Форма М-11 — требование-накладная

Требование-накладная № ______ от ______ фиксирует внутреннее движение материалов — со склада в подразделение, между подразделениями либо возврат на склад, а не отпуск за пределы организации.

Состав реквизитов ориентирован на унифицированную форму № М-11, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а; форма не входит в перечень обязательных с 2013 года, поэтому графы адаптированы под конкретный учёт, но обязательные реквизиты первичного учётного документа сохранены 402-ФЗ ст. 9402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы.

Организация: ______. Отправитель: ______, счёт учёта ______. Получатель: ______, счёт учёта ______.

Основание отпуска: ______.

Требование-накладная оформляет перемещение материалов внутри одного юридического лица: собственник материалов не меняется, меняется только подразделение-держатель и материально ответственное лицо.

Если материалы фактически покидают организацию — передаются подрядчику, в другую организацию или на переработку стороннему лицу, — используют накладную на отпуск материалов на сторону, а не эту форму: там движение сопровождается корреспонденцией с внешним контрагентом, здесь — только между собственными счетами и подразделениями.

Путаница между двумя формами опасна бухгалтерски: внутреннее перемещение, оформленное как отпуск на сторону, может ошибочно попасть в расчёты с контрагентами, которых по факту не было.

Материалы списываются со счёта учёта отправителя ______ и принимаются к учёту на счёте затрат получателя ______. Проводка отражает встречное движение: кредит по счёту склада, дебет по счёту подразделения, принявшего материалы.

Отпуск сверх лимита, установленного лимитно-заборной картой или нарядом, кладовщик вправе произвести только по отдельной резолюции лица, разрешающего отпуск: ______ ______. Такой сверхлимитный отпуск целесообразно дополнительно пояснить в графе «Основание», указав причину — замену бракованного материала, аварийный расход, изменение нормы.

Пока накладная не подписана получателем, считать материалы списанными в расход подразделения нельзя — до этого момента ответственность за них несёт склад.

Настоящая накладная оформляет обратное движение: подразделение ______ возвращает неизрасходованный остаток материалов на склад ______, выданных ранее по требованию-накладной № ______ от ______.

Стоимость возвращённого остатка уменьшает сумму, ранее списанную на счёт затрат подразделения-получателя по исходной выдаче: делается обратная проводка на счёт ______ в кредит и сторно по счёту ______ в той же сумме, по которой материал был выдан.

Без этой накладной возвращённый материал числится за подразделением как использованный, хотя фактически лежит на складе — расхождение обычно всплывает только при инвентаризации, когда объяснить его уже сложнее.

Материалы возвращаются на склад ______ как брак или как не соответствующие требованиям для использования в подразделении ______. Основание — исходная выдача по накладной № ______ от ______.

Стоимость возвращённого брака аналогично уменьшает списание по счёту затрат подразделения-получателя ______: делается сторно на сумму возврата, а не списание в текущем периоде.

Характер брака, партию и предполагаемого виновника фиксируют в приложении к настоящему документу APP.DEFECT_ACT. Отдельный акт о браке нужен, если по результатам разбирательства предполагается удержание стоимости с виновного работника: сама накладная факт вины не устанавливает, а только фиксирует движение материала.

Графу «Затребовано» заполняют по заявке подразделения, графу «Отпущено» — по факту выдачи со склада. Расхождение между ними кладовщик поясняет тут же в примечании к строке или отдельной служебной запиской, приложенной к накладной.

Итоговую сумму по строке «Итого» сверяют с данными складского учёта до подписания документа получателем. Любые исправления после подписания вносят только новой строкой с отдельными подписями, а не правкой уже подписанных цифр.

Затребовал: ______ ______.

Разрешил отпуск: ______ ______.

Отпустил: ______ ______.

Получил: ______ ______.

Четыре подписи разделяют ответственность по этапам: затребовавший фиксирует, что материал действительно нужен подразделению, разрешивший — что отпуск не превышает лимит и согласован, отпустивший — что со склада реально выдано указанное количество, получивший — что материал принят в указанном объёме и качестве.

Без подписи получателя накладная не подтверждает факт передачи материалов, а без подписи разрешившего отпуск кладовщик отпускает материал без основания и рискует не доказать законность операции при проверке.

Требование-накладная служит первичным документом для записи по счетам бухгалтерского учёта 402-ФЗ ст. 9402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы: списание со счёта отправителя ______ и принятие к учёту на счёте получателя ______ делаются одной датой — датой составления накладной, а не датой её последующей регистрации в учётной программе.

Если документ фактически подписан позже даты отпуска материалов, разумно указывать в графе «Основание» фактическую дату отпуска отдельно — так проще снять вопросы при проверке хронологии первичных документов.

Приложение оформляют, если по требованию-накладной № ______ от ______ на склад ______ возвращается брак или материал, не пригодный к использованию в подразделении ______.

Акт подписывают представитель подразделения-получателя, сдающий брак, и кладовщик, принимающий его на склад. Если виновник не установлен на месте, графу оставляют пустой до завершения служебного разбирательства — акт можно дооформить подписью позже, само возвращение материала это не задерживает.