Штатное расписание: образец заполнения и пустой бланк 2026

«Назначение документа». Штатное расписание закрепляет структуру, должности, число штатных единиц и оплату труда; должности в трудовых договорах указываются по нему. Без действующей редакции трудно подтвердить вакансию для службы занятости, обосновать сокращение, объяснить разницу в оплате и расходы на оплату труда перед налоговой.

Если должность даёт право на льготы, досрочную пенсию или компенсации, её наименование берут строго из профессионального стандарта или квалификационного справочника — иначе работник теряет право, а работодатель получает спор. «Порядок заполнения». Расписание составляют на дату введения в действие и включают все должности — занятые, вакантные, совместительские и на неполную ставку. Исполнителей по ГПХ не вносят: это прямой довод для переквалификации договора в трудовой. «Оклады, надбавки и «вилка»». Оклад указывается в рублях за месяц по каждой должности; постоянные надбавки, доплаты и районные коэффициенты — в отдельной графе со ссылкой на положение об оплате труда, переменные премии в расписание не включаются. По одноимённым должностям в одном подразделении оклад должен быть одинаковым: разницу в заработке создают надбавки. «Вилка» окладов по одной должности — типичная претензия инспекции труда и повод для иска о дискриминации. «Штатные единицы и доли ставок». Количество штатных единиц указывается числом, при неполной занятости — долей (0,5 или 0,25 ставки); сумма по строкам должна совпасть с общим числом штатных единиц. Одну единицу могут занимать два работника на полставки, а работник может занимать целую единицу по основной работе и часть — по внутреннему совместительству. Режим неполного времени закрепляется в трудовом договоре, а не в расписании. «Вакантные должности». Вакантные должности остаются в расписании с количеством единиц и окладом, отметка о вакансии ставится в графе «Примечание»: по расписанию проверяют, все ли подходящие вакансии предложены работнику при сокращении, и сведения, поданные в службу занятости. Должность выводят из штата не правкой действующего документа, а новой редакцией или приказом о внесении изменений с указанием даты. Графы таблицы соответствуют форме № Т-3, итоговая строка считается автоматически. Наименования должностей и подразделений пишите дословно так же, как в трудовых договорах, приказах о приёме и трудовых книжках: расхождение даже в одном слове ломает цепочку кадровых документов.

Если коллективным договором предусмотрен учёт мнения профсоюза по вопросам структуры и оплаты труда, соблюдайте порядок ст. 372 ТК РФ: направьте проект, дождитесь мотивированного мнения в течение пяти рабочих дней и приложите переписку к приказу. Расписание утверждает руководитель или лицо, уполномоченное уставом либо доверенностью: грифом «Утверждаю» или отдельным приказом (удобнее — он фиксирует дату, численность и основание). Знакомить каждого работника под подпись закон не требует. Образец приказа об утверждении — в приложении.

Печать ставится, только если она есть у организации: для формы Т-3 это не обязательный реквизит. При электронном кадровом учёте документ можно подписать электронными подписями. Вместо руководителя кадровой службы может подписать иное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство; при отсутствии главного бухгалтера подписывает руководитель — укажите в соответствующем поле того, кто фактически подписывает. «Изменение штатного расписания». Изменения вносят приказом: точечные — приказом о внесении изменений, при пересмотре структуры или индексации — новой редакцией целиком. Прежние редакции не уничтожают и не меняют задним числом: они подтверждают состав штата за прошлые периоды при споре. «Переименование должности и изменение оклада». Переименование должности или изменение оклада по занятой должности меняет трудовой договор: нужно дополнительное соглашение. При несогласии работника и организационных причинах — письменное предупреждение за два месяца и предложение другой работы; без доказательств причин изменение незаконно. «Сокращение численности или штата». При сокращении приказ и новая редакция расписания — главные доказательства. Новая редакция вводится не ранее чем через два месяца после предупреждения, работникам предлагают все подходящие вакансии. Если исключённая должность вскоре возвращается (в т. ч. под другим названием), суд признаёт сокращение мнимым. «Ответственность и последствия». За отсутствие расписания или расхождение с трудовыми договорами инспекция труда вправе вынести предупреждение или штраф (при повторном нарушении — больший штраф и дисквалификацию). В налоговом и особенно трудовом споре без расписания и приказов работодатель не докажет сокращение или правомерность изменения оклада.