Инструкция по работе с персональными данными в ИСПДн: образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает правила работы работников ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456; далее — Оператор) с персональными данными, обрабатываемыми в информационных системах персональных данных (далее — информационная система).

1.2. Инструкция обязательна для каждого работника, допущенного к обработке персональных данных в информационной системе, независимо от должности и подразделения.

1.3. Требования Инструкции применяются на рабочем месте Оператора, при работе на служебном мобильном устройстве и при удалённом доступе к информационной системе.

1.4. Контроль за исполнением Инструкции осуществляет генеральный директор Иванов И. И. 152-ФЗ ст. 22.1152-ФЗ ст. 22.1Лицо, ответственное за организацию обработки данных, техническое сопровождение мер защиты — системный администратор.

1.5. Незнание Инструкции не освобождает работника от обязанности её соблюдать: ознакомление проводится под подпись до предоставления доступа к информационной системе.

2.1. Работник допускается к обработке персональных данных в информационной системе после включения его должности в перечень должностей, допущенных к обработке, утверждённый приказом руководителя 152-ФЗ ст. 19152-ФЗ ст. 19Меры по обеспечению безопасности данных.

2.2. До предоставления доступа работник знакомится с положением об обработке персональных данных, настоящей Инструкцией и подписывает обязательство о неразглашении.

2.3. Доступ предоставляется по принципу минимально необходимого: только к тем данным и операциям, которые нужны для исполнения должностных обязанностей.

2.4. Заявку на предоставление, изменение или прекращение доступа подаёт руководитель подразделения; заявка согласовывается ответственным за организацию обработки персональных данных и исполняется администратором информационной системы.

2.5. Доступ прекращается в день перевода работника на другую должность, ухода в отпуск по уходу за ребёнком или прекращения трудового договора.

2.6. Учётная запись блокируется, а не удаляется, чтобы сохранить журналы её действий.

3.1. Работник входит в информационную систему только под персональной учётной записью, выданной ему администратором.

3.2. Работа под чужой учётной записью, передача своей учётной записи другому работнику, в том числе на время отпуска или болезни, и вход в систему по просьбе коллеги не допускаются ни при каких обстоятельствах.

3.3. Работник не сообщает никому свои учётные данные, включая руководителя, работников технической поддержки и лиц, представившихся администраторами: администратору для работы пароль пользователя не нужен.

3.4. Если работнику стало известно, что его учётными данными воспользовалось другое лицо, он немедленно сообщает об этом администратору и ответственному за организацию обработки персональных данных и меняет пароль.

3.5. Работник, обнаруживший незакрытый сеанс другого пользователя, завершает его и сообщает об этом администратору.

4.1. Пароль содержит не менее 12 символов и включает буквы верхнего и нижнего регистра, цифры и специальные символы.

4.2. Пароль не должен содержать фамилию, имя, дату рождения, номер телефона работника, наименование Оператора, наименование информационной системы и последовательности соседних клавиш.

4.3. Пароль меняется не реже одного раза в 90 дней, а также немедленно при подозрении на его компрометацию.

4.4. Повторное использование трёх предыдущих паролей не допускается.

4.5. Пароль не записывается на бумажных носителях, не сохраняется в файлах на рабочем месте и не передаётся по электронной почте и в мессенджерах.

4.6. Один и тот же пароль не используется для служебной учётной записи и для личных сервисов работника.

4.7. Временный пароль, выданный администратором, меняется работником при первом входе в систему.

5.1. Работник блокирует сеанс работы каждый раз, когда покидает рабочее место, независимо от продолжительности отсутствия.

5.2. Автоматическая блокировка экрана настраивается администратором на 10 минут бездействия и не отменяет обязанность блокировать сеанс вручную.

5.3. По окончании рабочего дня работник завершает сеанс и выключает средства вычислительной техники, если иное не предусмотрено регламентом их эксплуатации.

5.4. Экран, на котором отображаются персональные данные, размещается так, чтобы содержимое не просматривалось посетителями и работниками, не допущенными к этим данным 152-ФЗ ст. 7152-ФЗ ст. 7Конфиденциальность персональных данных.

5.5. Приём посетителей в помещении, где на экране открыты персональные данные, не допускается: перед приходом посетителя окна с данными закрываются или сеанс блокируется.

5.6. Работник не оставляет на рабочем столе включённое устройство с открытой информационной системой, в том числе на время совещаний и перерывов.

6.1. Работник обрабатывает только те персональные данные и только в тех целях, которые необходимы для исполнения его должностных обязанностей 152-ФЗ ст. 5152-ФЗ ст. 5Принципы обработки персональных данных.

6.2. Работник вносит в информационную систему достоверные сведения и своевременно исправляет обнаруженные им неточности либо сообщает о них ответственному.

6.3. Работник сохраняет конфиденциальность персональных данных, ставших известными ему в связи с работой, в том числе после прекращения трудового договора 152-ФЗ ст. 7152-ФЗ ст. 7Конфиденциальность персональных данных.

6.4. Работник не обсуждает содержание персональных данных с лицами, не допущенными к их обработке, в том числе в общедоступных местах и в рабочих чатах, где присутствуют посторонние.

6.5. Работник использует для служебной переписки, содержащей персональные данные, только служебный адрес электронной почты и разрешённые Оператором сервисы.

6.6. Работник немедленно сообщает ответственному о любом требовании третьих лиц предоставить персональные данные и не исполняет такие требования самостоятельно.

7.1. Запрещается копировать персональные данные на личные устройства, включая личные телефоны, ноутбуки и съёмные носители.

7.2. Запрещается фотографировать экран и документы с персональными данными, а также делать снимки экрана для пересылки вне разрешённых служебных сервисов.

7.3. Запрещается отключать, удалять или изменять настройки средств защиты информации, включая антивирусные средства, средства шифрования и средства регистрации событий.

7.4. Запрещается устанавливать на рабочее место программное обеспечение, не разрешённое администратором, и подключать к нему устройства неизвестного происхождения.

7.5. Запрещается выгружать персональные данные в объёме, превышающем необходимый для выполнения конкретной задачи, и создавать локальные копии баз данных.

7.6. Запрещается размещать персональные данные в общедоступных облачных сервисах, файлообменниках, онлайн-переводчиках и сервисах обработки текста, не разрешённых Оператором.

8.1. Для обработки персональных данных используются только съёмные носители, учтённые в журнале учёта машинных носителей и закреплённые за конкретным работником.

8.2. Носитель получают у ответственного за учёт носителей под подпись и возвращают ему в день окончания работы, для которой он выдавался.

8.3. Запись персональных данных на съёмный носитель допускается только при наличии служебной необходимости и с разрешения ответственного за организацию обработки персональных данных; данные на носителе защищаются шифрованием.

8.4. Носитель хранится в запираемом шкафу или сейфе, не оставляется без присмотра на рабочем месте и не выносится за пределы помещений Оператора без разрешения.

8.5. При утрате носителя работник немедленно сообщает об этом ответственному: утрата носителя рассматривается как инцидент безопасности.

8.6. Носитель, выведенный из обращения, передаётся для уничтожения или обезличивания в порядке, установленном инструкцией по уничтожению персональных данных; самостоятельное форматирование носителя уничтожением не признаётся ГОСТ Р 50739-95 —ГОСТ Р 50739-95 —Защита от несанкционированного доступа; затирание данных.

9.1. Печать документов, содержащих персональные данные, допускается только при служебной необходимости; электронная форма документа предпочтительнее бумажной.

9.2. Работник забирает распечатанный документ с печатающего устройства немедленно и не оставляет его в лотке общего доступа.

9.3. Ошибочно распечатанные и черновые листы с персональными данными не выбрасываются в мусорную корзину, а помещаются в контейнер для уничтожения либо измельчаются работником самостоятельно.

9.4. Бумажные копии хранятся в запираемых шкафах; по окончании рабочего дня рабочий стол освобождается от документов с персональными данными.

9.5. Вынос бумажных копий за пределы помещений Оператора допускается с разрешения ответственного с отметкой в журнале выдачи и возврата.

9.6. Уничтожение бумажных копий производится способом, исключающим восстановление данных, в порядке, установленном инструкцией по уничтожению персональных данных ПП РФ 687 —ПП РФ 687 —Обработка ПДн без средств автоматизации.

12.1. Инцидентом признаётся любое событие, создающее угрозу неправомерного доступа к персональным данным, их изменения, уничтожения или распространения.

12.2. Признаками инцидента являются, в частности: утрата носителя или устройства, ошибочная отправка данных постороннему лицу, обнаружение открытого доступа к файлам с данными, срабатывание средств защиты, неизвестные операции в журнале действий под учётной записью работника, требование посторонних сообщить учётные данные.

12.3. Работник, обнаруживший признаки инцидента, немедленно сообщает об этом ответственному по адресу pdn@romashka.ru или лично и по телефону +7 (900) 000-00-00, указывая время и обстоятельства обнаружения.

12.4. До получения указаний работник не удаляет файлы и сообщения, не переустанавливает программы и не выключает устройство, если это не требуется для прекращения утечки: следы события нужны для расследования.

12.5. Работник по возможности фиксирует обстоятельства события: снимки экрана, сведения о получателе ошибочного сообщения, свидетели.

12.6. Оператор уведомляет уполномоченный орган о факте инцидента в течение двадцати четырёх часов и о результатах внутреннего расследования в течение семидесяти двух часов 152-ФЗ ч. 3.1 ст. 21152-ФЗ ч. 3.1 ст. 21Уведомление об инциденте (утечке) ПДн; своевременность уведомления зависит от того, насколько быстро работник сообщил об инциденте.

12.7. Сокрытие инцидента работником рассматривается как самостоятельное нарушение настоящей Инструкции.

14.1. Инструкция вступает в силу со дня утверждения приказом руководителя и действует до её отмены или замены новой редакцией.

14.2. Каждый работник, допущенный к обработке персональных данных в информационной системе, знакомится с Инструкцией под подпись до предоставления доступа ТК РФ ст. 68ТК РФ ст. 68Оформление приёма на работу.

14.3. Инструкция пересматривается не реже одного раза в год, а также при изменении состава информационных систем, применяемых средств защиты или требований законодательства.

14.4. При внесении изменений работники знакомятся с новой редакцией под подпись в течение пяти рабочих дней со дня её утверждения ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

15.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных:

15.2. генеральный директор ______________

15.3. Иванов И. И.

15.4. Руководитель:

15.5. генеральный директор ______________

15.6. Петров П. П.

Памятка размещается на рабочем месте работника, допущенного к обработке персональных данных.

Ответственный за организацию обработки персональных данных: генеральный директор Иванов И. И., pdn@romashka.ru, +7 (900) 000-00-00.

С Инструкцией по работе с персональными данными в информационной системе персональных данных, утверждённой приказом от 01.01.2026 № 12-ПДн, ознакомлены, права и обязанности разъяснены:

Лист ознакомления хранится вместе с Инструкцией у ответственного за организацию обработки персональных данных.