Форма М-17 — карточка учёта материалов

1.1. Форма № М-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а в составе типовых межотраслевых форм по учёту материалов.

1.2. Применение унифицированных форм сегодня обязательным не является: организация утверждает формы первичных документов и регистров сама, соблюдая требования к обязательным реквизитам 402-ФЗ ст. 9402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы.

1.3. Карточка учёта материалов — это регистр складского учёта 402-ФЗ ст. 10402-ФЗ ст. 10Регистры бухгалтерского учёта, и форма М-17 остаётся удобной основой, потому что содержит ровно то, что нужно для вывода остатка.

1.4. Карточка открывается на каждый номенклатурный номер: смешивать в одной карточке разные марки, сорта или размеры нельзя, иначе остаток теряет смысл.

1.5. Карточки заводит бухгалтерия и передаёт на склад под расписку в реестре карточек.

1.6. Это защищает от появления «своих» карточек, заведённых кладовщиком задним числом.

1.7. Порядок ведения складского учёта, круг материально ответственных лиц и периодичность сверки закрепляются в учётной политике или в приказе по организации 402-ФЗ ст. 8402-ФЗ ст. 8Учетная политика.

2.1. Запись делается в день операции на основании первичного документа.

2.2. Задним числом карточка не заполняется.

2.3. Основанием для записи о приходе служат приходный ордер, товарная накладная или универсальный передаточный документ, а также акт о приёмке материалов при расхождении с документами поставщика.

2.4. Основанием для записи о расходе служат требование-накладная при отпуске внутри организации, накладная на отпуск материалов на сторону, лимитно-заборная карта при систематическом отпуске в производство.

2.5. Остаток выводится в каждой строке.

2.6. Карточка без остатков — это не регистр, а список событий: по ней нельзя ни проверить наличие, ни доказать недостачу.

3.1. Норма запаса по данной позиции: ______ ______.

3.2. При снижении остатка до нормы кладовщик сообщает об этом в снабжение служебной запиской или отметкой в карточке.

3.3. Так карточка перестаёт быть архивом и начинает предупреждать о дефиците.

3.4. Норма пересматривается по фактическому расходу за период.

3.5. Данные для пересчёта берутся из этой же карточки: суммарный расход за квартал, делённый на число рабочих недель, даёт среднюю потребность, а срок поставки показывает, за сколько дней до нуля надо заказывать.

3.6. Материалы, движения по которым нет более года, выделяются отдельно: обычно это неликвиды, которые занимают место и завышают стоимость запасов.

3.7. Решение по ним принимается инвентаризационной комиссией.

4.1. Карточки хранятся в картотеке по номенклатурным номерам, а внутри — по группам материалов.

4.2. Записи ведутся чернилами без подчисток.

4.3. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой, рядом делается верная с датой исправления и подписью кладовщика, а при существенном исправлении — и подписью проверяющего от бухгалтерии.

4.4. Карточка не выдаётся со склада на руки.

4.5. Для передачи данных в бухгалтерию составляется реестр сдачи документов или ведомость остатков.

4.6. При заполнении карточки до конца открывается следующая с тем же номенклатурным номером и переносом остатка, а заполненная подшивается в дело.

5.1. Карточка ведётся в учётной программе, а бумажная распечатка формируется за период по требованию бухгалтерии, при инвентаризации и при смене материально ответственного лица.

5.2. Каждая запись должна иметь ссылку на первичный документ и не изменяться задним числом.

5.3. Исправление проводится отдельной записью 402-ФЗ ст. 10402-ФЗ ст. 10Регистры бухгалтерского учёта.

5.4. Права доступа разграничиваются: кладовщик вносит движение, но не меняет учётные цены и не удаляет записи.

5.5. Сканирование штрихкодов ускоряет ввод, но не отменяет первичный документ: отсканированная строка без приходного ордера или требования-накладной остаётся ничем не подтверждённой.

6.1. Движение ведётся с разбивкой по партиям: в графе документа указывается номер партии, а остаток выводится по каждой партии отдельно.

6.2. Отпуск производится по правилу «раньше поступило — раньше отпущено», если иное не установлено технологией.

6.3. Для материалов с ограниченным сроком годности это не рекомендация, а способ не получить неликвид.

6.4. Партии с истекающим сроком выделяются отметкой в карточке заранее, а не в день истечения: обычно нужен запас времени, чтобы использовать материал или вернуть его поставщику.

6.5. Материал с истёкшим сроком годности обособляется, маркируется и в производство не передаётся до решения комиссии.

6.6. Списание оформляется актом с указанием причины.

Бланк рассчитан на ведение карточки на складе.

Номенклатурный номер: ______________ Наименование: ______________________________ Ед. изм.: __________

Остаток на конец периода: ____________ ______

Материально ответственное лицо: _______________ / ____________________ /

Ведомость заполняется при периодической сверке. Расхождения разбираются в день сверки, пока причину ещё можно установить.

Сверку провели: кладовщик _______________ / ______ /

Бухгалтер _______________ / ______ /

Дата сверки: ______________________