Регламент: образец 2026

1.1. УТВЕРЖДЁН: ______ от ______.

1.2. ______ ______

1.3. ______

1.4. ______, ИНН ______, г. ______

1.5. Настоящий регламент вводится в действие с ______ и действует до его отмены или замены новой редакцией.

1.6. Порядок введения в действие: ______.

1.7. Требовать соблюдения регламента можно только с работников, ознакомленных с ним под подпись, и не ранее даты его введения в действие.

2.1. Настоящий регламент устанавливает порядок выполнения процесса в ______: последовательность этапов, состав участников, сроки и требования к результату.

2.2. Цель процесса: ______

2.3. Регламент разработан в соответствии с трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации и не может ухудшать положение работников по сравнению с законом; в части, противоречащей закону или трудовому договору, он не применяется.

2.4. Регламент обязателен для всех лиц, указанных в области его применения, независимо от занимаемой должности и срока работы в организации.

2.5. Вопросы, не урегулированные настоящим регламентом, разрешаются в порядке, установленном иными локальными актами организации и решениями руководителя.

3.1. Процесс — повторяющаяся последовательность действий, преобразующая вход в результат, ценный для организации или клиента.

3.2. Владелец процесса — работник, отвечающий за результат процесса целиком, за его сроки и за актуальность настоящего регламента.

3.3. Участник процесса — работник или подразделение, выполняющее отдельный этап и отвечающее за его результат и срок.

3.4. Заявка — зарегистрированное обращение, запускающее процесс; с момента её регистрации начинается течение установленного срока.

3.5. Эскалация — передача нерешённого вопроса на вышестоящий уровень принятия решения при истечении срока или при разногласиях участников.

3.6. Рабочий день — день, не являющийся выходным или нерабочим праздничным по производственному календарю; все сроки в регламенте исчисляются в рабочих днях, если прямо не указано иное.

4.1. Область применения регламента: ______.

4.2. Регламент распространяется на подразделение: ______.

4.3. Регламент применяется в рамках проекта: ______.

4.4. На привлечённых по гражданско-правовым договорам исполнителей регламент распространяется, если ссылка на него включена в договор и текст передан исполнителю под подпись.

4.5. Новые работники знакомятся с регламентом до подписания трудового договора, при переводе на должность, участвующую в процессе, — до начала работы в новой должности.

4.6. Ознакомление оформляется по форме Приложение № 1; лист ознакомления хранится вместе с оригиналом регламента.

5.1. Владелец процесса: ______ ______.

5.2. Владелец процесса отвечает за достижение результата в установленный срок, за разрешение разногласий между участниками и за поддержание регламента в актуальном состоянии.

5.3. Состав участников и их зоны ответственности: ______

5.4. Распределение ролей по этапам приведено в матрице ответственности Приложение № 2: по каждому этапу определены исполнитель, лицо, принимающее решение, согласующие и информируемые.

5.5. Передача обязанностей участника на период отпуска или болезни оформляется распоряжением руководителя подразделения; отсутствие работника не приостанавливает течение сроков процесса.

6.1. Процесс запускается событием: ______

6.2. Этапы процесса выполняются в следующей последовательности: ______

6.3. Результатом процесса является: ______

6.4. Каждый этап считается завершённым только после передачи результата следующему участнику и отметки об этом в учётной системе; устная передача результатом не признаётся.

6.5. Учёт заявок и хранение документов ведутся в системах: ______.

6.6. В процессе применяются формы документов: ______

6.7. Возврат на предыдущий этап допускается только с письменным указанием причины: без неё исполнитель не понимает, что именно исправлять, и цикл повторяется.

7.1. Взаимодействие подразделений строится по принципу «внутренний заказчик — внутренний исполнитель»: подразделение, передающее работу дальше, отвечает за полноту и качество переданного.

7.2. Запрос в смежное подразделение оформляется письменно через учётную систему или служебной запиской; устные просьбы к исполнению не принимаются и в сроки не засчитываются.

7.3. Подразделение-исполнитель обязано либо принять запрос в работу, либо мотивированно отклонить его в течение одного рабочего дня с даты поступления.

7.4. Неполный запрос возвращается инициатору с перечнем недостающих сведений; срок исполнения начинает течь заново с даты поступления доукомплектованного запроса.

7.5. Спорные вопросы о границах ответственности решает владелец процесса, а при недостижении согласия — вышестоящий уровень в порядке эскалации.

8.1. Все обращения клиентов независимо от канала поступления регистрируются в единой учётной системе в день поступления с присвоением номера.

8.2. Обращение классифицируется как запрос информации, заявка на услугу, претензия по качеству или требование о возврате денег; от классификации зависит срок и порядок рассмотрения.

8.3. Претензия потребителя рассматривается в сроки, установленные законом о защите прав потребителей, и они не могут быть увеличены внутренним актом организации.

8.4. Письменный ответ на обращение подписывается уполномоченным работником и направляется тем же способом, которым поступило обращение, если клиент не указал другой.

8.5. Повторное обращение по тому же поводу передаётся владельцу процесса: два обращения по одному случаю означают, что первое закрыли формально.

8.6. Сведения о клиентах, полученные при рассмотрении обращений, обрабатываются только в целях исполнения договора и не передаются третьим лицам без согласия.

9.1. Проект документа передаётся на согласование с приложением всех сведений, необходимых для оценки: обоснования, расчёта, документов контрагента.

9.2. Согласующий вправе согласовать документ, согласовать с замечаниями либо отказать в согласовании.

9.3. Отказ оформляется письменно с указанием причины и нормы или условия, которым проект противоречит.

9.4. Молчание согласующего по истечении установленного срока не считается согласованием: документ передаётся владельцу процесса для эскалации.

9.5. Подписание документа лицом, не имеющим полномочий, не допускается.

9.6. Перечень лиц с правом подписи и лимиты сумм по каждому из них устанавливаются отдельным приказом руководителя.

9.7. Подписанный документ регистрируется и передаётся на хранение в место, определённое регламентом: ______

9.8. Электронные копии документов хранятся вместе с историей согласования.

9.9. Удаление истории согласования не допускается ни при каких обстоятельствах.

10.1. Наличные денежные средства принимаются и выдаются только уполномоченными работниками, с которыми заключён договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

10.2. Выдача под отчёт производится на основании письменного заявления работника или распорядительного документа руководителя с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

10.3. Авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов представляется в срок, установленный организацией, после чего производится окончательный расчёт по подотчётной сумме.

10.4. Неизрасходованный остаток возвращается в кассу; невозвращённая в срок сумма удерживается из заработной платы только с соблюдением ограничений размера удержаний.

10.5. Доступ к кассе, ключам и сейфу имеют только назначенные приказом работники; передача ключей другим лицам оформляется актом.

10.6. Внезапная ревизия кассы проводится не реже одного раза в квартал с оформлением акта и участием представителя руководства.

11.1. Доступ к информационным системам предоставляется по принципу минимальной достаточности: работник получает только те права, которые нужны для его трудовой функции.

11.2. Основание для предоставления доступа — заявка руководителя подразделения с указанием системы, роли и срока; предоставленные права фиксируются в реестре доступа.

11.3. Учётная запись оформляется персонально; передача логина и пароля другому работнику запрещена, а все действия под учётной записью считаются действиями её владельца.

11.4. При переводе работника права пересматриваются в день перевода, при увольнении — блокируются в последний рабочий день до передачи дел.

11.5. Не реже одного раза в год владелец процесса проводит инвентаризацию прав доступа и отзывает избыточные.

11.6. Вынос носителей информации за пределы организации и использование личных устройств для обработки данных допускаются только с письменного разрешения руководителя.

12.1. Потребность в закупке оформляется заявкой с указанием предмета, количества, требуемого срока и обоснования.

12.2. Закупка без зарегистрированной заявки не производится.

12.3. По закупкам свыше установленного руководителем лимита собираются не менее трёх коммерческих предложений, а выбор поставщика оформляется письменным обоснованием.

12.4. До заключения договора проводится проверка контрагента: сведения из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, наличие дела о банкротстве, исполнительные производства и полномочия подписанта.

12.5. Результаты проверки оформляются карточкой контрагента и хранятся вместе с договором: это подтверждение должной осмотрительности при налоговой проверке.

12.6. Приёмка товара, работы или услуги производится по количеству и качеству с оформлением акта или накладной.

12.7. Расхождения по количеству и качеству фиксируются отдельным актом в день приёмки.

12.8. Оплата производится только после приёмки, если договором не предусмотрен аванс.

12.9. Изменение условий оплаты согласуется с бухгалтерией до подписания договора.

13.1. Особый режим работы вводится приказом руководителя при подъёме заболеваемости, аварии, отключении коммуникаций, введении органами власти режима повышенной готовности или иных обстоятельствах, препятствующих обычной работе.

13.2. В приказе указываются причина, срок действия особого режима, перечень подразделений и конкретные ограничения.

13.3. Вводимые ограничения не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством.

13.4. Работник, у которого появились признаки заболевания на рабочем месте, извещает непосредственного руководителя и покидает рабочее место для обращения за медицинской помощью.

13.5. Отстранение от работы оформляется приказом.

13.6. Временный перевод на дистанционную работу оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору либо, в случаях, прямо предусмотренных законом, приказом с ознакомлением работника.

13.7. Перевод на дистанционную работу не изменяет размер заработной платы и не является основанием для её снижения.

13.8. Руководители подразделений ежедневно докладывают владельцу процесса о числе отсутствующих работников и о принятых мерах.

13.9. По окончании особого режима издаётся приказ о возврате к обычному порядку работы.

14.1. Порядок установления сроков: ______.

14.2. Общий срок процесса — ______ ______ с даты регистрации заявки.

14.3. Стандартный срок одного этапа — ______ ______, если для этапа не установлен иной срок в матрице ответственности.

14.4. Для заявок со срочным приоритетом срок сокращается до ______ ______.

14.5. Срок исчисляется с рабочего дня, следующего за днём регистрации заявки, и приостанавливается на время, необходимое инициатору для устранения недостатков поданных документов.

14.6. Срочный приоритет присваивает только владелец процесса по мотивированному обращению инициатора; массовое присвоение срочного приоритета обесценивает систему приоритетов и пресекается.

14.7. О невозможности уложиться в срок исполнитель сообщает владельцу процесса до истечения срока, а не после: сообщение постфактум расценивается как нарушение регламента.

19.1. Периодичность пересмотра регламента: ______.

19.2. Предложения об изменении вправе подать любой участник процесса; предложения рассматривает владелец процесса в течение десяти рабочих дней.

19.3. Изменения оформляются приказом руководителя организации в том же порядке, в каком регламент был утверждён, и вводятся в действие с даты, указанной в приказе.

19.4. Работники знакомятся с изменениями под подпись до их введения в действие; при существенном изменении процесса регламент утверждается в новой редакции целиком, а не отдельными правками.

19.5. История редакций фиксируется в журнале изменений Приложение № 3; прежние редакции хранятся вместе с листами ознакомления, поскольку по ним оцениваются действия работников за прошлые периоды.

20.1. Настоящий регламент действует с ______ бессрочно до его отмены или замены новой редакцией.

20.2. В случае противоречия между регламентом и трудовым договором работника применяются положения, более благоприятные для работника.

20.3. Признание отдельного пункта регламента недействительным не влечёт недействительности остальных его положений.

20.4. Оригинал регламента с листом ознакомления хранится у владельца процесса, актуальная копия размещается в общем доступе для работников.

20.5. Контроль за исполнением настоящего регламента возлагается на ______ ______.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с документом: ______

Утверждён: ______ от ______. Введён в действие с ______.

______, ИНН ______

Работник своей подписью подтверждает, что текст документа ему предъявлен, содержание разъяснено и вопросов не осталось.

Дата ознакомления проставляется работником собственноручно: подпись без даты не доказывает, что работник знал правила на момент нарушения.

Лист ознакомления хранится вместе с оригиналом регламента в течение всего срока его действия и не менее пяти лет после замены новой редакцией.

Ответственный за ведение листа: ______ ______ ____________ (подпись)

МАТРИЦА ОТВЕТСТВЕННОСТИ

по процессу: ______. Владелец процесса: ______ ______.

В графе «Согласует / информируется» согласующие перечисляются первой строкой, информируемые — второй, с пометкой «инф.».

На каждом этапе должен быть ровно один исполнитель и ровно одно лицо, принимающее решение: две ответственные роли на этапе означают отсутствие ответственных.

Согласующих может быть несколько, но каждый согласует свою зону: юрист — правовые риски, бухгалтерия — расчёты и налоги, руководитель подразделения — ресурсы.

Если этап не имеет проверяемого результата, он подлежит исключению из процесса.

Матрица пересматривается вместе с регламентом и утверждается тем же приказом.

ЖУРНАЛ УЧЁТА ИЗМЕНЕНИЙ

документ: ______, ______

Прежние редакции регламента хранятся вместе с листами ознакомления к ним: действия работников оцениваются по редакции, действовавшей в момент события.

Запись вносится в день издания приказа об изменении регламента.

Ответственный за ведение журнала: ______ ______.

КАРТА ПРОЦЕССА

Наименование: ______. Цель: ______

Вход процесса: ______

Выход процесса: ______

В графе «Вход / выход этапа» первой строкой указывается документ или данные, с которых этап начинается, второй — результат, который этап передаёт дальше.

Карта заполняется владельцем процесса и служит рабочим документом для обучения новых участников.

При расхождении карты и фактической работы приоритет имеет текст регламента, а карта приводится в соответствие в течение десяти рабочих дней.