Акт приёма-передачи документов и дел по кадровому учёту
Пока документы не переданы по акту, за них отвечает тот, у кого они были. Новый директор или главбух, принявший дела «на словах», отвечает за чужие пробелы: за отсутствие первички, за непереданные трудовые книжки, за штрафы по документам, которых он никогда не видел. Акт с описью ровно наоборот — фи...
Что документ закрепляет
- Основание и участники передачи
- Опись передаваемых документов и дел
- Передача дел при увольнении или переводе работника
- Передача дел при смене руководителя организации
- Передача бухгалтерских документов при смене главного бухгалтера
- Передача кадровых документов и трудовых книжек
- Передача оригиналов документов контрагенту
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
О документе
Пока документы не переданы по акту, за них отвечает тот, у кого они были. Новый директор или главбух, принявший дела «на словах», отвечает за чужие пробелы: за отсутствие первички, за непереданные трудовые книжки, за штрафы по документам, которых он никогда не видел. Акт с описью ровно наоборот — фиксирует, что было передано, а чего не хватало уже на день передачи. При передаче оригиналов контрагенту акт защищает от требования вернуть документы, которые вы никогда не получали.
Выберите ситуацию — и текст подстроится: при смене директора появятся печать, ключи электронной подписи и банковский доступ, при смене главбуха — регистры и отчётность, при кадровых документах — трудовые книжки и личные дела. Составьте опись: каждое дело или документ отдельной строкой с указанием периода, количества листов и вида — оригинал или копия. Отдельно перечислите то, что не найдено. Подпишите акт с обеих сторон, при необходимости утвердите у руководителя и храните экземпляры у передающей и принимающей стороны.
Три ошибки обесценивают акт. Первая — формулировка «документы переданы в полном объёме» без описи: доказать состав переданного нечем, и претензии предъявят обеим сторонам. Вторая — умолчание о недостающих документах: если пропуски не зафиксированы на дату передачи, отвечать за них будет принявший. Третья — передача ключа электронной подписи вместе с делами: ключ выдан конкретному человеку, передавать его нельзя, а подписанные им документы будут считаться подписанными владельцем ключа.
Частые вопросы
Документ «Акт приёма-передачи документов и дел» действителен по закону?
Да. Базовый документ составлен по действующим нормам РФ и содержит все существенные условия. Премиум-пункты добавляют защитные условия (неустойка, порядок споров и т.п.).
Можно ли скачать бесплатно?
Базовый вариант доступен бесплатно после простой регистрации (PDF с водяным знаком). Снятие водяного знака и DOCX – по разовой оплате или подписке.
Нужно ли заверять у нотариуса?
Для большинства бытовых договоров нотариальное заверение не требуется. Если оно необходимо в вашем случае, документ полностью готов к нотариусу.
Обновляется ли шаблон при изменении закона?
Да. При изменении законодательства шаблон обновляется, а вы получаете уведомление с предложением пересоздать документ.
Нормативная база
-
ГК РФ ст. 456 — Обязанности продавца по передаче товара
-
402-ФЗ ст. 29 — Хранение документов бухгалтерского учёта
-
125-ФЗ ст. 17 — Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
-
ТК РФ ст. 84.1 — Оформление прекращения трудового договора
-
ТК РФ ст. 238 — Материальная ответственность работника за ущерб
-
14-ФЗ ст. 40 — Единоличный исполнительный орган общества
-
402-ФЗ ст. 7 — Организация ведения бухгалтерского учета
-
НК РФ ст. 23 — Обязанности налогоплательщиков
-
ТК РФ ст. 86 — Общие требования при обработке данных работника
-
ТК РФ ст. 87 — Хранение и использование персональных данных
-
ТК РФ ст. 66 — Трудовая книжка
-
ГК РФ ст. 393 — Обязанность возместить убытки
-
ГК РФ ст. 464 — Последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару
-
125-ФЗ ст. 23
-
ГК РФ ст. 165.1 — Юридически значимые сообщения
-
ГК РФ ст. 434 — Форма договора
-
ГК РФ ст. 160 — Письменная форма сделки