Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) 2026

Журнал закрывает дыру, которую кассовая книга не закрывает: он учитывает не операции, а сами бланки ордеров. Из него видно, что нумерация сплошная и в ней нет пропусков, что ни один ордер не выписан задним числом и что выписанный ордер действительно дошёл до кассовой книги. Именно это в первую очередь смотрят при проверке кассовой дисциплины и при внутренней ревизии кассы: расхождение между номерами в журнале и записями в кассовой книге — первый признак неоформленной операции. Журнал нужен и при смене кассира: по нему принимающий видит, какие ордера выписаны и какие из них не отражены.

Бухгалтер выписывает приходный или расходный ордер и до передачи его кассиру регистрирует в журнале: дата, номер, сумма, содержание операции. Нумерация сплошная в течение календарного года, отдельно по приходным и отдельно по расходным ордерам. Кассир принимает к исполнению только зарегистрированный ордер. В конце дня записи журнала сверяются с листом кассовой книги, в конце месяца и года подводятся итоги. Журнал ведётся на бумаге (прошнурован, пронумерован, скреплён подписью руководителя) или в электронном виде — тогда записи защищаются от изменения задним числом, а по окончании периода журнал распечатывается и подписывается.

Пропуск в нумерации ордеров — повод для проверяющего считать, что операция была, но не оформлена: доказывать обратное придётся вам. Ордер, выписанный, но не отражённый в кассовой книге, означает неоприходованную наличность, а это уже нарушение порядка работы с денежной наличностью. Регистрация ордеров «пачкой» в конце месяца вместо дня выписки лишает журнал смысла как контрольного регистра и обычно всплывает при сверке дат. Испорченный ордер, не зарегистрированный и не погашенный, оставляет в нумерации дыру, которую потом никто не может объяснить. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, включая регистры, влечёт административный штраф на должностное лицо.