Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № Т-61) при увольнении в связи с сокращением численности или штата

С 1 января 2013 г. унифицированные формы первичных документов необязательны для организаций (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но форма № Т-61 остаётся общепринятым стандартом расчёта при увольнении, который узнают бухгалтеры, кадровики и трудовая инспекция без пояснений – отходить от неё без веской причины не стоит.

Днём прекращения трудового договора всегда считается последний день работы, кроме случаев, когда работник фактически не работал, но за ним по закону сохранялось место работы. В этот день работодатель обязан выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) и произвести полный расчёт – ст. 84.1 ТК РФ.

Компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска независимо от основания увольнения (ст. 127 ТК РФ). Если часть отпуска использована авансом за неотработанный период, за эти дни производится удержание – кроме увольнения по сокращению штата, ликвидации и другим основаниям из ч. 2 ст. 137 ТК РФ, где удержание не производится.

Расчётный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения (ст. 139 ТК РФ). Из периода и из суммы выплат исключается время и суммы, за которые сохранялся средний заработок, выплачивались больничные и пособие по беременности и родам (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается при ликвидации организации и сокращении штата; двухнедельный заработок – при отказе от перевода по медицинским показаниям, призыве на военную службу и в ряде других случаев (ст. 178 ТК РФ). При увольнении по собственному желанию или за виновные действия пособие не полагается, если иное не установлено трудовым или коллективным договором.

Итоговая сумма проверяется отдельно от суммы граф расчёта на обороте – расхождение хотя бы на копейку означает ошибку в одном из промежуточных расчётов, и её нужно найти до выплаты, а не списывать как «погрешность».

Все причитающиеся работнику суммы выплачиваются в день прекращения трудового договора. Если в этот день работник не работал – не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчёте (ст. 140 ТК РФ). За задержку работодатель уплачивает проценты (денежную компенсацию) независимо от вины и рискует ответственностью по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ответственность за ошибки и недостоверные данные. Записка-расчёт составляется на основании приказа о прекращении трудового договора и данных учёта рабочего времени и заработной платы. Если сведения расходятся с приказом или табелем, проверьте расчёт до выплаты, а не после.

Указания по заполнению формы прямо разделяют ответственность: лицевую сторону заполняет работник кадровой службы на основании приказа об увольнении, оборотную – работник бухгалтерии на основании данных о начисленной зарплате.