Разделы
На выходе — файл документа: DOCX, PDF, ODT и RTF, без водяного знака, 199 ₽ — разовая оплата, без подписки.
Заполняете онлайн — это ≈16 мин, оплата в конце. Посмотреть весь текст до оплаты — в образце.
УТВЕРЖДАЮ
__________ __________
__________
Приказ № __________ от __________
__________ __________, ИНН __________, на __________ год.
Номенклатура введена в действие с 1 января __________ года и действует до конца этого года включительно.
Ответственный за ведение номенклатуры и формирование дел — __________ __________.
Место хранения дел: __________.
Заголовки дел расположены по разделам, индекс дела состоит из индекса подразделения и порядкового номера дела внутри раздела.
Обязанность обеспечивать сохранность документов и соблюдать сроки хранения установлена законом об архивном деле 125-ФЗ ст. 17Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения и номер статьи по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
Итоговая запись составляется по окончании __________ года и подписывается ответственным за делопроизводство.
Сведения из итоговой записи передаются в архив организации, а в организациях — источниках комплектования также сообщаются в архивное учреждение.
| По срокам хранения | Всего заведено дел | В том числе переходящих на следующий год | С отметкой ЭК |
|---|---|---|---|
Постоянного хранения — __________. Временного хранения свыше 10 лет — __________. Временного хранения до 10 лет включительно — __________. По личному составу — __________. Из них переходящих — __________.
Составил: __________ __________, дата «18» сентября 2026 г..
Одобрено экспертной комиссией организации, протокол № __________ от __________.
Дело заводится только под тем заголовком и индексом, которые есть в номенклатуре. Появился документ, для которого места не нашлось — в конце соответствующего раздела заводится новое дело с очередным индексом, и запись вносится в номенклатуру текущего года.
В дело подшиваются документы одного календарного года. Исключение — переходящие дела: судебные, кадровые по незакрытому вопросу, договоры длительного действия. Переходящее дело не закрывается, а переносится в номенклатуру следующего года с сохранением индекса.
Толщина тома ограничена: при превышении примерно 250 листов заводят второй том с тем же заголовком и отметкой «том 2».
Заголовок дела должен отвечать на вопрос, что в деле лежит. Формулировки «Разное», «Прочее», «Документы» неприменимы: по ним невозможно ни найти документ, ни определить срок хранения.
Электронные дела включаются в ту же номенклатуру наравне с бумажными, с отметкой «Электронное дело» в графе «Примечание». Отдельную номенклатуру для них не ведут.
Базовый источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В графу «Срок хранения» переносится и сам срок, и номер статьи Перечня Приказ Росархива 236 —Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Если для документа есть специальный отраслевой перечень или прямое требование закона, применяется больший срок. Сокращать сроки, установленные Перечнем, организация не вправе, а увеличивать — вправе, зафиксировав это в номенклатуре.
Отметка «ЭПК» рядом со сроком означает, что по окончании срока дело не уничтожается автоматически: экспертная комиссия решает, есть ли основания оставить его на постоянное хранение 125-ФЗ ст. 26Использование архивных документов.
Срок хранения «5 лет» отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством, а не с даты последнего документа в деле.
Уничтожение дел до истечения срока — самостоятельное нарушение. Дела выделяются к уничтожению только актом, который составляется на основе номенклатуры и описей и утверждается руководителем после решения экспертной комиссии.
Работник запросил справку о стаже за период, дело за который уничтожили раньше срока. Восстановить сведения нечем, спор о стаже переходит в суд, и доказывать придётся организации.
Налоговый орган запросил первичные документы за прошлые периоды. Отсутствие документов из-за досрочного уничтожения не освобождает от доначислений: расходы просто снимут.
При ликвидации выяснилось, что документы по личному составу не сформированы в дела и не описаны. Передать их в архив в таком виде нельзя, ликвидацию приходится приостанавливать.
Номенклатура составлена один раз и переносится из года в год без пересмотра. При проверке архивного органа расхождение фактического состава дел с номенклатурой фиксируется как нарушение порядка хранения архивных документов.
Сроки взяты из Перечня 2010 года, отменённого приказом Росархива № 236. Часть сроков в нём короче действующих, и дела уничтожены преждевременно.
Подразделение: ____________________ Индекс: ______ На __________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел | Срок хранения и номер статьи | Примечание |
|---|---|---|---|---|
Наименование должности руководителя подразделения, подпись, расшифровка, дата.
Лист передаётся в службу делопроизводства не позднее ноября текущего года. Из таких листов собирается сводная номенклатура организации.
Дела временного хранения свыше 10 лет и постоянного хранения передаются в архив организации, как правило, через год после окончания делопроизводством.
| Индекс дела | Заголовок дела | Годы | Количество листов | Срок хранения | Дата передачи | Кто сдал | Кто принял |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Дела до 10 лет включительно в архив обычно не передаются: они хранятся в подразделении и по истечении срока уничтожаются по акту.
Приём-передача оформляется подписями обеих сторон. Расхождения фиксируются в этом же листе до подписания.
В деле подшито и пронумеровано ______ листов, в том числе литерных ______, пропущенных номеров ______.
Особенности состояния и формирования дела: повреждённые листы, листы с наклейками, конверты с вложениями, документы с самостоятельной нумерацией — указать при наличии.
| Должность | Фамилия и инициалы | Подпись | Дата |
|---|---|---|---|
Лист-заверитель подшивается в конце дела. Без него дело постоянного хранения архив не примет.
Ответы и заполненные поля вернутся к исходным
Номенклатура дел организации·18 частей
Сохраним документ в вашем кабинете
Формат файла