Журнал ознакомления работников с документами по ПДн 2026

Основание. Оператор обязан знакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, документами, определяющими его политику, и локальными актами по вопросам обработки (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ); работников – под роспись с документами работодателя о порядке обработки их персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Форма журнала законом не установлена: её утверждает оператор, обычно тем же приказом, что и документы по персональным данным. Журнал – главное доказательство ознакомления при проверке Роскомнадзора.

Как заполнять. Запись вносится в день ознакомления и до допуска работника к обработке персональных данных. Работник собственноручно ставит подпись и дату. В графе 4 указываются наименование, реквизиты утверждения и редакция документа, а не «документы по ПДн». Ознакомление с новой редакцией – новая запись, даже если работник знакомился с прежней. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой с надписью «Исправленному верить», датой и подписью ответственного; пропущенное ознакомление не восстанавливают задним числом – работника знакомят повторно текущей датой. При отказе от ознакомления составляют акт, а в графе 6 делают отметку со ссылкой на него.

Как заполнять. Запись вносится в день ознакомления и до допуска работника к обработке персональных данных. Работник собственноручно ставит подпись и дату. В графе 4 указываются наименование, реквизиты утверждения и редакция документа, а не «документы по ПДн». Ознакомление с новой редакцией – новая запись, даже если работник знакомился с прежней. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой с надписью «Исправленному верить», датой и подписью ответственного; пропущенное ознакомление не восстанавливают задним числом – работника знакомят повторно текущей датой. При отказе от ознакомления составляют акт, а в графе 6 делают отметку со ссылкой на него. Электронное ознакомление допустимо, если работник идентифицирован: вход по личной учётной записи, электронная подпись, система кадрового электронного документооборота. Реквизиты подтверждения печатаются в графе 6; без них распечатку подписывают работники.

Хранение. Бумажный журнал прошнуровывают, листы нумеруют, заверительную надпись подписывает ответственный. Журнал сам содержит персональные данные работников: хранится в запираемом шкафу, доступ – по перечню. Разумный срок хранения – не менее пяти лет после последней записи, а для работников – не меньше срока хранения их личных дел; уничтожают по акту.