Акт списания инвентаризации

Гриф стоит в правом верхнем углу над названием акта. Акт вступает в силу с даты утверждения: до неё имущество с учёта не снимается и продолжает числиться за материально ответственным лицом.

Приказ о списании и о составе комиссии удобно издавать один раз на год – тогда в каждом акте достаточно сослаться на него. Заключение сервисной организации или эксперта – самое сильное подтверждение расхода перед налоговой.

В комиссию включают того, кто ведёт учёт, и того, кто может оценить техническое состояние. Материально ответственное лицо присутствует при осмотре и подписывает акт отдельно; акт, подписанный им одним, налоговая оспаривает чаще всего. Члены комиссии отвечают за достоверность сведений и подписывают акт только по результатам личного осмотра.

ИП и организации с упрощённым учётом могут не создавать комиссию, если это закреплено в учётной политике или приказе. Причину списания всё равно нужно подтвердить: приложите дефектную ведомость, заключение сервиса, фотографии. Если имущество числится за работником, одного его осмотра мало – нужен второй участник.

Бланки вносите поштучно – с серией и номером каждого в графе номера. Для основных средств цена – первоначальная стоимость по данным учёта, для материалов и товаров – учётная цена единицы. Имущество, не вошедшее в таблицу, этим актом не списывается.

Остаточная стоимость и расходы на демонтаж и утилизацию учитываются в расходах, если они обоснованы и подтверждены документами. Если объект самортизирован полностью, остаточная стоимость равна нулю.

Причина «износ» без описания конкретных дефектов расход не подтверждает – опишите, что именно вышло из строя и почему это неустранимо или ремонт экономически нецелесообразен.

Член комиссии, не согласный с выводами, подписывает акт с отметкой об особом мнении и прикладывает письменные пояснения; отказ от подписи фиксируется отдельной записью, удостоверенной подписями остальных участников.

Отходы I–IV классов опасности – оргтехнику, аккумуляторы, люминесцентные лампы, масла – нельзя вывезти на обычную свалку и нельзя уничтожить своими силами: их принимает организация с лицензией на обращение с отходами. Договор с ней и акт приёма-передачи храните вместе с актом списания. Фактическое уничтожение оформите отметкой, приложенной к акту: без неё расход могут признать неподтверждённым, а имущество – сохранившимся или проданным.

Возврат поставщику возможен, только если это предусмотрено договором. Продажа списанного имущества оформляется отдельным договором и накладной; выручка – доход.

Оприходованные материалы уменьшают убыток от списания, а их стоимость – внереализационный доход. Неоприходованный, но сданный за деньги лом – типичная претензия проверяющих.

СИЗ списывают по истечении срока носки или досрочно при негодности; при досрочном списании укажите в графе причины, что именно случилось (повреждение, утрата защитных свойств). Выдача списанного СИЗ приравнивается к необеспечению работника защитой.

Обезличенное количество для бланков не годится – нужен каждый номер. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек уничтожают с составлением акта. Выброс бланков без акта создаёт риск их использования третьими лицами.

В графе «Наименование» укажите заголовки дел, в графе номера – номер дела по номенклатуре или описи. К уничтожению выделяют только документы, срок хранения которых истёк на 1 января года составления акта. Документы по личному составу и постоянного хранения не уничтожают. Для архивной экспертизы есть отдельная форма – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номерные агрегаты (двигатель, кузов, рама) вносите в таблицу отдельными строками с их номерами. Списание с бухучёта не снимает автомобиль с регистрационного учёта – транспортный налог начисляется, пока он числится в реестре. Регистрацию прекращают по заявлению собственника с документом об утилизации.

Работник отвечает только за прямой действительный ущерб и по общему правилу в пределах среднего месячного заработка; полная ответственность – лишь в случаях ст. 243 ТК РФ. До решения проведите проверку, установите размер и причины ущерба, истребуйте письменное объяснение (отказ – актом). Удержание по распоряжению работодателя – в пределах среднего заработка и не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба; иначе – только через суд.

Акт – первичный учётный документ: в нём должны быть наименование, дата, наименование организации, содержание операции, натуральные и денежные измерители, должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой. Без любого из реквизитов акт теряет силу первичного документа.

Закрытого перечня случаев восстановления НДС при списании в НК РФ нет: Минфин в отдельных письмах требует восстанавливать налог при недостаче и порче, суды чаще поддерживают налогоплательщиков. Позицию лучше заранее закрепить в учётной политике.

Акт и приложения хранят не меньше пяти лет после года, в котором расход учтён; для расходов, которые уменьшают базу будущих лет (убыток), – весь срок его переноса.

Унифицированные формы по постановлению Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 с 2013 года не обязательны: форму первичного документа утверждает руководитель по представлению главного бухгалтера, но в ней должны быть все реквизиты ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Если учётной политикой утверждены формы ОС-4 и ОС-4а (как в 1С), используйте их без изменения состава граф. ОС-4 оформляют на один объект основных средств (кроме автотранспорта), ОС-4а – на автомобиль и другой автотранспорт, на группу объектов – ОС-4б. Акт составляют в двух экземплярах: первый – в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица для сдачи на склад деталей и материалов от разборки. Основание – приказ (распоряжение) руководителя о списании или о создании постоянно действующей комиссии: его номер и дата – в рамках справа. Акт вступает в силу после утверждения руководителем; датой списания с учёта обычно служит дата утверждения.

Графы раздела заполняет бухгалтерия по инвентарной карточке (ОС-6): первоначальная стоимость – с учётом переоценок, достройки и модернизации; амортизация – начисленная по месяц списания включительно. Остаточная стоимость признаётся прочим расходом (в налоговом учёте – внереализационным расходом по подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Раздел о драгоценных материалах заполняют по паспорту (формуляру) изделия; если драгоценных металлов нет, графы прочеркивают. В заключении комиссии опишите конкретные дефекты и причину невозможности или нецелесообразности ремонта – слово «износ» без описания расход не подтверждает. Комиссия назначается приказом руководителя; в неё включают главного бухгалтера или бухгалтера и лиц, отвечающих за сохранность объекта.

Раздел заполняет бухгалтерия после демонтажа: затраты на разборку и вывоз (Д 91.02) и оприходованные материалы и лом по рыночной стоимости (Д 10 К 91.01 – доход). Отметку о списании в инвентарной карточке подписывает главный бухгалтер.

Унифицированные формы по постановлению Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 с 2013 года не обязательны: форму первичного документа утверждает руководитель по представлению главного бухгалтера, но в ней должны быть все реквизиты ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Если учётной политикой утверждены формы ОС-4 и ОС-4а (как в 1С), используйте их без изменения состава граф. ОС-4 оформляют на один объект основных средств (кроме автотранспорта), ОС-4а – на автомобиль и другой автотранспорт, на группу объектов – ОС-4б. Акт составляют в двух экземплярах: первый – в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица для сдачи на склад деталей и материалов от разборки. Основание – приказ (распоряжение) руководителя о списании или о создании постоянно действующей комиссии: его номер и дата – в рамках справа. Акт вступает в силу после утверждения руководителем; датой списания с учёта обычно служит дата утверждения.

Графы раздела заполняет бухгалтерия по инвентарной карточке (ОС-6): первоначальная стоимость – с учётом переоценок, достройки и модернизации; амортизация – начисленная по месяц списания включительно. Остаточная стоимость признаётся прочим расходом (в налоговом учёте – внереализационным расходом по подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). Списание с бухгалтерского учёта не прекращает регистрацию автомобиля: транспортный налог начисляется, пока он числится в реестре. Регистрацию прекращают по заявлению собственника в связи с утилизацией; дату снятия с учёта вносят в графу 5 раздела 1. Номера двигателя, шасси и технического паспорта сверьте с ПТС (электронным ПТС).

Раздел о драгоценных материалах заполняют по паспорту (формуляру) изделия; если драгоценных металлов нет, графы прочеркивают. В заключении комиссии опишите конкретные дефекты и причину невозможности или нецелесообразности ремонта – слово «износ» без описания расход не подтверждает. Комиссия назначается приказом руководителя; в неё включают главного бухгалтера или бухгалтера и лиц, отвечающих за сохранность объекта.

Раздел 4 – пригодные детали и узлы, которые приходуются после разборки (двигатель, коробка передач, шины): по каталожному и номенклатурному номеру, по рыночной стоимости. Раздел заполняет бухгалтерия после демонтажа: затраты на разборку и вывоз (Д 91.02) и оприходованные материалы и лом по рыночной стоимости (Д 10 К 91.01 – доход). Отметку о списании в инвентарной карточке подписывает главный бухгалтер.