Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) 2026

Кассовая книга показывает движение денег по кассе организации в целом, но не отвечает на вопрос, у кого из кассиров сколько наличных находится прямо сейчас. Книга КО-5 закрывает этот разрыв: она фиксирует внутреннее движение наличных между старшим кассиром и кассирами и распределяет ответственность поимённо. Без неё при недостаче невозможно установить, на чьём участке она возникла, а договор о полной материальной ответственности превращается в бумагу без доказательной базы. Книга нужна и при выплате заработной платы: деньги выданы кассиру-раздатчику, а часть их вернётся невыплаченной и должна быть депонирована.

Книгу ведёт старший кассир. При выдаче наличных кассиру он записывает дату и сумму, кассир расписывается в получении. В конце рабочего дня кассир сдаёт остаток наличных и оплаченные расходные документы — расходные ордера и платёжные ведомости, а старший кассир записывает возвращённые суммы и расписывается в приёме. Сумма выданного должна сойтись с суммой возвращённого: наличными плюс оплаченными документами. Итоги дня сверяются с кассовой книгой организации, а сама книга КО-5 нумеруется, прошнуровывается и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Выдача наличных кассиру без записи и подписи в книге означает, что при недостаче отвечать будет старший кассир: доказать передачу нечем. Несданные в конце дня остатки, которые кассир «оставил у себя до завтра», — прямое нарушение порядка ведения кассовых операций и повод считать деньги неоприходованными. Невыплаченная по ведомости заработная плата, не возвращённая и не депонированная в установленный срок, превращается в сверхлимитный остаток в кассе. Договор о полной материальной ответственности без записей в книге не помогает: работодатель должен доказать размер ущерба и то, что ценности были вверены конкретному работнику.