Акт приёма-передачи документов и дел личного дела работника
Пока документы не переданы по акту, за них отвечает тот, у кого они были. Новый директор или главбух, принявший дела «на словах», отвечает за чужие пробелы: за отсутствие первички, за непереданные трудовые книжки, за штрафы по документам, которых он никогда не видел.
Что документ закрепляет
- Основание и участники передачи
- Опись передаваемых документов и дел
- Передача дел при увольнении или переводе работника
- Передача дел при смене руководителя организации
- Передача бухгалтерских документов при смене главного бухгалтера
- Передача кадровых документов и трудовых книжек
- Передача оригиналов документов контрагенту
Настраивается под вашу ситуацию
Ненужные пункты выключаются, условные — появляются сами по вашим ответам.
Что внутри документа
Бланк или готовый документПустой бланк — бесплатно
- Ответы подставятся в текст — от руки ничего писать не нужно
- Лишние пункты уберутся, нужные добавятся по вашим ответам
- Word, PDF, ODT и RTF без водяного знака — сразу после оплаты
PDF с прочерками — распечатать и заполнить от руки. Пришлём на почту.
Образец заполнения — смотреть на сайтеО документе
Пока документы не переданы по акту, за них отвечает тот, у кого они были. Новый директор или главбух, принявший дела «на словах», отвечает за чужие пробелы: за отсутствие первички, за непереданные трудовые книжки, за штрафы по документам, которых он никогда не видел. Акт с описью ровно наоборот — фиксирует, что было передано, а чего не хватало уже на день передачи. При передаче оригиналов контрагенту акт защищает от требования вернуть документы, которые вы никогда не получали.
Выберите ситуацию — и текст подстроится: при смене директора появятся печать, ключи электронной подписи и банковский доступ, при смене главбуха — регистры и отчётность, при кадровых документах — трудовые книжки и личные дела. Составьте опись: каждое дело или документ отдельной строкой с указанием периода, количества листов и вида — оригинал или копия. Отдельно перечислите то, что не найдено. Подпишите акт с обеих сторон, при необходимости утвердите у руководителя и храните экземпляры у передающей и принимающей стороны.
Три ошибки обесценивают акт. Первая — формулировка «документы переданы в полном объёме» без описи: доказать состав переданного нечем, и претензии предъявят обеим сторонам. Вторая — умолчание о недостающих документах: если пропуски не зафиксированы на дату передачи, отвечать за них будет принявший. Третья — передача ключа электронной подписи вместе с делами: ключ выдан конкретному человеку, передавать его нельзя, а подписанные им документы будут считаться подписанными владельцем ключа.
Комментарии юриста к пунктам
Как заполнить и применить документ. В готовый файл эти пояснения не попадают.
Основание и участники передачи
Приложение «Перечень печатей, ключей и средств доступа». Перечень заполняется при смене руководителя, главного бухгалтера или иного ответственного работника. Сертификат электронной подписи прежнего владельца отзывается, новому ответственному выпускается собственный. Банковские доступы не передаются: карточка с образцами подписей переоформляется, прежние средства доступа блокируются.
Опись передаваемых документов и дел
Считайте листы. Опись без количества листов не защищает: из дела можно изъять или добавить документ, и доказать подмену будет невозможно.
Передача дел при увольнении или переводе работника
Задерживать трудовую книжку и расчёт «до сдачи дел» нельзя: это прямое нарушение, за которое работодатель платит средний заработок за всё время задержки. Составьте акт по факту – с перечнем того, что работник не сдал.
Передача дел не является условием увольнения: трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) и расчёт выдают в день увольнения независимо от того, сданы ли дела. Ущерб взыскивается по правилам о материальной ответственности, а не удержанием из расчёта при увольнении.
Передача дел при смене руководителя организации
Ключ электронной подписи прежнего директора не передают, а отзывают в удостоверяющем центре. Если оставить его действующим, любой документ, подписанный этим ключом, будет считаться подписанным организацией – со всеми последствиями.
Передача бухгалтерских документов при смене главного бухгалтера
Первичные документы и регистры хранятся не менее 5 лет после отчётного года, документы налогового учёта – в сроки по НК. Утрата документов не освобождает от обязанности подтвердить расходы и вычеты.
Передача кадровых документов и трудовых книжек
Если отсутствующие трудовые книжки и пробелы не зафиксировать в акте, восстанавливать сведения придётся принимающей стороне.
Передача дел в архив и при реорганизации подразделения
Сроки хранения определяются перечнем типовых управленческих документов; документы по личному составу хранятся в сроки по архивному законодательству и вместе с прочими делами не уничтожаются. Организация отвечает за сохранность архива, а при ликвидации передаёт документы по личному составу на хранение. Уничтожать документы до истечения срока нельзя – после срока это оформляется отдельным актом.
Отсутствующие документы и замечания
Это самый важный пункт акта. Принимающему выгодно перечислить всё, чего нет, максимально подробно; передающему – проверить формулировки, чтобы в список не попало то, что он никогда не получал.
Приложение «Перечень отсутствующих документов». Перечень заполняется, если каких-либо документов на дату передачи не оказалось; он защищает принимающую сторону от ответственности за чужие пробелы.
Юридическое значение акта
Акт может быть представлен в суд, налоговый орган, инспекцию труда и банк как доказательство того, какие документы находились у каждой из сторон.
Частые вопросы
Документ «Акт приёма-передачи документов и дел» действителен по закону?
Да. Базовый документ составлен по действующим нормам РФ и содержит все существенные условия. Премиум-пункты добавляют защитные условия (неустойка, порядок споров и т.п.).
Сколько стоит и что входит в цену?
Готовый документ – 199 ₽, разовая оплата или по подписке. В цену входят все четыре формата – DOCX, PDF, ODT и RTF – без водяного знака, с бессрочным доступом в кабинете. Бесплатно и без регистрации: прочитать весь текст на экране. Пустой бланк для печати от руки пришлём на почту, тоже бесплатно.
Нужно ли заверять у нотариуса?
Для большинства бытовых договоров нотариальное заверение не требуется. Если оно необходимо в вашем случае, документ полностью готов к нотариусу.
Обновляется ли шаблон при изменении закона?
Да. При изменении законодательства шаблон обновляется, а вы получаете уведомление с предложением пересоздать документ.
Нормативная база
-
ГК РФ ст. 456 — Обязанности продавца по передаче товара
-
402-ФЗ ст. 29 — Хранение документов бухгалтерского учёта
-
125-ФЗ ст. 17 — Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
-
ТК РФ ст. 84.1 — Оформление прекращения трудового договора
-
ТК РФ ст. 238 — Материальная ответственность работника за ущерб
-
14-ФЗ ст. 40 — Единоличный исполнительный орган общества
-
402-ФЗ ст. 7 — Организация ведения бухгалтерского учета
-
НК РФ ст. 23 — Обязанности налогоплательщиков
-
ТК РФ ст. 86 — Общие требования при обработке данных работника
-
ТК РФ ст. 87 — Хранение и использование персональных данных
-
ТК РФ ст. 66 — Трудовая книжка
-
ГК РФ ст. 393 — Обязанность возместить убытки
-
ГК РФ ст. 464 — Последствия неисполнения обязанности передать принадлежности и документы, относящиеся к товару
-
125-ФЗ ст. 23
-
ГК РФ ст. 165.1 — Юридически значимые сообщения
-
ГК РФ ст. 434 — Форма договора
-
ГК РФ ст. 160 — Письменная форма сделки