Инструкция (организационная): образец заполнения и пустой бланк 2026

1.1. Настоящая инструкция — «Инструкция по делопроизводству» — является локальным нормативным актом ООО «Трейд-Инвест» и устанавливает обязательный порядок действий работников по направлению: порядок работы с входящей корреспонденцией.

1.2. Инструкция принята работодателем в пределах его компетенции и в соответствии с трудовым законодательством: работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

1.3. Направление, которое регулирует инструкция: делопроизводство и работа с документами.

1.4. Действие инструкции распространяется на работники отдела клиентского сервиса и отдела продаж.

1.5. Требования инструкции обязательны для указанных работников независимо от занимаемой должности и срока трудового договора.

1.6. Инструкция утверждена приказом от 01.01.2026 № 31-ОД и вводится в действие с 01.10.2026.

1.7. Инструкция принята с учётом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации ТК РФ ст. 372ТК РФ ст. 372Учёт мнения профсоюзного органа.

1.8. Нормы инструкции, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством и коллективным договором, не подлежат применению ТК РФ ст. 8ТК РФ ст. 8Локальные нормативные акты.

1.9. Ответственным за соблюдение и актуализацию инструкции является Начальник отдела клиентского сервиса Петрова А.С..

1.10. Инструкция не заменяет должностную инструкцию и не изменяет трудовую функцию работника: она описывает порядок выполнения уже возложенных на работника обязанностей.

2.1. В настоящей инструкции термины используются в значениях, определённых трудовым законодательством и локальными актами работодателя, если ниже не указано иное значение.

2.2. Работник — лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях и входящее в круг лиц, на которых распространяется настоящая инструкция.

2.3. Непосредственный руководитель — работник, которому подчинён исполнитель по должности и который контролирует выполнение требований инструкции.

2.4. Ответственный за направление — работник, на которого приказом работодателя возложены организация работы по направлению и контроль соблюдения инструкции.

2.5. Термины, не определённые в инструкции, применяются в том значении, в котором они используются в законодательстве Российской Федерации.

3.1. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.

3.2. Регистрационный номер присваивается в порядке сплошной нумерации в пределах календарного года и не может быть присвоен повторно.

3.3. Документ, не прошедший регистрацию, считается непоступившим: срок исполнения по нему не течёт, и ссылаться на него в переписке нельзя.

3.4. Оригиналы документов хранятся у ответственного за делопроизводство, в подразделения передаются копии либо оригиналы под роспись в журнале передачи.

3.5. Документы хранятся в течение 5 лет, после чего отбираются к уничтожению постоянно действующей экспертной комиссией Приказ Росархива 236 —Приказ Росархива 236 —Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

3.6. Организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения 125-ФЗ ст. 17125-ФЗ ст. 17Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов.

3.7. Обмен документами с работниками в электронном виде допускается только в информационной системе работодателя, порядок использования которой утверждён отдельным локальным актом ТК РФ ст. 22.2ТК РФ ст. 22.2Порядок введения электронного документооборота и порядок его осуществления.

3.8. Уничтожение документов оформляется актом.

3.9. Документы, содержащие персональные данные, уничтожаются способом, исключающим восстановление информации.

4.1. Работник выполняет операции по направлению в последовательности, установленной настоящим разделом; изменение последовательности допускается только по письменному указанию непосредственного руководителя.

4.2. Передача документов между подразделениями без отметки в журнале не допускается.

4.3. Черновики с персональными данными уничтожаются в шредере.

4.4. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днём получения работником документа или поручения, если в таблице не указано иное.

4.5. Если работник не может выполнить шаг в установленный срок, он до истечения срока сообщает об этом непосредственному руководителю с указанием причины и предполагаемой даты выполнения.

4.6. Результат каждого шага фиксируется способом, указанным в графе «Результат или документ»: устные договорённости подтверждением выполнения не являются.

4.7. При обнаружении ошибки, допущенной на предыдущем шаге, работник не продолжает процедуру, а возвращает документ исполнителю с описанием несоответствия.

5.1. Работник обязан добросовестно исполнять требования настоящей инструкции, соблюдать трудовую дисциплину и бережно относиться к имуществу работодателя ТК РФ ст. 21ТК РФ ст. 21Основные права и обязанности работника.

5.2. Работник обязан незамедлительно сообщать непосредственному руководителю о ситуации, создающей угрозу сохранности имущества работодателя или нарушающей установленный порядок.

5.3. Работник вправе получать от работодателя разъяснения по применению инструкции и требовать предоставления средств и доступов, необходимых для выполнения её требований.

5.4. Непосредственный руководитель организует выполнение инструкции в подразделении, контролирует соблюдение сроков и рассматривает обращения работников по спорным ситуациям.

5.5. Ответственный за направление ведёт учёт нарушений, готовит предложения по изменению инструкции и организует обучение работников.

5.6. Работодатель обязан знакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, и обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей ТК РФ ст. 22ТК РФ ст. 22Основные права и обязанности работодателя.

5.7. Работникам запрещается:

5.8. Выносить оригиналы документов за пределы офиса без письменного разрешения руководителя.

5.9. Оставлять документы на рабочем столе после окончания рабочего дня.

6.1. Работники, на которых распространяется инструкция, знакомятся с ней под подпись; ознакомление оформляется листом ознакомления, который является приложением к инструкции.

6.2. При приёме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора ТК РФ ст. 68ТК РФ ст. 68Оформление приёма на работу.

6.3. Работник, принятый на работу после введения инструкции в действие, знакомится с ней в день оформления приёма на работу.

6.4. При изменении инструкции работники знакомятся с новой редакцией в течение трёх рабочих дней со дня утверждения изменений.

6.5. При отказе работника от ознакомления составляется акт в присутствии двух работников; в этом случае работник считается ознакомленным.

6.6. Работник, не ознакомленный с инструкцией под подпись, не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности за нарушение её требований.

6.7. Копия инструкции размещается в месте, доступном для работников, либо направляется в информационной системе работодателя.

«Инструкция по делопроизводству», утверждена приказом ООО «Трейд-Инвест» от 01.01.2026 № 31-ОД.

Работник своей подписью подтверждает, что ознакомлен с текстом инструкции, понимает установленный ею порядок и обязуется его соблюдать. Один экземпляр инструкции получен на руки либо предоставлен для постоянного доступа.

Лист ознакомления хранится вместе с экземпляром инструкции у ответственного за направление и предъявляется при проверках и при разборе нарушений.

В листе фиксируется каждое изменение инструкции.

Новая редакция инструкции доводится до работников под подпись в листе ознакомления; отметка в настоящем листе ознакомление не заменяет.