Регламент делопроизводства и документооборота: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящий Регламент делопроизводства и документооборота устанавливает единый порядок создания, оформления, регистрации, движения, исполнения и хранения документов в ООО «Ромашка».

1.2. Регламент является локальным нормативным актом и обязателен для всех работников организации независимо от должности и места выполнения работы, включая дистанционных работников.

1.3. Регламент утверждён приказом 7-ОД от 15.01.2026 и вводится в действие с 01.02.2026, действует до отмены или замены новым регламентом.

1.4. Работодатель обязан знакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, до подписания трудового договора.

1.5. Регламент пересматривается не реже одного раза в год, а также при изменении структуры организации, состава документов или требований законодательства.

1.6. В части, не урегулированной настоящим Регламентом, применяются требования законодательства об архивном деле, об информации и о персональных данных.

2.1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

2.2. Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

2.3. Регистрация документа — запись учётных данных о документе с присвоением ему регистрационного номера и даты.

2.4. Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и имеющих одинаковый срок хранения.

2.5. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

2.6. Экспертиза ценности документов — определение сроков хранения документов и отбор их для архивного хранения или уничтожения.

2.7. Электронный документ — документированная информация в электронной форме, пригодная для восприятия человеком и для передачи по сетям связи.

2.8. Электронная подпись — информация в электронной форме, присоединённая к подписываемой информации и используемая для определения подписавшего лица.

3.1. Регламент распространяется на документы: все документы организации, включая кадровые и бухгалтерские.

3.2. Перечень видов документов, охваченных Регламентом: приказы по основной деятельности; распоряжения; служебные и докладные записки; протоколы совещаний; деловые письма и претензии; акты; доверенности

3.3. Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, отнесённые к государственной тайне.

3.4. К документам, содержащим коммерческую тайну и персональные данные, требования Регламента применяются с учётом ограничений, установленных отдельными локальными актами организации.

3.5. Первичные учётные документы и налоговая отчётность оформляются по правилам законодательства о бухгалтерском учёте и о налогах; Регламент применяется к ним только в части регистрации, передачи и хранения.

4.1. Кадровые документы включаются в общий документооборот организации и регистрируются в отдельных журналах: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки, заявления работников.

4.2. Приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет и приказы со сроком хранения 5 лет формируются в разные дела и регистрируются раздельно.

4.3. Доступ к кадровым документам имеют только работники, включённые в утверждённый руководителем перечень, так как эти документы содержат персональные данные.

4.4. Работник вправе получить копии документов, связанных с работой, в течение трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления; выдача копий регистрируется.

4.5. Кадровые документы не выносятся за пределы организации и не передаются третьим лицам, кроме случаев, прямо предусмотренных законом.

5.1. Ведение делопроизводства организовано по модели: служба делопроизводства (канцелярия).

5.2. Ответственным за делопроизводство назначается секретарь генерального директора Смирнова Анна Игоревна; назначение оформляется приказом руководителя.

5.3. Ответственный ведёт регистрацию документов, контролирует сроки исполнения, формирует дела и готовит их к передаче на хранение.

5.4. Ответственным за номенклатуру дел и архив назначается офис-менеджер Кузнецова Ольга Павловна.

5.5. Руководители структурных подразделений отвечают за соблюдение Регламента подчинёнными работниками и за сохранность документов, находящихся в подразделении.

5.6. На время отпуска, болезни или командировки ответственного его обязанности передаются другому работнику приказом руководителя; документы и дела передаются по акту.

6.1. Документы оформляются на бланках организации: общий бланк, бланк письма и бланк приказа формата А4 с угловым расположением реквизитов

6.2. Обязательные реквизиты документа: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе.

6.3. Датой документа является дата его подписания или утверждения, а для протокола — дата заседания.

6.4. Заголовок к тексту формулируется кратко и отвечает на вопрос «о чём»; точка в заголовке не ставится.

6.5. Отметка об исполнителе содержит фамилию, инициалы и телефон работника, подготовившего документ, и размещается в нижней части последнего листа.

6.6. Требования к набору текста: Times New Roman 14 пт, межстрочный интервал 1,15, поля: левое 20 мм, правое 10 мм

6.7. Документ на двух и более листах нумеруется начиная со второго листа; номер проставляется по центру верхнего поля.

7.1. Всю поступающую корреспонденцию принимает ответственный за делопроизводство независимо от способа доставки: почта, курьер, электронная почта, портал, лично.

7.2. При приёме проверяются правильность адресования, целостность упаковки и комплектность вложения; ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

7.3. Конверты вскрываются, кроме отправлений с отметкой «Лично»; конверт сохраняется, если дата почтового штемпеля важна для срока или адрес отправителя указан только на нём.

7.4. При обнаружении недостачи вложения или повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

7.5. Документы предварительно рассматриваются на предмет срочности: претензии, требования государственных органов и судебные документы передаются руководителю в день поступления.

7.6. Не подлежат регистрации рекламные материалы, приглашения, каталоги и поздравления — они передаются адресатам без внесения в журнал.

8.1. Каждый поступивший, отправляемый и внутренний документ регистрируется однократно в соответствующем журнале регистрации по форме Приложение № 2.

8.2. Срок регистрации поступивших документов: в день поступления, а поступившие после 17:00 — на следующий рабочий день до 12:00

8.3. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп с датой поступления и входящим номером; на исходящем — исходящий номер и дата.

8.4. Нумерация регистрационных номеров ведётся раздельно для входящих, исходящих и внутренних документов и начинается заново с первого января каждого года.

8.5. Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам регистрируются в разных журналах, поскольку имеют разные сроки хранения.

8.6. Регистрация задним числом, пропуск и повторное использование номеров не допускаются.

9.1. После рассмотрения руководителем документ передаётся исполнителю с резолюцией, содержащей фамилию исполнителя, поручение и срок исполнения.

9.2. Сроки исполнения документов: запросы государственных органов — в указанный в них срок; претензии контрагентов — 10 рабочих дней; обычная деловая переписка — 15 рабочих дней; служебные записки — 5 рабочих дней

9.3. Если срок в резолюции не указан, документ исполняется в срок, установленный настоящим Регламентом для данного вида документов.

9.4. Документы, поставленные на контроль, отмечаются в журнале регистрации; ответственный за делопроизводство напоминает исполнителю о сроке не позднее чем за два рабочих дня до его истечения.

9.5. Продление срока исполнения допускается по письменному решению руководителя, принятому до истечения первоначального срока, с отметкой в журнале.

9.6. Документ снимается с контроля после того, как ответ фактически отправлен адресату, а не после подготовки его проекта.

10.1. Проект исходящего документа готовит работник, которому поручено исполнение; ответственность за достоверность содержания несёт исполнитель.

10.2. Маршрут согласования: исполнитель готовит проект; юрист согласует правовые формулировки; главный бухгалтер согласует финансовые условия; руководитель подразделения визирует; генеральный директор подписывает

10.3. Согласование оформляется визой на копии документа или отметкой в системе документооборота; виза включает должность, подпись, расшифровку и дату.

10.4. Замечания согласующего излагаются письменно; документ с неснятыми замечаниями на подпись руководителю не передаётся.

10.5. Право подписи документов имеет руководитель, а также лица, уполномоченные доверенностью или приказом, в пределах предоставленных полномочий.

10.6. Подписанный документ регистрируется, после чего отправляется адресату; копия с визами помещается в дело.

11.1. Способ отправки выбирается исходя из юридического значения документа: обычная переписка отправляется электронной почтой, юридически значимые сообщения — заказным письмом с описью вложения.

11.2. Претензии, уведомления об отказе от договора, требования и иные юридически значимые сообщения направляются по адресу, указанному в договоре, а при его отсутствии — по адресу из реестра.

11.3. Юридически значимое сообщение считается доставленным и тогда, когда оно поступило адресату, но по зависящим от него обстоятельствам не было ему вручено или адресат с ним не ознакомился.

11.4. Почтовые квитанции, описи вложения и распечатки отслеживания отправлений хранятся вместе с копией отправленного документа в течение срока хранения дела.

11.5. Отправка документа по электронной почте признаётся надлежащей, если такой способ прямо предусмотрен договором с контрагентом и адрес указан в договоре.

12.1. Приказ издаётся по вопросам основной деятельности и оформляется констатирующей частью, словом «ПРИКАЗЫВАЮ», пунктами поручений с исполнителями и сроками и пунктом о контроле исполнения.

12.2. Служебная и докладная записки применяются для внутренней переписки между подразделениями и адресуются руководителю или руководителю подразделения.

12.3. Протокол фиксирует ход и результаты совещания и содержит состав присутствовавших, повестку, выступления, принятые решения, исполнителей и сроки.

12.4. Акт составляется комиссией не менее чем из двух работников и подписывается всеми членами комиссии; особое мнение излагается отдельно и прилагается к акту.

12.5. Внутренние документы регистрируются в день подписания и доводятся до исполнителей под подпись или через систему документооборота.

13.1. Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами ведётся через оператора электронного документооборота: оператор ЭДО по договору от 20.12.2025 № 415-ЭДО, роуминг с операторами контрагентов

13.2. Условие об обмене документами в электронном виде включается в договор с контрагентом либо оформляется отдельным соглашением с указанием видов документов и адресов участников.

13.3. Датой получения электронного документа считается дата поступления его в систему оператора и формирования подтверждения; извещения о получении сохраняются вместе с документом.

13.4. Документы, для которых законом предусмотрена бумажная форма, дублируются на бумаге; исходящий номер при этом присваивается единый.

13.5. При отказе контрагента от электронного обмена или при технической недоступности системы документы направляются на бумаге в обычном порядке с отметкой о причине.

14.1. Номенклатура дел утверждается руководителем на календарный год; действующая номенклатура утверждена 20.12.2025.

14.2. В номенклатуру включаются все дела, заводимые в организации, с указанием индекса, заголовка, количества томов и срока хранения.

14.3. Исполненные документы помещаются в дело в соответствии с номенклатурой в течение десяти рабочих дней после завершения исполнения.

14.4. В дело помещается один экземпляр документа с визами согласования и отметкой об исполнении; черновики, дубликаты и рабочие копии в дело не подшиваются.

14.5. Документы в деле располагаются в хронологическом порядке.

14.6. Объём дела не превышает 250 листов, при превышении заводится следующий том.

14.7. Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела, поскольку они уничтожаются в разные сроки.

15.1. Модель хранения: собственный архив организации.

15.2. Место хранения дел: архивное помещение в офисе по адресу г. Москва, ул. Ленина, д. 1, комната 8.

15.3. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков их хранения, включая документы по личному составу.

15.4. Дела временного хранения до трёх лет остаются в подразделениях, дела длительного и постоянного хранения передаются на хранение по описи через год после завершения делопроизводством.

15.5. Дела длительного хранения оформляются полностью: листы нумеруются, составляется внутренняя опись и лист-заверитель, дело подшивается в твёрдую обложку.

15.6. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если они созданы начиная с 2003 года, и 75 лет, если созданы ранее.

15.7. Выдача дел во временное пользование работникам и сторонним организациям оформляется распиской или актом с указанием срока возврата.

16.1. Ежегодно проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой отбираются дела на постоянное хранение и дела с истёкшими сроками хранения.

16.2. Экспертизу проводит комиссия, назначаемая приказом руководителя, в составе не менее трёх работников, включая ответственного за архив.

16.3. Уничтожение документов оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акт утверждает руководитель.

16.4. Документы уничтожаются способом, исключающим восстановление информации: шредированием или передачей на утилизацию по договору с актом.

16.5. Уничтожение документов до истечения срока хранения не допускается, а акт о выделении к уничтожению хранится постоянно.

16.6. Дела, по которым ведётся спор, проверка или судебное разбирательство, не уничтожаются до окончания разбирательства независимо от срока хранения.

21.1. Регламент вступает в силу с 01.02.2026 и действует до его отмены или замены новым локальным нормативным актом.

21.2. Все работники организации знакомятся с Регламентом под подпись; лист ознакомления оформляется по форме Приложение № 1 и хранится вместе с Регламентом.

21.3. Вновь принимаемые работники знакомятся с Регламентом до подписания трудового договора.

21.4. Изменения в Регламент вносятся приказом руководителя; работники знакомятся с изменениями под подпись в том же порядке.

21.5. Действующая редакция Регламента размещается в общем доступе для работников и хранится у ответственного за делопроизводство.

21.6. Утверждено: генеральный директор Петров П. П., приказ 7-ОД от 15.01.2026, г. Москва.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с Регламентом делопроизводства и документооборота Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», утверждённым приказом 7-ОД от 15.01.2026

С Регламентом ознакомлен(а), содержание понятно, экземпляр для ознакомления получен(а):

Лист ознакомления ведёт секретарь генерального директора Смирнова А. И..

Лист ознакомления хранится вместе с Регламентом весь срок его действия и три года после отмены.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка». Начат 01.02.2026.

Входящие документы:

Исходящие документы:

Если исходящий документ является ответом, номер и дата входящего документа указываются в графе «Краткое содержание».

Журнал ведёт секретарь генерального директора Смирнова А. И..

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» на 2026 год

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в организации за год (вносится по окончании года):

АКТ

приёма-передачи документов и дел