Авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1) образец заполнения
Без утверждённого отчёта с подтверждающими документами выданные деньги остаются долгом работника, а при проверке превращаются в его доход: инспекция доначисляет НДФЛ и страховые взносы, а расходы организации снимает. Отчёт закрывает подотчёт и переносит затраты на счета учёта.
Что документ закрепляет
- Лицевая сторона: шапка, гриф «Утверждаю», подотчётное лицо
- Лицевая сторона: расчёт по авансу и бухгалтерская запись
- Лицевая сторона: проверка отчёта и окончательный расчёт
- Расписка о приёме отчёта (отрывная)
- Оборотная сторона: перечень документов о расходах
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
Пригодится при оформлении
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.
Образец заполнения — смотреть на сайтеО документе
Без утверждённого отчёта с подтверждающими документами выданные деньги остаются долгом работника, а при проверке превращаются в его доход: инспекция доначисляет НДФЛ и страховые взносы, а расходы организации снимает. Отчёт закрывает подотчёт и переносит затраты на счета учёта.
Работник заполняет лицевую сторону и перечень расходов на обороте, прикладывает чеки и билеты и сдаёт отчёт в срок, установленный руководителем. Бухгалтер проверяет документы и выдаёт отрывную расписку, руководитель утверждает сумму, после чего остаток возвращают или перерасход возмещают.
Чек на другое лицо, документ без наименования товара, дата вне периода командировки — расходы не примут. Пропуск месячного срока на распоряжение об удержании оставляет только судебное взыскание, а зависший подотчёт годами — прямой повод для доначислений.
Комментарии юриста к пунктам
Как заполнить и применить документ. В готовый файл эти пояснения не попадают.
Лицевая сторона: шапка, гриф «Утверждаю», подотчётное лицо
Авансовый отчёт сдают в бухгалтерию в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который выдан аванс, или после выхода на работу (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У). Для командировки – в течение трёх рабочих дней после возвращения. С 2013 года форма АО-1 не обязательна (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но её применяет большинство организаций. Отчёт утверждает руководитель или уполномоченное им лицо.
Лицевая сторона: расчёт по авансу и бухгалтерская запись
Строки «Получен аванс» – по расходному кассовому ордеру или по выписке банка, если деньги перечислены на карту (тогда строка 2). Остаток = итого получено − израсходовано; перерасход – наоборот. Бухгалтерскую запись заполняет бухгалтер: обычно дебет счёта затрат (20, 26, 44) и кредит 71, возврат остатка – дебет 50, кредит 71.
Лицевая сторона: проверка отчёта и окончательный расчёт
Остаток подотчётное лицо возвращает в кассу по приходному ордеру, перерасход выдаётся ему по расходному ордеру. Если остаток не возвращён, его можно удержать из зарплаты с соблюдением ограничений ст. 137 ТК РФ.
Расписка о приёме отчёта (отрывная)
Расписку бухгалтер заполняет и отдаёт подотчётному лицу при приёме отчёта на проверку – это подтверждение, что отчёт сдан вовремя.
Оборотная сторона: перечень документов о расходах
Оборотная сторона начинается с новой страницы: печатайте на одном листе с оборотом. Документы перечисляют в порядке их записи; к отчёту прикладывают оригиналы чеков, билетов, счетов гостиниц. Суточные подтверждающих документов не требуют: их указывают отдельной строкой на основании приказа о командировке.
Частые вопросы
Документ «Авансовый отчёт (унифицированная форма № АО-1)» действителен по закону?
Да. Базовый документ составлен по действующим нормам РФ и содержит все существенные условия. Премиум-пункты добавляют защитные условия (неустойка, порядок споров и т.п.).
Сколько стоит и что входит в цену?
Готовый документ – 199 ₽, разовая оплата или по подписке. В цену входят все четыре формата – DOCX, PDF, ODT и RTF – без водяного знака, с бессрочным доступом в кабинете. Бесплатно и без регистрации: прочитать весь текст на экране. Пустой бланк для печати от руки пришлём на почту, тоже бесплатно.
Нужно ли заверять у нотариуса?
Для большинства бытовых договоров нотариальное заверение не требуется. Если оно необходимо в вашем случае, документ полностью готов к нотариусу.
Обновляется ли шаблон при изменении закона?
Да. При изменении законодательства шаблон обновляется, а вы получаете уведомление с предложением пересоздать документ.
Нормативная база
-
402-ФЗ ст. 9 — Первичные учетные документы
-
ТК РФ ст. 137 — Ограничение удержаний из заработной платы