел.

10.5. Указания по существу работы Работник получает от __________; поручения других работников исполняются только через непосредственного руководителя.

11.1. Настоящая инструкция разработана на основе квалификационной характеристики должности «Делопроизводитель» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённого постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37.

11.2. Ознакомление Работника с инструкцией проводится при приёме на работу до подписания трудового договора ст. 68 ТК.

11.3. Факт ознакомления подтверждается способом: __________; форма листа ознакомления приведена в Приложение № 1.

11.4. Изменения в инструкцию вносятся приказом Работодателя; если изменения затрагивают трудовую функцию, они оформляются соглашением сторон к трудовому договору ст. 72 ТК.

11.5. Один экземпляр инструкции хранится у Работодателя, второй передаётся Работнику по его требованию.

11.6. Инструкция действует до её отмены или замены новой редакцией и не отменяет обязанностей, установленных трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка.