Журнал ознакомления работников с документами по ПДн

Настоящий журнал ведётся в __________ для фиксации факта ознакомления работников с локальными нормативными актами в области обработки и защиты персональных данных.

Обязанность оператора ознакомить работников с документами, определяющими его политику обработки персональных данных, и с принятыми локальными актами установлена законом о персональных данных; для работников она дополнительно закреплена трудовым законодательством.

Форма журнала законом не установлена, поэтому оператор определяет её самостоятельно и вводит журнал в действие приказом.

Журнал ведётся непрерывно, записи вносятся в хронологическом порядке и не удаляются.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: __________, __________.

Ответственный назначается приказом руководителя, подчиняется ему непосредственно и отвечает за ведение журнала, полноту и достоверность записей.

На время отпуска, болезни или иного отсутствия ответственного его обязанности по ведению журнала возлагаются приказом на другого работника, о чём в журнале делается отметка с датой и реквизитами приказа.

Ответственный вправе требовать от руководителей подразделений своевременного направления работников на ознакомление и обязан сообщать руководителю о случаях уклонения.

Ознакомление проводится в следующих случаях, и каждый из них порождает отдельную запись в журнале.

До подписания трудового договора и до начала фактической обработки персональных данных. Ознакомление после первого рабочего дня уже нарушает порядок: работник успел получить доступ к данным, не зная правил.

При переводе на должность, предполагающую доступ к персональным данным, при включении работника в приказ о допуске и при выдаче ему доступа к информационной системе, обрабатывающей такие данные.

При введении нового локального акта и при изменении действующего. Ознакомление с новой редакцией обязательно даже тогда, когда работник знакомился с предыдущей: в журнале указывается номер редакции документа.

Не реже одного раза в год в рамках плановых мероприятий по контролю за обработкой персональных данных, а также после каждого инцидента с персональными данными, по итогам которого пересматривались внутренние правила.

Работники __________ знакомятся с локальными актами по следующему перечню:

Типовой набор оператора включает политику в отношении обработки персональных данных, положения об обработке данных работников и клиентов, приказ о назначении ответственного, приказ о допуске работников к обработке, политику информационной безопасности, инструкцию по эксплуатации системы защиты, регламент реагирования на инциденты и обязательство о неразглашении.

Перечень пересматривается при каждом изменении состава локальных актов. Ознакомление с документом, который на дату записи уже не действовал, доказательством не является.

Запись вносится в день ознакомления, до допуска работника к обработке персональных данных.

В графе документа указываются наименование и редакция локального акта, а не общая формулировка «документы по персональным данным»: спор о том, с чем именно ознакомлен работник, решается по этой графе.

Ошибочная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы прежний текст читался, рядом делается верная запись со словами «исправленному верить», датой и подписью ответственного. Замазывать, подчищать и вырывать листы нельзя.

Пропущенная запись восстанавливается только повторным ознакомлением работника в текущую дату, а не задним числом.

Журнал хранится по адресу: __________ — в запираемом шкафу или помещении с ограниченным доступом.

Журнал сам содержит персональные данные работников, поэтому к нему применяются те же меры защиты, что и к остальным носителям: ограничение доступа, учёт лиц, допущенных к обработке, и правила обработки данных без средств автоматизации.

Срок хранения — не менее пяти лет с даты последней записи, а при отсутствии более длительного срока в номенклатуре дел оператора журнал хранится вместе с документами по личному составу.

По истечении срока хранения журнал уничтожается по акту с указанием количества листов и способа уничтожения. Просто выбросить его нельзя: это будет самостоятельным нарушением при обработке персональных данных.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: __________________ / __________ /

Должность: __________

Руководитель организации: __________________ / __________ /

Должность: __________

Дата: «2» сентября 2026 г.