Платёжная ведомость (унифицированная форма № Т-53) на типовом бланке

Когда применяется платёжная ведомость. Т-53 – первичный документ на выдачу наличных из кассы (зарплата, аванс, отпускные, премия, расчёт); начисления отражают в расчётной ведомости Т-51. При выплате на карты ведомость не нужна. Форма с 2013 года не обязательна; применяемую форму и лиц с правом подписи закрепляют в учётной политике.

Разрешительную надпись подписывают руководитель и главбух до передачи ведомости кассиру, без неё выдавать деньги нельзя. Срок выдачи устанавливает руководитель, но не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Работников вносят в том же порядке, что и в расчётной ведомости, по строке на человека, ФИО полностью. Подпись работник ставит собственноручно в день получения денег: подписи «за товарища» и проставленные заранее делают документ недостоверным. Кассир выдаёт деньги по документу, удостоверяющему личность, и записывает его реквизиты в графе «Примечание». При выдаче по доверенности доверенность прикладывают к ведомости, а рядом с фамилией пишут «по доверенности» с указанием получателя.

Как заполнять и исправлять ведомость. Ведомость составляет бухгалтерия в одном экземпляре на основании расчётной и передаёт кассиру. Суммы – в рублях с копейками, общая сумма на титуле – прописью. Ошибку исправляют зачёркиванием одной чертой с датой, «Исправлено» и подписью; корректор и подчистки недопустимы. На каждое подразделение – отдельная ведомость.

Сверьте итог с расчётной ведомостью и разрешительной надписью. Пустые строки в конце списка прочеркните, чтобы нельзя было дописать получателя.

В последний день срока выдачи кассир ставит «Депонировано» напротив фамилий работников, не получивших деньги, и подсчитывает итог депонированных сумм. Реквизиты РКО на выданную сумму вносят в ведомость, ведомость подшивают к кассовым документам. Депонированные суммы сдают в банк или оставляют в кассе в пределах лимита, записывают в реестр депонированных сумм и книгу учёта депонентов; работник получает их в любой рабочий день по отдельному РКО. Невыплаченная зарплата остаётся долгом работодателя: списать её можно только по истечении исковой давности, а за задержку начисляются проценты (ст. 236 ТК РФ).

Сроки, хранение и ответственность. Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания периода (ст. 136 ТК РФ); если день выплаты выпал на выходной или праздник – накануне. Расчёт при увольнении выдают в день прекращения договора отдельной ведомостью или РКО (ст. 140 ТК РФ). За задержку – проценты работнику и административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Платёжные ведомости хранят не менее 6 лет при ведении лицевых счетов, иначе – 50 лет (для документов, законченных после 2003 года).

Итоги по выданным и депонированным суммам кассир заверяет подписью, бухгалтер проверяет и подписывает повторно. Если кассира нет, деньги выдаёт и подписывается руководитель.