Журнал учёта инцидентов с персональными данными: образец заполнения и пустой бланк 2026

Основание. При установлении факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, оператор с момента выявления инцидента обязан уведомить Роскомнадзор: в течение 24 часов — об инциденте, предполагаемых причинах и вреде, принятых мерах и об уполномоченном на взаимодействие лице; в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования и о лицах, действия которых стали причиной (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ). Уведомления подаются через портал Роскомнадзора в порядке, утверждённом приказом Роскомнадзора от 14.11.2022 № 187. О компьютерных инцидентах, повлёкших неправомерную передачу персональных данных, оператор также информирует ГосСОПКА (ч. 12 ст. 19 152-ФЗ). Журнал — главное доказательство того, что инцидент выявлен и сроки соблюдены. За неуведомление или несвоевременное уведомление об инциденте — штраф для организаций от 1 до 3 млн руб. (ч. 11 ст. 13.11 КоАП РФ в редакции с 30.05.2025).

Как заполнять. Запись вносится сразу при выявлении инцидента, а не по итогам разбирательства: сначала фиксируется факт, затем по мере расследования дописываются меры и отметки об уведомлениях. Время — именно выявления (оператором, Роскомнадзором или иным лицом), а не предполагаемого начала события: с него считаются 24 и 72 часа. В описании указывайте систему, какие поля и сколько записей затронуты, как выявлено. Если число субъектов пока неизвестно, пишите оценку с пометкой «предварительно». Отдельно отмечайте специальные категории (здоровье, судимость) и биометрию — они повышают риск. Нумерация сквозная, строки не пропускаются; исправления — зачёркиванием одной чертой с надписью «Исправленному верить», датой и подписью. Виды инцидентов: несанкционированный доступ (вход под чужой учётной записью, доступ уволенного работника); утечка — неправомерная передача или распространение (письмо не тому адресату, файл в открытом доступе, передача базы подрядчику без поручения); утрата носителя (папка с анкетами, ноутбук, флешка — даже зашифрованные, с отметкой о защите); вредоносное ПО (шифровальщик, кража учётных данных через фишинг — и тогда, когда атака отражена); несанкционированное изменение или уничтожение (в том числе резервных копий).

Как заполнять. Запись вносится сразу при выявлении инцидента, а не по итогам разбирательства: сначала фиксируется факт, затем по мере расследования дописываются меры и отметки об уведомлениях. Время — именно выявления (оператором, Роскомнадзором или иным лицом), а не предполагаемого начала события: с него считаются 24 и 72 часа. В описании указывайте систему, какие поля и сколько записей затронуты, как выявлено. Если число субъектов пока неизвестно, пишите оценку с пометкой «предварительно». Отдельно отмечайте специальные категории (здоровье, судимость) и биометрию — они повышают риск. Нумерация сквозная, строки не пропускаются; исправления — зачёркиванием одной чертой с надписью «Исправленному верить», датой и подписью. Виды инцидентов: несанкционированный доступ (вход под чужой учётной записью, доступ уволенного работника); утечка — неправомерная передача или распространение (письмо не тому адресату, файл в открытом доступе, передача базы подрядчику без поручения); утрата носителя (папка с анкетами, ноутбук, флешка — даже зашифрованные, с отметкой о защите); вредоносное ПО (шифровальщик, кража учётных данных через фишинг — и тогда, когда атака отражена); несанкционированное изменение или уничтожение (в том числе резервных копий).

Хранение. Бумажный журнал прошнуровывают, листы нумеруют, заверительную надпись подписывает ответственный. Оконченный журнал хранят вместе с материалами расследований; разумный срок — не менее пяти лет с последней записи, а при проверке или споре — до их завершения. Электронный журнал допустим, если система фиксирует автора и время каждой записи и не даёт изменить запись задним числом; распечатку по требованию подписывает ответственный. По итогам расследования пересматривают модель угроз, меры защиты и права доступа.