Пишу деловое письмо
Гарантийное, сопроводительное, служебное письмо и ответы
Гарантийное письмо — основной документ ситуации. Остальные добавите следом.
Порядок действий
Что сделать по шагам и каким документом закрывается каждый шаг.
-
Определите вид письма по задаче: гарантийное, сопроводительное, служебное, информационное, письмо-просьба или ответ на запрос.обязательно
-
Оформите шапку на бланке: реквизиты организации, исходящий номер и дата, адресат, от кого и тема письма.обязательно
-
Изложите суть.обязательно
-
Перечислите приложения списком с числом листов и экземпляров, если отправляете документы вместе с письмом.по желанию
-
Подпишите: должность, подпись, ФИО, исполнитель и телефон; «с уважением» ставится перед подписью, а не после.обязательно
-
Отправьте так, чтобы осталось доказательство: заказное с уведомлением, опись вложения или отметка о вручении на копии.обязательно
Документы для этой ситуации
Частые вопросы
Что писать в гарантийном письме об оплате?
Укажите адресата, по какому договору и счёту образовался долг, точную сумму с НДС, конкретную дату или график погашения и прямое признание задолженности. Такое письмо прерывает срок исковой давности, потому что должник признаёт долг письменно (ст. 203 ГК РФ). Подписывает руководитель или лицо по доверенности; печать ставится, если она используется в организации.
Обязательно ли сопроводительное письмо к документам?
Законом оно не требуется, но решает две задачи: фиксирует, что именно вы отправили, и лишает адресата возможности заявить, что часть документов не пришла. Перечислите вложения с числом листов и экземпляров и напишите, что нужно сделать — подписать и вернуть один экземпляр, рассмотреть, приобщить к делу. Для почты добавьте опись вложения по форме Ф-107.
Чем служебное письмо отличается от служебной записки?
Письмо уходит во внешнюю организацию и оформляется на бланке с исходящим номером, реквизитами и подписью руководителя. Служебная записка — внутренний документ между подразделениями одной компании, у неё простая шапка: кому, от кого, дата, суть, подпись. Порядок оформления обоих закрепляют в инструкции по делопроизводству, ориентир — ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В какой срок нужно ответить на претензию?
Если срок назван в договоре, соблюдайте его. Когда в договоре ничего нет, ориентируйтесь на 30 дней — этот срок применяется в претензионном порядке по спорам между организациями и ИП (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). По требованию потребителя отвечать нужно быстрее: 10 дней на возврат денег (ст. 22 закона «О защите прав потребителей»). Молчание суд трактует не в вашу пользу.