Регламент: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. УТВЕРЖДЁН: приказ № 46-од об утверждении регламента согласования договоров от 25.08.2026.

1.2. Генеральный директор ООО «Ромашка» Иванов Иван Иванович

1.3. Регламент согласования и заключения договоров с контрагентами

1.4. Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ИНН 7701234567, г. Москва

1.5. Настоящий регламент вводится в действие с 01.09.2026 и действует до его отмены или замены новой редакцией.

1.6. Порядок введения в действие: приказом руководителя организации.

2.1. Настоящий регламент устанавливает порядок выполнения процесса в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»: последовательность этапов, состав участников, сроки и требования к результату.

2.2. Цель процесса: Сократить срок согласования договора с контрагентом с четырнадцати до пяти рабочих дней и исключить подписание договоров без проверки контрагента и без визы юриста

2.3. Регламент разработан в соответствии с трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации и не может ухудшать положение работников по сравнению с законом; в части, противоречащей закону или трудовому договору, он не применяется.

2.4. Регламент обязателен для всех лиц, указанных в области его применения, независимо от занимаемой должности и срока работы в организации.

2.5. Вопросы, не урегулированные настоящим регламентом, разрешаются в порядке, установленном иными локальными актами организации и решениями руководителя.

3.1. Процесс — повторяющаяся последовательность действий, преобразующая вход в результат, ценный для организации или клиента.

3.2. Владелец процесса — работник, отвечающий за результат процесса целиком, за его сроки и за актуальность настоящего регламента.

3.3. Участник процесса — работник или подразделение, выполняющее отдельный этап и отвечающее за его результат и срок.

3.4. Заявка — зарегистрированное обращение, запускающее процесс; с момента её регистрации начинается течение установленного срока.

3.5. Эскалация — передача нерешённого вопроса на вышестоящий уровень принятия решения при истечении срока или при разногласиях участников.

3.6. Рабочий день — день, не являющийся выходным или нерабочим праздничным по производственному календарю; все сроки в регламенте исчисляются в рабочих днях, если прямо не указано иное.

4.1. Область применения регламента: вся организация и все работники.

4.2. На привлечённых по гражданско-правовым договорам исполнителей регламент распространяется, если ссылка на него включена в договор и текст передан исполнителю под подпись.

4.3. Новые работники знакомятся с регламентом до подписания трудового договора, при переводе на должность, участвующую в процессе, — до начала работы в новой должности.

4.4. Ознакомление оформляется по форме Приложение № 1; лист ознакомления хранится вместе с оригиналом регламента.

5.1. Владелец процесса: Руководитель отдела договорной работы Петрова Мария Сергеевна.

5.2. Владелец процесса отвечает за достижение результата в установленный срок, за разрешение разногласий между участниками и за поддержание регламента в актуальном состоянии.

5.3. Состав участников и их зоны ответственности: Инициатор — обоснование сделки и сбор документов контрагента; юрист — правовая экспертиза и риски; бухгалтерия — условия оплаты и налоговые последствия; руководитель — итоговое решение и подпись

5.4. Распределение ролей по этапам приведено в матрице ответственности Приложение № 2: по каждому этапу определены исполнитель, лицо, принимающее решение, согласующие и информируемые.

5.5. Передача обязанностей участника на период отпуска или болезни оформляется распоряжением руководителя подразделения; отсутствие работника не приостанавливает течение сроков процесса.

6.1. Процесс запускается событием: Служебная записка инициатора о необходимости заключить договор с контрагентом

6.2. Этапы процесса выполняются в следующей последовательности: Инициация и проверка контрагента, подготовка проекта договора, согласование юристом и бухгалтерией, утверждение руководителем, подписание сторонами, регистрация и передача в архив

6.3. Результатом процесса является: Договор, подписанный обеими сторонами и переданный в бухгалтерию с карточкой контрагента

6.4. Каждый этап считается завершённым только после передачи результата следующему участнику и отметки об этом в учётной системе; устная передача результатом не признаётся.

6.5. Учёт заявок и хранение документов ведутся в системах: 1С:Документооборот, корпоративная почта на домене romashka.ru, телефония.

6.6. В процессе применяются формы документов: Служебная записка инициатора, лист согласования, карточка контрагента с выпиской из ЕГРЮЛ и справкой об исполнительных производствах, реестр заключённых договоров

6.7. Возврат на предыдущий этап допускается только с письменным указанием причины.

7.1. Взаимодействие подразделений строится по принципу «внутренний заказчик — внутренний исполнитель»: подразделение, передающее работу дальше, отвечает за полноту и качество переданного.

7.2. Запрос в смежное подразделение оформляется письменно через учётную систему или служебной запиской; устные просьбы к исполнению не принимаются и в сроки не засчитываются.

7.3. Подразделение-исполнитель обязано либо принять запрос в работу, либо мотивированно отклонить его в течение одного рабочего дня с даты поступления.

7.4. Неполный запрос возвращается инициатору с перечнем недостающих сведений; срок исполнения начинает течь заново с даты поступления доукомплектованного запроса.

7.5. Спорные вопросы о границах ответственности решает владелец процесса, а при недостижении согласия — вышестоящий уровень в порядке эскалации.

8.1. Порядок установления сроков: единый срок на весь процесс.

8.2. Общий срок процесса — 5 рабочих дней с даты регистрации заявки.

8.3. Срок исчисляется с рабочего дня, следующего за днём регистрации заявки, и приостанавливается на время, необходимое инициатору для устранения недостатков поданных документов.

8.4. Срочный приоритет присваивает только владелец процесса по мотивированному обращению инициатора; массовое присвоение срочного приоритета обесценивает систему приоритетов и пресекается.

8.5. О невозможности уложиться в срок исполнитель сообщает владельцу процесса до истечения срока, а не после: сообщение постфактум расценивается как нарушение регламента.

13.1. Периодичность пересмотра регламента: ежегодно.

13.2. Предложения об изменении вправе подать любой участник процесса; предложения рассматривает владелец процесса в течение десяти рабочих дней.

13.3. Изменения оформляются приказом руководителя организации в том же порядке, в каком регламент был утверждён, и вводятся в действие с даты, указанной в приказе.

13.4. Работники знакомятся с изменениями под подпись до их введения в действие; при существенном изменении процесса регламент утверждается в новой редакции целиком, а не отдельными правками.

13.5. История редакций фиксируется в журнале изменений Приложение № 3; прежние редакции хранятся вместе с листами ознакомления.

14.1. Настоящий регламент действует с 01.09.2026 бессрочно до его отмены или замены новой редакцией.

14.2. В случае противоречия между регламентом и трудовым договором работника применяются положения, более благоприятные для работника.

14.3. Признание отдельного пункта регламента недействительным не влечёт недействительности остальных его положений.

14.4. Оригинал регламента с листом ознакомления хранится у владельца процесса, актуальная копия размещается в общем доступе для работников.

14.5. Контроль за исполнением настоящего регламента возлагается на Руководитель отдела договорной работы Петрова Мария Сергеевна.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с документом: Регламент согласования и заключения договоров с контрагентами

Утверждён: приказ № 46-од об утверждении регламента согласования договоров от 25.08.2026. Введён в действие с 01.09.2026.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка», ИНН 7701234567

Работник своей подписью подтверждает, что текст документа ему предъявлен, содержание разъяснено и вопросов не осталось.

Дата ознакомления проставляется работником собственноручно.

Лист ознакомления хранится вместе с оригиналом регламента в течение всего срока его действия и не менее пяти лет после замены новой редакцией.

Ответственный за ведение листа: Руководитель отдела договорной работы Петрова Мария Сергеевна ____________ (подпись)

МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

по процессу: Регламент согласования и заключения договоров с контрагентами. Владелец процесса: Руководитель отдела договорной работы Петрова Мария Сергеевна.

На каждом этапе должен быть ровно один исполнитель и ровно одно лицо, принимающее решение.

Матрица пересматривается вместе с регламентом и утверждается тем же приказом.

ЖУРНАЛ УЧЁТА ИЗМЕНЕНИЙ

документ: Регламент согласования и заключения договоров с контрагентами, Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Прежние редакции регламента хранятся вместе с листами ознакомления к ним.

Запись вносится в день издания приказа об изменении регламента.

Ответственный за ведение журнала: Руководитель отдела договорной работы Петрова Мария Сергеевна.

КАРТА ПРОЦЕССА

Наименование: Регламент согласования и заключения договоров с контрагентами. Цель: Сократить срок согласования договора с контрагентом с четырнадцати до пяти рабочих дней и исключить подписание договоров без проверки контрагента и без визы юриста

Вход процесса: Служебная записка инициатора о необходимости заключить договор с контрагентом

Выход процесса: Договор, подписанный обеими сторонами и переданный в бухгалтерию с карточкой контрагента

Карта заполняется владельцем процесса и служит рабочим документом для обучения новых участников.

При расхождении карты и фактической работы приоритет имеет текст регламента, а карта приводится в соответствие в течение десяти рабочих дней.