Маршрутный лист 2026

Компенсация разъездных расходов не облагается НДФЛ и взносами и учитывается в расходах только тогда, когда поездки документально подтверждены. Маршрутный лист — как раз тот документ, который показывает проверяющим, что работник ездил по служебным делам, а не оплачивал личные поездки за счёт работодателя. Он же дисциплинирует самого работника: по листу видно, сколько объектов посещено за день и как расходуется рабочее время.

Заполните шапку: организацию, работника, период учёта и основание поездок. Лист выдаётся работнику на день, неделю или месяц. Работник вносит в таблицу каждую поездку в день её совершения и, где это возможно, получает отметку принимающей стороны. Расходы на проезд заносятся во вторую таблицу, а проездные документы и чеки прикладываются к листу. По окончании периода работник подписывает лист, руководитель подразделения подтверждает служебный характер поездок, после чего лист проверяет бухгалтерия и рассчитывает сумму возмещения. Утверждённой формы маршрутного листа нет — организация вводит свою форму приказом или приложением к положению о разъездной работе.

Маршрутный лист не заменяет собой путевой лист: если работник ездит на автомобиле организации, нужен путевой лист по обязательным реквизитам транспортного законодательства. Разъездной характер работы должен быть закреплён в трудовом договоре и локальном акте, иначе компенсацию признают частью зарплаты и обложат НДФЛ и взносами. Не оставляйте пустых строк и незаполненных графов о цели поездки: формулировки вида «по делам организации» проверяющие не принимают. Следите за сроком сдачи листа и сохраняйте проездные документы — без них компенсация подтверждена только словами работника.