Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 2026

Без акта уничтожение документов юридически не существует. Если через год налоговая запросит документы, ответ «мы их уничтожили» без акта не принимается: непредставление документов повлечёт последствия так же, как если бы их прятали. Акт нужен и в обратной ситуации — когда хранить всё подряд невозможно физически. Он позволяет законно освободить архив и одновременно зафиксировать, что именно уничтожено, в каком объёме и за какие годы, чтобы потом не искать несуществующие дела. Для организаций, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, акт — обязательный этап согласования с архивным учреждением.

Работник, отвечающий за делопроизводство, отбирает дела, срок хранения которых истёк к 1 января текущего года, и составляет проект акта: заголовки дел, крайние даты, индексы по номенклатуре, количество дел, сроки хранения со ссылкой на статьи перечня. Акт рассматривается на заседании экспертной комиссии одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу за тот же период — это ключевое правило: уничтожать можно только то, что уже прошло экспертизу вместе с постоянной частью. Затем акт утверждает руководитель организации, документы уничтожаются выбранным способом, и в акт вносится отметка о фактическом уничтожении.

Уничтожение документов раньше срока — самая дорогая ошибка: восстановить первичные документы невозможно, а расходы без них снимут при проверке. Особенно опасны документы по личному составу: по ним восстанавливают стаж, и их сроки хранения измеряются десятилетиями. Акт, подписанный до того, как экспертная комиссия рассмотрела описи дел постоянного хранения, порочен по процедуре: проверяющий вправе считать, что документы уничтожены без экспертизы ценности. Уничтожение документов с персональными данными обычным выбрасыванием в мусор — самостоятельное нарушение, и штрафы по нему выросли. Наконец, акт без отметки о фактическом уничтожении доказывает только намерение.