Разделы
На выходе — файл документа: DOCX, PDF, ODT и RTF, без водяного знака, 199 ₽ — разовая оплата, без подписки.
Заполняете онлайн — это ≈14 мин, оплата в конце. Посмотреть весь текст до оплаты — в образце.
УТВЕРЖДАЮ
__________
_______________ / __________ /
__________
СМЕТА РАСХОДОВ № __________ на проведение мероприятия
Мероприятие: __________
Вид мероприятия: __________
Цель проведения: __________
Дата проведения: __________
Место проведения: __________, __________
Планируемое количество участников: __________
Источник финансирования: __________
Смета составлена: __________
| г. Москва | «18» сентября 2026 г. |
1.1. Расходы на мероприятие планируются по статьям.
1.2. Количество и цена за единицу указываются отдельно по каждой статье: только так смету можно проверить и сравнить с фактом.
1.3. Статьи, которые чаще всего забывают заложить и потом оплачивают сверх сметы: монтаж и демонтаж накануне и после мероприятия, доставка и хранение оборудования, работа технического персонала во внеурочные часы, страхование ответственности на массовом мероприятии, уборка помещения после гостей, банковские комиссии при переводах физическим лицам.
1.4. Если по статье возможен разброс цен, в смету закладывается верхняя граница предложения, а не среднее значение: смета — это лимит, а не прогноз.
2.1. Предельная сумма расходов на мероприятие составляет __________.
2.2. Расходование средств в пределах утверждённой сметы обеспечивает ответственный за проведение мероприятия: __________ __________.
2.3. Ответственный вправе перераспределять средства между статьями сметы в пределах __________ процентов от суммы статьи без переутверждения сметы при условии, что итоговая сумма расходов не превышена.
2.4. Заключение договоров и оплата счетов по мероприятию допускаются только после утверждения настоящей сметы.
2.5. Договор, подписанный раньше, лишает смету смысла: обязательство уже возникло, и утверждать нечего.
2.6. Источник финансирования: __________.
2.7. Расходы, не предусмотренные сметой, оплачиваются только после утверждения изменений в неё в том же порядке, в каком утверждалась сама смета.
3.1. Площадка: __________ по адресу __________.
3.2. В стоимость аренды входит: __________.
3.3. Перечень включённого в аренду переносится в договор с площадкой дословно.
3.4. Разница между «зал с оборудованием» и «зал, звук, проектор, экран, гардероб, монтаж накануне с 18:00» обнаруживается в день мероприятия, когда торговаться уже поздно.
3.5. Отдельно проверяются четыре условия, которые обычно оплачиваются сверх аренды: сверхурочные часы при задержке мероприятия, пронос своих напитков и еды, подключение стороннего оборудования и уборка после фуршета.
3.6. Условия переноса и отмены брони фиксируются в договоре заранее: площадки чаще всего удерживают аванс полностью при отказе менее чем за определённый срок до даты.
4.1. Работы и услуги по мероприятию распределяются между подрядчиками.
4.2. Сумма по договору сверяется с соответствующей статьёй сметы до подписания договора, а не после получения счёта.
4.3. С ведущими, артистами, фотографами и другими физическими лицами договор заключается в письменной форме, и по такому договору организация выступает налоговым агентом по налогу на доходы физических лиц и плательщиком страховых взносов.
4.4. Эти суммы закладываются в смету сверх гонорара, иначе расходы вырастут примерно на треть уже после мероприятия.
4.5. Если исполнитель — самозанятый, к оплате прикладывается чек из приложения «Мой налог».
4.6. Без чека расходы у заказчика не подтверждены.
5.1. Каждая статья сметы закрывается первичным документом с обязательными реквизитами 402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы.
5.2. Расход без документа остаётся расходом организации, но не уменьшает налоговую базу НК РФ ст. 252Расходы (обоснованность и документальное подтверждение).
5.3. Минимальный комплект по мероприятию: приказ о проведении, утверждённая смета, договоры и акты с площадкой и подрядчиками, платёжные документы, программа мероприятия, список участников, отчёт о проведении и отчёт об исполнении сметы.
5.4. Фотоотчёт и раздаточные материалы прикладываются к отчёту: для рекламных и представительских расходов они доказывают, что мероприятие действительно состоялось в заявленном формате.
5.5. Авансовые отчёты сотрудников по наличным расходам на мероприятие сдаются в срок, установленный в организации, с приложением чеков и товарных накладных.
5.6. Чек без наименования товаров и услуг расход не подтверждает.
5.7. Документы по мероприятию хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчётности 402-ФЗ ст. 29Хранение документов бухгалтерского учёта.
6.1. Превышение итоговой суммы сметы допускается только после утверждения изменений руководителем.
6.2. Устное согласование перерасхода не освобождает ответственного от объяснений и от возмещения при последующей проверке.
6.3. Перерасход, возникший по вине подрядчика (сорванные сроки, замена оборудования на более дорогое, простой площадки), предъявляется подрядчику по договору, а не покрывается сметой автоматически.
6.4. После мероприятия ответственный составляет отчёт об исполнении сметы по форме приложения к настоящему документу: по каждой статье сравниваются план, факт, отклонение и его причина.
6.5. Экономия по смете не расходуется на дополнительные закупки без согласования: неизрасходованный остаток возвращается в тот источник, из которого финансировалось мероприятие.
7.1. Смету составил: __________ _______________ / __________ /
7.2. Ответственный за проведение мероприятия: __________ _______________ / __________ /
7.3. Главный бухгалтер: _______________ / __________ /
7.4. Смета составлена на __________ и действует до завершения расчётов по мероприятию.
Отчёт заполняется после мероприятия по тем же статьям, что и смета. Отклонение считается как разница между фактом и планом, а причина указывается словами: «подорожал кейтеринг из-за роста числа гостей со 120 до 148», а не «перерасход».
| Статья расходов | План руб. | Факт руб. | Отклонение руб. | Причина отклонения | Подтверждающий документ |
|---|---|---|---|---|---|
Итого по смете: план ____________ руб., факт ____________ руб., отклонение ____________ руб.
Фактическое количество участников: ____________ человек.
Отчёт составил: __________ _______________ / __________ /
Проверил главный бухгалтер: _______________ / __________ /
Отчёт утверждаю: __________ _______________ / __________ /
Бланк используется, когда смета собирается на совещании или заполняется на площадке при осмотре.
| № | Статья расходов | Ед. изм. | Кол-во | Цена за единицу руб. | Сумма руб. |
|---|---|---|---|---|---|
Итого: ____________ руб. Лимит расходов: ____________ руб.
Составил: _______________ / ____________________ /
Утверждаю: _______________ / ____________________ /
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Смета расходов на проведение мероприятия·14 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла