Журнал учёта уничтожения персональных данных 2026

Приложение «Акт об уничтожении персональных данных». Акт составляется комиссией по каждому факту уничтожения и хранится вместе с журналом.

Приложение «Лист-заверитель журнала». Лист-заверитель оформляется на последнем листе прошитого журнала при его закрытии и передаче в архив.

Приложение «Лист ознакомления с порядком уничтожения персональных данных». С порядком уничтожения под подпись знакомят всех работников, которые обрабатывают персональные данные.

Журнал – это не формальность для проверяющего, а единственный способ доказать, что данные действительно уничтожены в срок. При проверке Роскомнадзор запрашивает именно его: без журнала и актов организация считается продолжающей обработку, даже если файлы давно удалены.

Ведение журнала – одна из мер соблюдения закона о персональных данных наряду с политикой обработки, назначением ответственного и внутренним контролем.

Бумажный журнал прошнуруйте, пронумеруйте листы и заверьте подписью руководителя с указанием количества листов. Непрошитый журнал на скрепке проверяющий вправе не принять: в него можно подложить лист задним числом.

Электронный журнал ценен только тем, что фиксирует автора и время записи. Файл в общей папке, который может править любой сотрудник, доказательственной силы не имеет – храните журнал в системе с разграничением доступа и протоколированием изменений.

Хранить данные дольше, чем нужно для цели, – уже нарушение: избыточные данные удаляйте, а не оставляйте «на всякий случай».

Чаще всего при уничтожении забывают о резервных копиях, архивах почты, файловых хранилищах, черновиках и бумажных копиях в подразделениях.

Самая частая ошибка – записи «оптом» в конце квартала. Дата записи должна совпадать с датой акта об уничтожении: расхождение сразу показывает проверяющему, что журнал заполняли к проверке.

Ответственного назначают приказом, а не устно. Если приказа нет, ответственность за нарушения ложится непосредственно на руководителя организации.

Штрафы за нарушения в области персональных данных с 2025 года считаются одними из самых чувствительных для малого бизнеса, а при утечке применяются оборотные штрафы. Журнал и акты – это не бумажки для проверяющего, а доказательство того, что оператор выполнил обязанность по уничтожению данных.

Что проверяет Роскомнадзор. При проверке Роскомнадзор запрашивает журнал уничтожения вместе с актами и сверяет записи с перечнем данных и сроками хранения; проверяет назначение ответственного, утверждение политики и мер защиты, ознакомление работников под подпись, подачу уведомления об обработке и соответствие заявленных целей фактической обработке. Типичные претензии к журналу: записи задним числом одной датой, нет актов, не указан способ уничтожения, не совпадает состав уничтоженного.

За обработку данных сверх заявленных целей и неуничтожение данных штрафуют и должностное лицо, и организацию. Отсутствие документального подтверждения уничтожения расценивается как продолжение обработки: доказывать уничтожение должен оператор. Субъект вправе требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда независимо от административного штрафа.