Журнал учёта уничтожения персональных данных

Настоящий журнал ведётся для регистрации фактов уничтожения персональных данных и материальных носителей, содержащих такие данные.

Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные, когда достигнута цель обработки, истёк срок хранения, отозвано согласие или выявлена неправомерная обработка. Уничтожение подтверждается актом, а при обработке без средств автоматизации — также записью в журнале учёта.

Ведение журнала входит в состав мер, которые оператор принимает для соблюдения закона о персональных данных наряду с политикой обработки, назначением ответственного и внутренним контролем.

Журнал ведётся непрерывно с даты открытия до даты закрытия и хранится у ответственного за организацию обработки персональных данных.

Персональные данные подлежат уничтожению при достижении цели обработки — например, когда завершён отбор кандидатов, исполнен договор или закрыт спор.

Данные уничтожаются также по истечении срока хранения, установленного законом, договором или локальным актом оператора.

Отзыв согласия субъектом либо его требование об уничтожении данных обязывает оператора прекратить обработку и уничтожить данные в срок, установленный законом, если нет иного правового основания для их дальнейшей обработки.

Отдельные основания — предписание уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, вступившее в силу решение суда и выявление факта неправомерной обработки, который оператор не может устранить.

Хранение данных дольше, чем требуется для цели обработки, само по себе является нарушением: избыточные данные удаляют, а не «оставляют на всякий случай».

Бумажные носители уничтожаются способом, исключающим восстановление текста: __________.

Электронные носители и записи в информационных системах уничтожаются способом, исключающим восстановление данных: __________.

Если носитель содержит и подлежащие уничтожению, и сохраняемые данные, уничтожается только часть данных, а факт частичного уничтожения отражается в акте и в журнале с указанием, какие именно сведения удалены.

Отдельно проверяются места, о которых обычно забывают: резервные копии, архивы электронной почты, файловые хранилища, черновики и бумажные копии в подразделениях.

Передача носителей сторонней организации для уничтожения оформляется договором и актом; в журнале указываются реквизиты акта, полученного от исполнителя.

Запись вносится в день уничтожения персональных данных, отдельной строкой на каждый акт об уничтожении.

В графе о субъекте указывают конкретное лицо либо категорию субъектов и их количество, если уничтожается массив однородных документов.

В графе о составе данных перечисляют, какие именно сведения уничтожены: фамилия и имя, дата рождения, контакты, сведения о доходах и иные категории.

В графе об основании указывают одно из оснований уничтожения, а в графе об акте — номер и дату акта, который хранится вместе с журналом.

Каждая запись подписывается исполнителем, а при бумажной форме журнала — с расшифровкой подписи. Ответственный за ведение журнала проверяет полноту записей не реже одного раза в квартал.

Уничтожение персональных данных производится комиссией в составе не менее трёх человек, назначаемой приказом руководителя.

Состав комиссии: __________.

По каждому факту уничтожения комиссия составляет акт, в котором указываются дата и место уничтожения, перечень уничтоженных данных и носителей, основание, способ уничтожения и подписи всех членов комиссии.

Акт составляется в одном экземпляре и хранится вместе с журналом. Реквизиты акта переносятся в соответствующую запись журнала.

Если субъект персональных данных требовал уничтожения своих данных, оператор направляет ему уведомление об исполнении требования в срок, установленный законом, а копию уведомления подшивает к акту.

Журнал ведёт ответственный за организацию обработки персональных данных, назначенный приказом руководителя, — __________ __________.

Ответственный контролирует своевременность записей, соответствие записей актам об уничтожении и сохранность журнала, а также организует ознакомление работников с порядком уничтожения данных.

На время отпуска или болезни ответственного его обязанности передаются другому работнику приказом; передача журнала оформляется актом приёма-передачи.

Руководитель организации утверждает форму журнала и порядок его ведения и вправе в любой момент проверить правильность заполнения.

Ответственный за ведение журнала: __________ ____________ / __________ /

Руководитель: __________ ____________ / __________ /

Журнал хранится __________ лет с даты закрытия, если локальным актом оператора не установлен более длительный срок.

Журнал хранится в запираемом шкафу или сейфе у ответственного за организацию обработки персональных данных; доступ к нему имеют только уполномоченные работники.

Закрытый журнал вместе с актами об уничтожении подшивается в дело по номенклатуре и передаётся на хранение в архив организации по описи.

Электронный журнал хранится с резервным копированием и защитой от изменения записей; распечатки за закрытый период хранятся наравне с бумажным журналом.

Уничтожение самого журнала по истечении срока хранения оформляется актом в общем порядке.