Веду кадровое делопроизводство
Приказы, уведомления и учётные формы по кадрам
Приказ — основной документ ситуации. Остальные добавите следом.
Порядок действий
Что сделать по шагам и каким документом закрывается каждый шаг.
-
Определите основание для приказа: заявление работника, служебная записка, соглашение сторон, акт или объяснительная.обязательно
-
Издайте приказ нужного вида: приём, перевод, отпуск, совмещение, премирование, дисциплинарное взыскание, увольнение.обязательно
-
Зарегистрируйте приказ в журнале: номер и дата по порядку, отдельная нумерация для приказов по личному составу.обязательно
-
Ознакомьте работника под подпись, а при отказе составьте акт об отказе от ознакомления с приказом.обязательно
-
Перенесите данные в личную карточку, табель учёта рабочего времени и график отпусков, чтобы документы не расходились.обязательно
-
Если приказ издан с ошибкой или обстоятельства изменились, оформите приказ об отмене ранее изданного приказа.по желанию
Документы для этой ситуации
Частые вопросы
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
С 2021 года приказ о приёме издавать не обязательно: основанием для работы служит трудовой договор, а форма Т-1 стала рекомендованной (ст. 68 ТК РФ в редакции закона № 377-ФЗ). Но приказ по-прежнему удобен: на него ссылаются табель, личная карточка и справки. Если вы решили от него отказаться, закрепите это в локальном акте и ознакомьте работника с условиями под подпись.
Сколько хранить кадровые приказы?
Приказы по личному составу — приём, перевод, увольнение, награждение — хранятся 50 лет, если документ создан после 2003 года, и 75 лет по более раннему делопроизводству. Приказы об отпусках, командировках и дисциплинарных взысканиях — 5 лет. Сроки установлены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы с разными сроками хранения подшивают в отдельные дела.
Как оформить приказ о дисциплинарном взыскании?
Сначала затребуйте письменное объяснение и дайте два рабочих дня, при отказе составьте акт (ст. 193 ТК РФ). Приказ издайте не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая болезни и отпуска работника. В тексте укажите, какой пункт договора или инструкции нарушен, дату проступка, вид взыскания — замечание или выговор — и документы-основания. Ознакомьте работника за три рабочих дня.
Можно ли отменить уже изданный приказ?
Да, отдельным приказом об отмене: укажите номер и дату отменяемого документа, причину и с какой даты он не действует. Переписать приказ задним числом нельзя — исправление вносится новым документом с новым номером. Если приказ уже породил последствия, например работник ушёл в отпуск, дополнительно потребуется его согласие на перенос или изменение условий.