Объяснительная / служебная / докладная записка о допуске к работе нового работника
Объяснение — не формальность: до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать его письменно и дать работнику два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
Что документ закрепляет
- Шапка
- Наименование документа
- Существо записки
- Основание для дачи объяснения
- Объяснение: опоздание
- Объяснение: отсутствие на рабочем месте
- Объяснение: невыполнение задания в срок
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.
Образец заполнения — смотреть на сайтеО документе
Объяснение — не формальность: до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать его письменно и дать работнику два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Написанное объяснение фиксирует уважительные причины и смягчающие обстоятельства, которые работодатель обязан учитывать при выборе меры (ст. 192 ТК РФ). Служебная и докладная переводят устную просьбу или сообщение в документ с датой, адресатом и отметкой о получении — на них можно сослаться позже.
Выберите вид записки. Для объяснительной укажите, по какому факту она даётся (опоздание, отсутствие на рабочем месте, невыполнение задания в срок, нарушение инструкции или локального акта, ущерб имуществу), дату события и дату, когда работодатель затребовал объяснение, — двухдневный срок отсчитывается от неё. Для служебной выберите цель (запрос ресурсов, согласование расхода, кадровая или организационная инициатива), для докладной — предмет сообщения (нарушение дисциплины, простой, результат поручения, поощрение, происшествие). Ненужные ветки в готовый документ не попадают.
Объяснение, поданное после издания приказа, к материалам уже не приобщают — двухдневный срок нужно использовать. Объяснительная без указания причин и подтверждающих документов работает против работника: работодатель фиксирует признание проступка. Докладная о нарушении, поданная без предварительного затребования объяснения у нарушителя, делает последующее взыскание оспоримым. Служебная записка без обоснования и срока решения обычно остаётся без резолюции, а без второго экземпляра с отметкой о получении её подачу потом нечем подтвердить.
Комментарии юриста к пунктам
Как заполнить и применить документ. В готовый файл эти пояснения не попадают.
Существо записки
Объяснение по дисциплинарному проступку работодатель обязан запросить письменно и ждать два рабочих дня (ст. 193 ТК); для работника объяснительная – шанс зафиксировать смягчающие обстоятельства, пишите факты без самообвинений.
Основание для дачи объяснения
Непредставление объяснения не мешает работодателю применить взыскание, но лишает работника возможности сослаться на уважительные причины – поэтому объяснение лучше дать письменно и в срок.
До применения взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение; на него отводится два рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Подайте объяснение в этот срок и до приказа – тогда изложенное должны учесть при выборе меры.
Объяснение: опоздание
Время начала работы задают правила внутреннего трудового распорядка и трудовой договор (ст. 100, 189 ТК РФ). Выбирайте последствия, только если это правда: ложное утверждение в объяснительной работодатель легко опровергнет табелем или пропускной системой.
Объяснение: отсутствие на рабочем месте
Отсутствие без уважительных причин весь день или более четырёх часов подряд – прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), за него могут уволить. Поэтому главное в объяснении – уважительная причина и документ, который её подтверждает (больничный, справка, повестка, акт аварии).
Объяснение: нарушение инструкции или локального акта
В существе записки опишите, что именно вы сделали и каким пунктом какого документа это регулируется. Если с актом вас не знакомили под подпись, прямо укажите это: неознакомленный акт работнику не вменяется.
Позиция работника и смягчающие обстоятельства
За один проступок – только одно взыскание, а сам перечень закрыт: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям (ст. 192, 193 ТК РФ). Штраф или лишение премии «в наказание» дисциплинарным взысканием не являются.
Сроки и порядок, которые работник просит соблюсти
Взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка (без учёта болезни и отпуска) и не позднее шести месяцев со дня совершения; приказ объявляют под подпись в течение трёх рабочих дней (ст. 193 ТК РФ). Обжаловать взыскание можно в трудовую инспекцию, КТС или суд.
Частые вопросы
Обязательно ли писать объяснительную?
Дать объяснение — право работника. При отказе работодатель составляет акт; это не мешает применить взыскание. На объяснение отводится два рабочих дня.
Чем различаются записки?
Объяснительная поясняет причины проступка, служебная — горизонтальная деловая переписка, докладная адресуется руководителю с выводами и предложениями.
Нужно ли регистрировать записку?
Да, для фиксации даты и движения документа. Порядок устанавливается инструкцией по делопроизводству.
Что писать в объяснительной?
Обстоятельства и причины произошедшего, факты в свою защиту. Признание вины необязательно; важно изложить свою позицию.
Кто рассматривает докладную записку?
Адресованный руководитель. По результатам может приниматься решение или издаваться приказ.
Сколько дней даётся работнику на объяснительную записку?
Два рабочих дня со дня, следующего за днём предъявления требования (ст. 193 ТК РФ). Если объяснение не поступило, работодатель составляет акт, и это не препятствует применению взыскания.
Чем служебная записка отличается от докладной?
Служебная записка адресуется коллеге или руководителю другого подразделения по рабочему вопросу, докладная — своему руководителю и сообщает о факте, по которому нужно его решение.
Нормативная база
-
ТК РФ ст. 192 — Дисциплинарные взыскания
-
ТК РФ ст. 193 — Порядок применения дисциплинарных взысканий
-
ТК РФ ст. 100 — Режим рабочего времени
-
ТК РФ ст. 189 — Дисциплина труда и трудовой распорядок
-
ТК РФ ст. 21 — Основные права и обязанности работника
-
ТК РФ ст. 81 — Расторжение договора по инициативе работодателя (аттестация)
-
ТК РФ ст. 22 — Основные права и обязанности работодателя
-
ТК РФ ст. 8 — Локальные нормативные акты
-
ТК РФ ст. 238 — Материальная ответственность работника за ущерб
-
ТК РФ ст. 239 — Обстоятельства, исключающие материальную ответственность
-
ТК РФ ст. 247 — Обязанность работодателя устанавливать размер ущерба
-
ТК РФ ст. 62 — Выдача документов, связанных с работой, и их копий
-
ТК РФ ст. 72.1 — Перевод на другую работу
-
ТК РФ ст. 60.2 — Совмещение, расширение зон обслуживания, замещение
-
ТК РФ ст. 151 — Оплата труда при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
-
ТК РФ ст. 157 — Оплата времени простоя
-
ТК РФ ст. 191 — Поощрения за труд
-
ТК РФ ст. 214 — Обязанности работодателя по охране труда