Акт приёма-передачи документов и дел: образец 2026

1.1. Настоящий акт составлен ______, ______, № ______.

1.2. ______, ______, передал, а ______, ______, принял документы и дела, перечисленные в настоящем акте.

1.3. Предмет передачи: ______.

1.4. Основание передачи: ______.

1.5. Дела передаются за период: ______.

1.6. Документы передаются для следующих целей: ______.

1.7. Акт подтверждает состав и состояние документов на дату передачи и служит основанием для распределения ответственности за их хранение между Сторонами.

2.1. Передаче подлежат следующие документы и дела:

2.2. Описание состава: ______.

2.3. Всего передано дел (папок): ______.

2.4. Общее количество листов: ______.

2.5. Форма передачи документов: ______.

2.6. Дела передаются в соответствии с номенклатурой дел; выписка из номенклатуры прилагается к акту.

2.7. Развёрнутая опись приведена в Приложение № 1 и является неотъемлемой частью настоящего акта.

3.1. Передача дел производится в связи с прекращением или изменением трудовых обязанностей работника.

3.2. Работник сдаёт все документы, полученные и созданные им при исполнении трудовых обязанностей, включая находящиеся у него оригиналы и рабочие файлы.

3.3. Вместе с делами работник возвращает имущество работодателя, использовавшееся в работе, если возврат не оформляется отдельным актом.

3.4. Передача дел не является условием увольнения: работодатель обязан выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт в день прекращения трудового договора независимо от того, сданы дела или нет.

3.5. Если при передаче дел выявлены недостача или ущерб, они фиксируются в разделе о замечаниях; взыскание ущерба производится по правилам о материальной ответственности, а не путём удержания из расчёта при увольнении.

4.1. Передача дел производится в связи с прекращением полномочий прежнего руководителя и вступлением в должность нового.

4.2. Прежний руководитель передаёт учредительные документы, свидетельства и выписки, договоры, банковские документы, кадровые документы, бухгалтерскую и налоговую отчётность, а также документы о недвижимом имуществе организации.

4.3. Передаются печати и штампы: ______.

4.4. Передаются ключи и материальные носители доступа: ______.

4.5. Полномочия прежнего руководителя по распоряжению банковскими счетами прекращаются; карточка с образцами подписей переоформляется, прежние средства доступа к системе дистанционного банковского обслуживания блокируются.

4.6. Отметка о ключах электронной подписи: ______.

4.7. Ответственность за организацию хранения документов организации несёт её руководитель; с даты подписания настоящего акта эта ответственность переходит к новому руководителю в отношении принятых документов.

5.1. Передаются первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская и налоговая отчётность, книги покупок и продаж, кассовые документы, документы по расчётам с работниками и контрагентами.

5.2. Электронные данные и базы учётной программы передаются в следующем виде: ______.

5.3. Стороны фиксируют остатки по счетам учёта на дату передачи по данным учётной системы; при расхождении с первичными документами это отражается в замечаниях к акту.

5.4. Особые отметки по состоянию учёта: ______.

5.5. Первичные документы и регистры хранятся не менее пяти лет после отчётного года, а документы налогового учёта — в сроки, установленные налоговым законодательством.

5.6. Утрата документов не освобождает организацию от обязанности подтвердить расходы и вычеты.

5.7. Принимающая сторона не отвечает за достоверность учёта за периоды до даты подписания настоящего акта; за эти периоды отвечают лица, ведшие учёт ранее.

6.1. Передаются трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, кадровые приказы, личные карточки, графики отпусков, табели учёта рабочего времени и локальные акты, с которыми работники знакомятся под подпись.

6.2. Передаются трудовые книжки работников в количестве ______ шт. вместе с книгой учёта их движения; каждая книжка вносится в опись отдельной строкой с указанием фамилии владельца.

6.3. Передаются личные дела работников в количестве ______ шт.

6.4. Кадровые документы содержат персональные данные работников: принимающая сторона обязана обеспечить их конфиденциальность, ограничить доступ и использовать сведения только в целях, связанных с трудовыми отношениями.

6.5. Документы передаются в условиях, исключающих доступ посторонних лиц; вынос кадровых документов за пределы помещения работодателя без его письменного разрешения не допускается.

6.6. Отсутствующие трудовые книжки и незаполненные разделы фиксируются в разделе о замечаниях: восстанавливать сведения придётся принимающей стороне.

7.1. Оригиналы документов передаются контрагенту во временное пользование для целей, указанных в настоящем акте, и остаются собственностью передающей стороны.

7.2. Документы подлежат возврату не позднее ______ в том же составе и состоянии, в котором были переданы.

7.3. Принимающая сторона не вправе передавать полученные оригиналы третьим лицам без письменного согласия передающей стороны, за исключением случаев, когда это прямо требуется законом.

7.4. Возврат документов оформляется отдельным актом; до его подписания риск утраты и повреждения оригиналов несёт принимающая сторона.

7.5. При утрате или повреждении оригинала принимающая сторона возмещает расходы на его восстановление, включая пошлины и оплату услуг по изготовлению дубликатов.

7.6. Если документы передаются в копиях, каждая копия заверяется передающей стороной с указанием должности, подписи, расшифровки и даты заверения.

8.1. Дела передаются на хранение в связи с завершением делопроизводства, ликвидацией или реорганизацией подразделения.

8.2. Дела передаются подшитыми и пронумерованными, с внутренними описями; дела временного хранения могут передаваться без подшивки, если это допускается порядком делопроизводства организации.

8.3. Состояние передаваемых дел: ______.

8.4. Сроки хранения дел определяются перечнем типовых управленческих документов; документы по личному составу хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, и уничтожению вместе с прочими делами не подлежат.

8.5. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, а при ликвидации — передать документы по личному составу на хранение в порядке, установленном законом.

8.6. Уничтожение документов до истечения срока хранения не допускается и оформляется отдельным актом только после истечения срока.

9.1. Стороны совместно проверили передаваемые документы.

9.2. Способ проверки: ______.

9.3. Состояние документов на дату передачи: ______.

9.4. При проверке сверялись наименования дел, периоды, количество листов и вид документа — оригинал, копия или электронный файл.

9.5. Документы, состав которых проверялся выборочно, принимаются по количеству дел и листов; претензии по их содержанию могут быть заявлены после фактического изучения.

12.1. Подписание акта обеими Сторонами подтверждает состав, количество и состояние документов на дату передачи.

12.2. Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную силу, по одному для каждой Стороны.

12.3. Акт утверждается: ______.

12.4. К акту прилагаются опись передаваемых документов и, при наличии, перечень отсутствующих документов.

12.5. Акт может быть представлен в суд, налоговый орган, инспекцию труда и банк как доказательство того, какие документы находились у каждой из Сторон.

14.1. Изменения и дополнения к настоящему акту оформляются письменно и подписываются обеими Сторонами.

14.2. Лица, подписавшие акт, подтверждают наличие полномочий на передачу и приёмку документов.

14.3. Во всём, что не урегулировано настоящим актом, Стороны руководствуются законодательством Российской Федерации и внутренними документами организации.

14.4. Споры, связанные с составом переданных документов, разрешаются с учётом описи, приложенной к настоящему акту.

Каждое дело или документ вносится отдельной строкой. Для оригиналов обязательно указывается количество листов.

Итого дел: ______, листов: ______.

Передал: ____________________ / ____________________. Принял: ____________________ / ____________________.

Заполняется, если на дату передачи каких-либо документов не оказалось. Перечень защищает принимающую сторону от ответственности за чужие пробелы.

Всего отсутствует позиций: ______.

Передающая сторона обязуется передать обнаруженные документы дополнительно, о чём составляется отдельный акт.

Заполняется при смене руководителя, главного бухгалтера или иного ответственного работника.

Отдельно фиксируется судьба ключей электронной подписи: сертификат прежнего владельца отзывается, новому ответственному выпускается собственный сертификат.

Банковские доступы не передаются: карточка с образцами подписей переоформляется, прежние средства доступа блокируются.