Смета расходов на проведение мероприятия: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Расходы на мероприятие планируются по статьям.

1.2. Количество и цена за единицу указываются отдельно по каждой статье: только так смету можно проверить и сравнить с фактом.

1.3. Порядок учёта налога на добавленную стоимость в суммах сметы: Суммы указаны с НДС.

1.4. Статьи, которые чаще всего забывают заложить и потом оплачивают сверх сметы: монтаж и демонтаж накануне и после мероприятия, доставка и хранение оборудования, работа технического персонала во внеурочные часы, страхование ответственности на массовом мероприятии, уборка помещения после гостей, банковские комиссии при переводах физическим лицам.

1.5. Если по статье возможен разброс цен, в смету закладывается верхняя граница предложения, а не среднее значение: смета — это лимит, а не прогноз.

2.1. Предельная сумма расходов на мероприятие составляет 450000.

2.2. Расходование средств в пределах утверждённой сметы обеспечивает ответственный за проведение мероприятия: руководитель отдела маркетинга Стрельникова Анна Викторовна.

2.3. Ответственный вправе перераспределять средства между статьями сметы в пределах 10 процентов от суммы статьи без переутверждения сметы при условии, что итоговая сумма расходов не превышена.

2.4. Заключение договоров и оплата счетов по мероприятию допускаются только после утверждения настоящей сметы.

2.5. Договор, подписанный раньше, лишает смету смысла: обязательство уже возникло, и утверждать нечего.

2.6. Источник финансирования: Собственные средства организации.

2.7. Расходы, не предусмотренные сметой, оплачиваются только после утверждения изменений в неё в том же порядке, в каком утверждалась сама смета.

3.1. Площадка: конференц-зал «Балтика» в отеле «Звезда», 2 этаж по адресу г. Ярославль, ул. Свободы, д. 41.

3.2. В стоимость аренды входит: зал на 130 мест, звук, проектор и экран, гардероб, монтаж накануне с 18:00.

3.3. Перечень включённого в аренду переносится в договор с площадкой дословно.

3.4. Разница между «зал с оборудованием» и «зал, звук, проектор, экран, гардероб, монтаж накануне с 18:00» обнаруживается в день мероприятия, когда торговаться уже поздно.

3.5. Отдельно проверяются четыре условия, которые обычно оплачиваются сверх аренды: сверхурочные часы при задержке мероприятия, пронос своих напитков и еды, подключение стороннего оборудования и уборка после фуршета.

3.6. Условия переноса и отмены брони фиксируются в договоре заранее: площадки чаще всего удерживают аванс полностью при отказе менее чем за определённый срок до даты.

4.1. Работы и услуги по мероприятию распределяются между подрядчиками.

4.2. Сумма по договору сверяется с соответствующей статьёй сметы до подписания договора, а не после получения счёта.

4.3. С ведущими, артистами, фотографами и другими физическими лицами договор заключается в письменной форме, и по такому договору организация выступает налоговым агентом по налогу на доходы физических лиц и плательщиком страховых взносов.

4.4. Эти суммы закладываются в смету сверх гонорара, иначе расходы вырастут примерно на треть уже после мероприятия.

4.5. Если исполнитель — самозанятый, к оплате прикладывается чек из приложения «Мой налог».

4.6. Без чека расходы у заказчика не подтверждены.

5.1. Смета — основной документ, подтверждающий целевое расходование средств.

5.2. Средства расходуются строго по статьям, а сама смета утверждается до начала расходования, а не задним числом.

5.3. Расходы, не предусмотренные сметой проекта, оплачиваются за счёт иных источников.

5.4. Оплата такой статьи из целевых средств превращает её в нецелевое использование со всеми налоговыми последствиями, включая включение суммы в доходы.

5.5. По итогам мероприятия к отчёту прикладываются: отчёт об исполнении сметы, договоры и акты с подрядчиками, платёжные документы, программа мероприятия и список участников.

5.6. Раздельный учёт целевых поступлений и расходов по проекту ведётся с момента получения средств, иначе доказать целевое использование по завершении проекта нечем.

6.1. Спонсорский взнос по общему правилу — не благотворительность, а плата за рекламу спонсора на мероприятии.

6.2. Для организатора это выручка, а для спонсора — расход на рекламу.

6.3. В договоре со спонсором указывается конкретный рекламный результат: логотип на сцене и в раздаточных материалах, упоминание в программе, стенд в фойе, публикация в отчёте о мероприятии.

6.4. По итогам спонсору передаётся акт и отчёт с подтверждением размещения: фотографии сцены и стендов, экземпляры печатных материалов, ссылки на публикации.

6.5. Без такого отчёта спонсор не сможет обосновать свои расходы, а следующего взноса не будет.

6.6. Суммы взносов и суммы расходов, которые они покрывают, отражаются в смете раздельно: смешивать выручку от спонсоров с бюджетом мероприятия нельзя.

12.1. Смету составил: экономист _______________ / Кузнецов Павел Игоревич /

12.2. Ответственный за проведение мероприятия: руководитель отдела маркетинга _______________ / Стрельникова Анна Викторовна /

12.3. Главный бухгалтер: _______________ / Литвинова Ольга Сергеевна /

12.4. Смета составлена на 12.11.2026 и действует до завершения расчётов по мероприятию.

Отчёт заполняется после мероприятия по тем же статьям, что и смета. Отклонение считается как разница между фактом и планом, а причина указывается словами: «подорожал кейтеринг из-за роста числа гостей со 120 до 148», а не «перерасход».

Итого по смете: план ____________ руб., факт ____________ руб., отклонение ____________ руб.

Фактическое количество участников: ____________ человек.

Отчёт составил: руководитель отдела маркетинга _______________ / Стрельникова Анна Викторовна /

Проверил главный бухгалтер: _______________ / Литвинова Ольга Сергеевна /

Отчёт утверждаю: генеральный директор ООО «Вектор» _______________ / Гаврилов Сергей Петрович /

Бланк используется, когда смета собирается на совещании или заполняется на площадке при осмотре.

Итого: ____________ руб. Лимит расходов: ____________ руб.

Составил: _______________ / ____________________ /

Утверждаю: _______________ / ____________________ /