Журнал учёта уничтожения персональных данных: образец заполнения и пустой бланк 2026

Настоящий журнал ведётся для регистрации фактов уничтожения персональных данных и материальных носителей, содержащих такие данные.

Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные, когда достигнута цель обработки, истёк срок хранения, отозвано согласие или выявлена неправомерная обработка. Уничтожение подтверждается актом об уничтожении, а при обработке с использованием средств автоматизации — актом и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных; запись в настоящем журнале дополняет эти документы 152-ФЗ ст. 21152-ФЗ ст. 21Прекращение обработки и отзыв согласия.

Журнал ведётся непрерывно с даты открытия до даты закрытия и хранится у ответственного за организацию обработки персональных данных.

Журнал ведётся в электронном виде в информационной системе оператора с разграничением прав доступа и фиксацией автора и времени каждой записи.

Записи журнала не удаляются и не изменяются задним числом: исправление вносится новой записью со ссылкой на исправляемую и с указанием причины.

По окончании календарного года журнал распечатывается, листы подписывает ответственный за организацию обработки персональных данных, после чего распечатка хранится вместе с актами об уничтожении.

Электронный журнал, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному журналу, подписанному собственноручно.

Персональные данные подлежат уничтожению при достижении цели обработки — например, когда завершён отбор кандидатов, исполнен договор или закрыт спор.

Данные уничтожаются также по истечении срока хранения, установленного законом, договором или локальным актом оператора.

Отзыв согласия субъектом либо его требование об уничтожении данных обязывает оператора прекратить обработку и уничтожить данные в срок, установленный законом, если нет иного правового основания для их дальнейшей обработки.

Отдельные основания — предписание уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, вступившее в силу решение суда и выявление факта неправомерной обработки, который оператор не может устранить.

Бумажные носители уничтожаются способом, исключающим восстановление текста: шредирование, фрагмент не более 2×15 мм, уровень P-4 по DIN 66399.

Электронные носители и записи в информационных системах уничтожаются способом, исключающим восстановление данных: программное затирание в 3 прохода по ГОСТ Р 50739-95 либо физическое разрушение носителя.

Если носитель содержит и подлежащие уничтожению, и сохраняемые данные, уничтожается только часть данных, а факт частичного уничтожения отражается в акте и в журнале с указанием, какие именно сведения удалены.

Отдельно проверяются резервные копии, архивы электронной почты, файловые хранилища, черновики и бумажные копии в подразделениях.

Передача носителей сторонней организации для уничтожения оформляется договором и актом; в журнале указываются реквизиты акта, полученного от исполнителя.

Запись вносится в день уничтожения персональных данных, отдельной строкой на каждый акт об уничтожении.

В графе о субъекте указывают конкретное лицо либо категорию субъектов и их количество, если уничтожается массив однородных документов.

В графе о составе данных перечисляют, какие именно сведения уничтожены: фамилия и имя, дата рождения, контакты, сведения о доходах и иные категории.

В графе об основании указывают одно из оснований уничтожения, а в графе об акте — номер и дату акта, который хранится вместе с журналом.

Каждая запись подписывается исполнителем, а при бумажной форме журнала — с расшифровкой подписи. Ответственный за ведение журнала проверяет полноту записей не реже одного раза в квартал.

Уничтожение персональных данных производится комиссией в составе не менее трёх человек, назначаемой приказом руководителя.

Состав комиссии: Смирнов А. Н. — генеральный директор, председатель комиссии; Иванов И. И. — заместитель генерального директора, член комиссии; Петрова М. С. — начальник отдела кадров, член комиссии.

По каждому факту уничтожения комиссия составляет акт, в котором указываются дата и место уничтожения, перечень уничтоженных данных и носителей, основание, способ уничтожения и подписи всех членов комиссии.

Акт составляется в одном экземпляре и хранится вместе с журналом. Реквизиты акта переносятся в соответствующую запись журнала.

Если субъект персональных данных требовал уничтожения своих данных, оператор направляет ему уведомление об исполнении требования в срок, установленный законом, а копию уведомления подшивает к акту.

Журнал ведёт ответственный за организацию обработки персональных данных, назначенный приказом руководителя, — заместитель генерального директора по общим вопросам Иванов Иван Иванович.

Ответственный контролирует своевременность записей, соответствие записей актам об уничтожении и сохранность журнала, а также организует ознакомление работников с порядком уничтожения данных.

На время отпуска или болезни ответственного его обязанности передаются другому работнику приказом; передача журнала оформляется актом приёма-передачи.

Руководитель организации утверждает форму журнала и порядок его ведения и вправе в любой момент проверить правильность заполнения.

Журнал хранится 5 (пять) лет с даты закрытия, если локальным актом оператора не установлен более длительный срок.

Журнал хранится в запираемом шкафу или сейфе у ответственного за организацию обработки персональных данных; доступ к нему имеют только уполномоченные работники.

Закрытый журнал вместе с актами об уничтожении подшивается в дело по номенклатуре и передаётся на хранение в архив организации по описи.

Электронный журнал хранится с резервным копированием и защитой от изменения записей; распечатки за закрытый период хранятся наравне с бумажным журналом.

Уничтожение самого журнала по истечении срока хранения оформляется актом в общем порядке.

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567

АКТ № 7 об уничтожении персональных данных от 18.05.2026

Комиссия в составе: Смирнов А. Н. — генеральный директор, председатель комиссии; Иванов И. И. — заместитель генерального директора, член комиссии; Петрова М. С. — начальник отдела кадров, член комиссии — составила настоящий акт о том, что в указанную дату уничтожены следующие персональные данные и носители, содержащие персональные данные.

Уничтожение произведено способом, исключающим возможность восстановления данных: шредирование, фрагмент не более 2×15 мм, уровень P-4 по DIN 66399; программное затирание в 3 прохода по ГОСТ Р 50739-95 либо физическое разрушение носителя.

Сведения об уничтожении внесены в журнал учёта уничтожения персональных данных (индекс дела 05-14) записью с реквизитами настоящего акта.

Журнал открыт 12.01.2026, закрыт 31.12.2026. Индекс дела по номенклатуре: 05-14.

С порядком уничтожения персональных данных ознакомлены: