Акт уничтожения носителей персональных данных (копий с ПДн работника)
Проверка Роскомнадзора начинается с вопроса «покажите, как вы уничтожаете данные». Слова «мы удалили» не доказывают ничего: доказывает акт с составом комиссии, перечнем носителей, способом уничтожения и заключением о невозможности восстановления.
Что документ закрепляет
- Шапка акта
- Состав комиссии
- Основание уничтожения
- Основание: истечение срока хранения
- Основание: достижение цели обработки
- Основание: отзыв согласия субъектом
- Основание: требование субъекта
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.
Образец заполнения — смотреть на сайтеО документе
Проверка Роскомнадзора начинается с вопроса «покажите, как вы уничтожаете данные». Слова «мы удалили» не доказывают ничего: доказывает акт с составом комиссии, перечнем носителей, способом уничтожения и заключением о невозможности восстановления. Второй адресат акта — сам субъект: человек, отозвавший согласие, вправе потребовать подтверждения уничтожения, и без акта оператор ответить не сможет. Третий сценарий — утечка: если данные, которые давно следовало уничтожить, всплывают в открытом доступе, отсутствие акта превращает просрочку хранения в отдельный состав.
Укажите приказ, которым создана комиссия, её председателя и членов, дату и место уничтожения. Выберите основание — истечение срока хранения, достижение цели обработки, отзыв согласия, требование субъекта или предписание надзорного органа: под каждое основание акт подставит свою формулировку со своим сроком уничтожения из закона. Заполните таблицу носителей: вид носителя, учётный номер, категория данных, количество и применённый способ. В акте уже есть перечень способов по видам носителей — от шредирования и размагничивания до гарантированного затирания, заключение комиссии о невозможности восстановления и отметка о внесении записи в журнал учёта.
Акт без учётных номеров носителей бесполезен: по нему невозможно понять, что именно уничтожено, и проверяющий сочтёт обязанность неисполненной. Формулировка «удалены из базы» без указания способа не проходит для электронных носителей — обычное удаление файла данные не уничтожает, нужно гарантированное затирание или разрушение носителя, и это должно быть написано. Уничтожение основной базы при сохранившихся резервных копиях — не уничтожение: комиссия обязана проверить копии, в том числе у подрядчиков, которым данные передавались по поручению. Комиссия из одного человека и акт без заключения о невозможности восстановления — самые частые причины, по которым акт не принимают во внимание. И отдельно: срок на уничтожение при отзыве согласия — тридцать дней, а при требовании субъекта об уничтожении неправомерно полученных данных — всего семь рабочих дней.
Комментарии юриста к пунктам
Как заполнить и применить документ. В готовый файл эти пояснения не попадают.
Основание: истечение срока хранения
Хранить персональные данные дольше установленного срока нельзя (ч. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).
Основание: достижение цели обработки
По достижении цели обработки данные уничтожаются в срок не более 30 дней (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
Основание: отзыв согласия субъектом
При отзыве согласия данные уничтожаются в срок не более 30 дней с даты поступления отзыва (ч. 5 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
Основание: требование субъекта
По требованию субъекта данные уничтожаются в течение 7 рабочих дней; об уничтожении уведомите субъекта и третьих лиц, которым данные передавались (ст. 20, 21 Закона № 152-ФЗ).
Основание: предписание уполномоченного органа
Неправомерно обрабатываемые данные уничтожаются в течение 10 рабочих дней с даты выявления, с уведомлением субъекта и уполномоченного органа (ч. 3 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
Особые отметки и контроль результата
Если уничтожение поручено сторонней организации, приложите её акт или справку и заключите с ней условие о конфиденциальности. Акт подтверждает исполнение обязанности по уничтожению и предъявляется по требованию Роскомнадзора и субъекта.
Частые вопросы
Документ «Акт уничтожения носителей персональных данных» действителен по закону?
Да. Базовый документ составлен по действующим нормам РФ и содержит все существенные условия. Премиум-пункты добавляют защитные условия (неустойка, порядок споров и т.п.).
Сколько стоит и что входит в цену?
Готовый документ – 499 ₽, разовая оплата или по подписке. В цену входят все четыре формата – DOCX, PDF, ODT и RTF – без водяного знака, с бессрочным доступом в кабинете. Бесплатно и без регистрации: прочитать весь текст на экране. Пустой бланк для печати от руки пришлём на почту, тоже бесплатно.
Нужно ли заверять у нотариуса?
Для большинства бытовых договоров нотариальное заверение не требуется. Если оно необходимо в вашем случае, документ полностью готов к нотариусу.
Обновляется ли шаблон при изменении закона?
Да. При изменении законодательства шаблон обновляется, а вы получаете уведомление с предложением пересоздать документ.
Нормативная база
-
152-ФЗ ст. 21 — Прекращение обработки и отзыв согласия
-
152-ФЗ ст. 22.1 — Лицо, ответственное за организацию обработки данных
-
152-ФЗ ст. 19 — Меры по обеспечению безопасности данных
-
152-ФЗ ч. 7 ст. 5
-
152-ФЗ ст. 9 — Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных
-
152-ФЗ ст. 6 — Условия обработки персональных данных
-
152-ФЗ ст. 14 — Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным
-
152-ФЗ ст. 20 — Обязанности оператора при обращении к нему субъекта персональных данных либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, а также уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных
-
152-ФЗ ст. 23 — Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных
-
Постановление Правительства РФ № ст. 1119
-
Приказ ФСТЭК № ст. 21
-
152-ФЗ ст. 18.1 — Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом
-
152-ФЗ ст. 7 — Конфиденциальность персональных данных