Номенклатура дел организации 2026

Без номенклатуры дел организация не знает, что и сколько ей хранить. Отсюда две противоположные беды: выбрасывают то, что должно было лежать 50 лет, и годами копят коробки с бумагами, которые можно было уничтожить через пять лет. Номенклатура закрывает обе: она заранее назначает каждому виду документов индекс, место и срок. Она же служит основой описей дел, актов о выделении документов к уничтожению и запросов работников о стаже — без неё найти в архиве нужный приказ трёхлетней давности можно только перебором.

Служба делопроизводства собирает от подразделений их номенклатуры дел, сводит в единый перечень по разделам, нумерует дела индексами вида «01-05» (индекс подразделения — порядковый номер дела внутри раздела), проставляет сроки хранения по Перечню № 236 и передаёт на рассмотрение экспертной комиссии. После одобрения ЭК руководитель утверждает номенклатуру своим приказом, и с 1 января она работает. По окончании года в конце номенклатуры делают итоговую запись: сколько дел фактически заведено, отдельно постоянного хранения, свыше 10 лет, до 10 лет включительно и по личному составу.

Дело со сроком «50/75 лет» уничтожили как пятилетнее — работник не сможет подтвердить стаж, а организация получит претензию и предписание. Заголовок дела написан размыто («Разное», «Переписка») — при проверке невозможно доказать, что документ вообще существовал. Номенклатуру не переутвердили на новый год — все дела года формально заведены вне учёта, описи не сходятся. Организация — источник комплектования архива не согласовала номенклатуру с ЭПК в течение пяти лет — нарушение правил архивного хранения. Сроки взяли из старого Перечня 2010 года — часть значений уже не действует.