Регламент делопроизводства и документооборота организации
Без регламента документооборот держится на памяти конкретного секретаря и рассыпается при его уходе. Регламент решает три задачи. Он закрепляет сроки: пропущенный ответ на претензию превращается в неустойку, а пропущенный ответ налоговой — в штраф.
Что документ закрепляет
- Общие положения
- Термины и определения
- Область применения
- Область применения: только управленческие документы
- Кадровые документы в составе документооборота
- Организация делопроизводства и ответственные лица
- Делопроизводство у микропредприятия и ИП
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.
Образец заполнения — смотреть на сайтеО документе
Без регламента документооборот держится на памяти конкретного секретаря и рассыпается при его уходе. Регламент решает три задачи. Он закрепляет сроки: пропущенный ответ на претензию превращается в неустойку, а пропущенный ответ налоговой — в штраф. Он делает нарушение наказуемым: привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только за нарушение правил, с которыми его ознакомили под подпись. И он закрывает вопрос сохранности документов — обязанность хранить их в установленные сроки лежит на организации, а её нарушение влечёт административную ответственность руководителя.
Выберите область применения, форму документооборота, модель ответственности и способ хранения дел. Укажите реквизиты организации, приказ об утверждении и дату ввода в действие, ответственного за делопроизводство и за архив. Опишите виды документов, бланки, сроки регистрации и исполнения, маршрут согласования исходящих. Отметьте, применяется ли электронная подпись и обмен через оператора ЭДО. Утвердите регламент приказом, ознакомьте всех работников под подпись по листу ознакомления и разместите действующую редакцию в общем доступе.
Регламент, с которым работников не ознакомили под подпись, к ним не применяется — взыскание за его нарушение суд отменит. Второй риск: сроки, переписанные из чужого шаблона и не совпадающие с реальным ритмом компании, нарушаются с первого месяца и обесценивают документ. Третий: электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью без соглашения о её применении, юридической силы не имеют. Четвёртый: уничтожение дел до истечения срока хранения или во время проверки и спора — самостоятельное нарушение, а утраченные документы толкуются против организации.
Комментарии юриста к пунктам
Как заполнить и применить документ. В готовый файл эти пояснения не попадают.
Общие положения
Локальный акт, с которым работников не ознакомили под подпись, к ним не применяется. Привлечь работника к ответственности за нарушение регламента, которого он не видел, невозможно.
Организация делопроизводства и ответственные лица
Возложение делопроизводства на работника без изменения трудового договора и без доплаты за совмещение – нарушение. Оформляйте письменное согласие и дополнительное соглашение.
Делопроизводство у микропредприятия и ИП
Микропредприятие вправе отказаться от ЛНА по трудовым вопросам, включив условия в трудовые договоры (ст. 309.1 ТК РФ), но обязанность хранить документы сохраняется. Один сводный журнал уместен при документообороте менее 500 документов в год.
Бланки и обязательные реквизиты документов
Отсутствие бланка не делает письмо недействительным, но лишает его узнаваемости. В споре с контрагентом письмо на бланке с реквизитами и подписью убеждает суд гораздо лучше, чем текст без атрибутов.
Приём и первичная обработка входящих документов
Судебные документы и требования налоговой – единственная категория, где просрочка на день стоит дорого. Пропишите для них отдельный маршрут: сразу руководителю и юристу, минуя общую очередь.
Передача на исполнение, сроки и контроль
Контроль исполнения – единственная часть регламента, которая реально экономит деньги: пропущенный срок ответа на претензию превращает спор в неустойку, а пропущенный срок ответа налоговой – в штраф.
Отправка документов и подтверждение доставки
Опись вложения – недорогая страховка. Без неё контрагент в суде заявит, что в конверте был чистый лист, и опровергнуть это будет нечем.
Электронный документооборот и электронная подпись
Срок действия сертификата подписи короче срока хранения документа. Чтобы через пять лет доказать, что подпись была действительна, сохраняйте вместе с файлом протокол проверки подписи на дату подписания.
Экспертиза ценности документов и уничтожение
Уничтожение документов в разгар налоговой проверки или судебного спора трактуется как недобросовестное поведение: суд вправе признать факт установленным против стороны, уничтожившей доказательства.
Печати, штампы и бланки строгого учёта
Оттиск печати на договоре сам по себе не подтверждает полномочия подписавшего. Проверяйте доверенность и приказ – суды давно не считают печать признаком одобрения сделки.
Ответственность за нарушение Регламента
Перед взысканием затребуйте письменное объяснение; отказ фиксируется актом и не мешает взысканию. Взыскание – не позднее месяца со дня обнаружения и шести месяцев со дня проступка (ст. 193 ТК РФ). Нарушение правил хранения архивных документов влечёт административную ответственность организации и руководителя (ст. 13.20 КоАП РФ).
Частые вопросы
Документ «Регламент делопроизводства и документооборота» действителен по закону?
Да. Базовый документ составлен по действующим нормам РФ и содержит все существенные условия. Премиум-пункты добавляют защитные условия (неустойка, порядок споров и т.п.).
Сколько стоит и что входит в цену?
Готовый документ – 199 ₽, разовая оплата или по подписке. В цену входят все четыре формата – DOCX, PDF, ODT и RTF – без водяного знака, с бессрочным доступом в кабинете. Бесплатно и без регистрации: прочитать весь текст на экране. Пустой бланк для печати от руки пришлём на почту, тоже бесплатно.
Нужно ли заверять у нотариуса?
Для большинства бытовых договоров нотариальное заверение не требуется. Если оно необходимо в вашем случае, документ полностью готов к нотариусу.
Обновляется ли шаблон при изменении закона?
Да. При изменении законодательства шаблон обновляется, а вы получаете уведомление с предложением пересоздать документ.
Нормативная база
-
ТК РФ ст. 68 — Оформление приёма на работу
-
ТК РФ ст. 8 — Локальные нормативные акты
-
ТК РФ ст. 22 — Основные права и обязанности работодателя
-
149-ФЗ ст. 16 — Защита информации
-
63-ФЗ ст. 6 — Условия признания электронных документов
-
152-ФЗ ст. 5 — Принципы обработки персональных данных
-
ТК РФ ст. 88 — Передача персональных данных работника
-
ТК РФ ст. 62 — Выдача документов, связанных с работой, и их копий
-
ТК РФ ст. 60.2 — Совмещение, расширение зон обслуживания, замещение
-
ТК РФ ст. 309.2 — Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям
-
125-ФЗ ст. 17 — Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
-
ГК РФ ст. 185 — Общие положения о доверенности
-
ГК РФ ст. 186 — Срок доверенности
-
ГК РФ ст. 165.1 — Юридически значимые сообщения
-
125-ФЗ ст. 22.1 — Сроки хранения документов по личному составу
-
152-ФЗ ст. 6 — Условия обработки персональных данных
-
98-ФЗ ст. 10 — Охрана конфиденциальности информации (коммерческая тайна)
-
152-ФЗ ст. 18.1 — Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом
-
98-ФЗ ст. 11 — Охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, в рамках трудовых отношений
-
ТК РФ ст. 84.1 — Оформление прекращения трудового договора
-
ТК РФ ст. 192 — Дисциплинарные взыскания
-
ТК РФ ст. 193 — Порядок применения дисциплинарных взысканий