Журнал ознакомления работников с документами по ПДн: образец 2026

Настоящий журнал ведётся в ______ для фиксации факта ознакомления работников с локальными нормативными актами в области обработки и защиты персональных данных.

Обязанность оператора ознакомить работников с документами, определяющими его политику обработки персональных данных, и с принятыми локальными актами установлена законом о персональных данных; для работников она дополнительно закреплена трудовым законодательством.

Форма журнала законом не установлена, поэтому оператор определяет её самостоятельно и вводит журнал в действие приказом.

Журнал ведётся непрерывно, записи вносятся в хронологическом порядке и не удаляются.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: ______, ______.

Ответственный назначается приказом руководителя, подчиняется ему непосредственно и отвечает за ведение журнала, полноту и достоверность записей.

На время отпуска, болезни или иного отсутствия ответственного его обязанности по ведению журнала возлагаются приказом на другого работника, о чём в журнале делается отметка с датой и реквизитами приказа.

Ответственный вправе требовать от руководителей подразделений своевременного направления работников на ознакомление и обязан сообщать руководителю о случаях уклонения.

Ознакомление проводится в следующих случаях, и каждый из них порождает отдельную запись в журнале.

До подписания трудового договора и до начала фактической обработки персональных данных. Ознакомление после первого рабочего дня уже нарушает порядок: работник успел получить доступ к данным, не зная правил.

При переводе на должность, предполагающую доступ к персональным данным, при включении работника в приказ о допуске и при выдаче ему доступа к информационной системе, обрабатывающей такие данные.

При введении нового локального акта и при изменении действующего. Ознакомление с новой редакцией обязательно даже тогда, когда работник знакомился с предыдущей: в журнале указывается номер редакции документа.

Не реже одного раза в год в рамках плановых мероприятий по контролю за обработкой персональных данных, а также после каждого инцидента с персональными данными, по итогам которого пересматривались внутренние правила.

Работники ______ знакомятся с локальными актами по следующему перечню:

Типовой набор оператора включает политику в отношении обработки персональных данных, положения об обработке данных работников и клиентов, приказ о назначении ответственного, приказ о допуске работников к обработке, политику информационной безопасности, инструкцию по эксплуатации системы защиты, регламент реагирования на инциденты и обязательство о неразглашении.

Перечень пересматривается при каждом изменении состава локальных актов. Ознакомление с документом, который на дату записи уже не действовал, доказательством не является.

Журнал распечатывается, прошнуровывается, листы нумеруются, а на обороте последнего листа делается заверительная надпись с количеством листов, подписью руководителя и печатью при её наличии.

Работник расписывается лично и собственноручно проставляет дату ознакомления. Подпись за другого работника, роспись «задним числом» и заранее проставленные даты обесценивают весь лист журнала.

Свободные строки не зачёркиваются: журнал продолжается по мере новых записей. Когда листы заканчиваются, оформляется лист-заверитель по форме Приложение № 1 и заводится следующий том.

Журнал ведётся в электронном виде. Записи вносятся ответственным лицом в день ознакомления:

Факт ознакомления подтверждается идентификацией работника в информационной системе работодателя, простой или усиленной электронной подписью либо отметкой в системе кадрового электронного документооборота. Реквизиты подтверждения указываются в соответствующей графе.

Электронный журнал защищается от изменения задним числом: используется журналирование действий пользователей, а исправление вносится новой строкой, а не правкой прежней.

По запросу работника, проверяющего органа или суда журнал выгружается на бумагу и заверяется подписью ответственного с указанием даты выгрузки.

Запись вносится в день ознакомления, до допуска работника к обработке персональных данных.

В графе документа указываются наименование и редакция локального акта, а не общая формулировка «документы по персональным данным»: спор о том, с чем именно ознакомлен работник, решается по этой графе.

Ошибочная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался, рядом делается верная запись со словами «исправленному верить», датой и подписью ответственного. Замазывать, подчищать и вырывать листы нельзя.

Пропущенная запись восстанавливается только повторным ознакомлением работника в текущую дату, а не задним числом.

Журнал хранится по адресу: ______ — в запираемом шкафу или помещении с ограниченным доступом.

Журнал сам содержит персональные данные работников, поэтому к нему применяются те же меры защиты, что и к остальным носителям: ограничение доступа, учёт лиц, допущенных к обработке, и правила обработки данных без средств автоматизации.

Срок хранения — не менее пяти лет с даты последней записи, а при отсутствии более длительного срока в номенклатуре дел оператора журнал хранится вместе с документами по личному составу.

По истечении срока хранения журнал уничтожается по акту с указанием количества листов и способа уничтожения. Просто выбросить его нельзя: это будет самостоятельным нарушением при обработке персональных данных.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: __________________ / ______ /

Должность: ______

Руководитель организации: __________________ / ______ /

Должность: ______

Дата: ______

Лист-заверитель подшивается последним и заполняется при окончании тома журнала.

В журнале пронумеровано и прошнуровано ______ листов.

Особенности физического состояния и формирования тома отмечаются в таблице ниже: номера листов с дефектами, склеенные, повреждённые, а также листы, вложенные позднее.

Лист-заверитель подписывает лицо, ответственное за ведение журнала, с указанием должности, фамилии и даты. Исправления в заверительной надписи оговариваются и подписываются отдельно.

Лист-заверитель: __________________ / ______ /

Акт составляется в день отказа комиссией не менее чем из трёх человек и подписывается всеми её членами.

В акте указываются дата, время и место составления.

Далее приводятся фамилия, имя, отчество и должность работника, наименование и реквизиты документа, с которым его знакомили, и способ, которым документ был предъявлен.

Отдельным абзацем описывается, в чём выразился отказ, и приводятся объяснения работника либо запись о том, что дать их он отказался.

Акт вручается работнику под подпись, а при отказе получить его — направляется по адресу работника с описью вложения. Реквизиты акта переносятся в журнал в графу подписи.

Члены комиссии: __________________ / ______ /

Журнал вводится в действие приказом руководителя. Без приказа записи в журнале не имеют доказательной силы: неизвестно, кем и когда установлена его форма.

В приказе указываются наименование журнала, дата начала ведения, форма ведения (бумажная или электронная), лицо, ответственное за ведение, и лицо, замещающее его на время отсутствия.

Приказ № ______ от ______. Руководитель: ______ ______.

С приказом под подпись знакомятся все названные в нём лица. Копия приказа хранится вместе с журналом.