Табель учёта рабочего времени — обязательный документ для расчёта зарплаты: без него бухгалтерия не может подтвердить, сколько часов отработал сотрудник. Показываем, как заполнить табель по шагам и на что обратить внимание кадровику.
Готовый шаблон: Табель учёта рабочего времени199 ₽
Что в статье6
Что понадобится до начала
Перед заполнением табеля определите отчётный период (обычно календарный месяц), форму документа — унифицированную Т-12/Т-13 или собственную форму организации, подразделение, по которому ведётся учёт, и сотрудника, ответственного за ведение табеля. По 402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы табель — это первичный учётный документ, поэтому в нём обязательны реквизиты: дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни и подписи ответственных лиц.
Шаг за шагом: как заполнить
- Отчётный период. Укажите месяц и год, за которые ведётся учёт — табель заполняется на каждый расчётный период отдельно.
- Форма табеля. Выберите форму Т-13 (для учёта рабочего времени без расчёта зарплаты в самом табеле) или Т-12 (если табель совмещён с расчётом оплаты труда), либо собственную форму компании.
- Подразделение. Отметьте отдел или цех, по которому ведётся учёт — если сотрудников много, обычно заводят отдельный табель на каждое подразделение.
- Ответственный за ведение. Укажите, кто заполняет и подписывает табель — обычно это кадровик, бухгалтер или руководитель подразделения.
- Метод регистрации. Определите, фиксируете ли вы только отклонения от нормы (болезни, отпуска, прогулы) или полный учёт явок и неявок по каждому дню — это влияет на детальность граф табеля.
Норма рабочего времени, от которой отсчитываются переработки и недоработки, определена ТК РФ ст. 91Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность: рабочее время — период, в течение которого работник выполняет трудовые обязанности по правилам внутреннего распорядка и условиям трудового договора.
Что проверить перед подписанием
Собрать табель со всеми обязательными реквизитами можно в конструкторе — Табель учёта рабочего времени199 ₽ задаст вопросы по каждому полю и подготовит документ, который останется распечатать или скачать в Word.
- Указан правильный отчётный периодОшибка в месяце путает расчёт зарплаты
- Все сотрудники подразделения включены в табельПропущенный сотрудник останется без начисления
- Дни отпусков, больничных, командировок отмечены буквенными или цифровыми кодамиБез кода бухгалтерия не поймёт причину отсутствия
- Часы переработки зафиксированы отдельноИначе сверхурочную работу нечем подтвердить
- Табель подписан ответственным лицомНеподписанный документ не считается первичным учётным
- Данные табеля сверены с приказами на отпуск/больничными листамиРасхождения — частая причина трудовых споров
Типичные ошибки заполнения
Частая ошибка — отмечать явку «по умолчанию», не сверяясь с фактическим присутствием сотрудника, из-за чего табель расходится с реальностью. Вторая — не фиксировать переработки отдельным кодом, тогда сотруднику сложно подтвердить право на оплату сверхурочных. Третья — вносить исправления без подписи ответственного лица и даты исправления, что превращает табель в документ, вызывающий вопросы при проверках. Четвёртая — использовать разные формы табеля в разных периодах без утверждённого локального акта — это затрудняет сопоставление данных за длительный срок. Пятая — не хранить табели после закрытия периода: они подтверждают начисления при проверках и спорах с бывшими сотрудниками, поэтому их стоит хранить вместе с расчётными документами, а не удалять сразу после выплаты зарплаты.
Частые вопросы
Обязательно ли вести табель, если в компании 2-3 сотрудника?
Кто отвечает за ошибки в табеле?
Можно ли вести табель в электронном виде?
Что оформить дальше
Оформляю кадры с нуля5 документовОткрыть Локальные нормативные актыРаздел каталогаОткрыть
Первоисточник: https://pravo.gov.ru/pravo.gov.ru ↗