Счёт-фактура: образец заполнения и пустой бланк 2026

Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, реквизиты — по ст. 169 НК РФ. Номер присваивается сплошной возрастающей нумерацией в пределах календарного года; обособленное подразделение добавляет к номеру свой цифровой индекс через разделительную черту.

Наименование, адрес, ИНН и КПП переносятся из ЕГРЮЛ или ЕГРИП дословно, без сокращений и без записи «он же»; адрес — тот, что в реестре, даже если отгрузка идёт с другого склада. Строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняются только при отгрузке товара, при работах, услугах и передаче имущественных прав в них ставится прочерк. Чужой или устаревший ИНН покупателя — самая частая причина отказа в вычете: сверяйте его по выписке на день выставления.

Наименование должно однозначно опознавать предмет сделки (марка, артикул, ГОСТ/ТУ, фасовка): записи «товар по договору» или «услуги за март» инспекция не признаёт и снимает вычет у покупателя. Если единицу и количество определить нельзя, ставьте прочерк, стоимость заполняйте. Ставка налога проставляется по каждой строке; в одном счёте-фактуре допустимы 22 %, 10 % и «Без НДС».

Налог выделяется отдельной строкой и в счёте-фактуре, и в расчётных документах. Считайте его по каждой строке с округлением до копеек — округление до рублей даёт расхождение с декларацией. Итог с налогом должен совпадать с платёжным поручением и первичным документом об отгрузке. «Прослеживаемые и импортные товары». По прослеживаемым товарам заполняются регистрационный номер партии, единица измерения и количество в ней; счёт-фактура по ним выставляется только в электронной форме через оператора ЭДО, даже если покупатель не платит НДС. По импортным товарам заполняются страна происхождения и номер таможенной декларации; перепродавец отвечает за эти графы в пределах сведений от своего поставщика. «Срок выставления и регистрация». Счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, выполнения работ, оказания услуг, передачи прав или получения аванса — срок считается от первого по времени первичного документа. Продавец регистрирует документ в книге продаж, покупатель — в книге покупок. Просрочка сама по себе вычета не лишает, но даёт инспекции повод спорить о дате отгрузки.

Счёт-фактуру организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо лица, уполномоченные приказом или доверенностью. ИП подписывает сам и указывает реквизиты свидетельства о госрегистрации; вправе подписать и представитель по доверенности. Факсимиле вместо собственноручной подписи не допускается — по такому счёту-фактуре инспекция не примет вычет. «Электронный счёт-фактура». Электронный счёт-фактура подписывается усиленной квалифицированной ЭП и передаётся через оператора ЭДО; распечатывать и дублировать его не нужно. Обмен в электронной форме — по взаимному согласию сторон (достаточно условия в договоре или письма); по прослеживаемым товарам электронная форма обязательна. «Срок хранения». Счета-фактуры, книги покупок и продаж, журнал учёта счетов-фактур хранятся не менее пяти лет, а при налоговом споре — до его завершения. Электронные счета-фактуры храните в исходном формате вместе с подтверждениями оператора: распечатка без подписи документом не считается. «Ответственность». Продавец отвечает за начисление налога и достоверность реквизитов, покупатель — за обоснованность вычета. Отсутствие счетов-фактур и регистров — грубое нарушение правил учёта со штрафом по НК РФ и ответственностью должностного лица по КоАП. Продавец на УСН, выставивший счёт-фактуру с НДС, обязан уплатить этот налог и подать декларацию.