Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет одновременно накладную (или акт) и счёт-фактуру: подписали один документ — закрыли и передачу товара или услуги, и вопрос по НДС. Он нужен, если вы работаете с НДС и хотите сократить документооборот с контрагентом до одного файла вместо двух.
Готовый шаблон: Универсальный передаточный документ (УПД)199 ₽
Что в статье6
Что это за документ и когда он нужен
УПД — это документ, который объединяет функции первичного учётного документа (накладной или акта) и счёта-фактуры. Требование оформлять факты хозяйственной жизни первичными документами закреплено в статье 9 закона о бухгалтерском учёте 402-ФЗ ст. 9Первичные учетные документы, а требования к счёту-фактуре как основанию для вычета НДС — в статье 169 Налогового кодекса НК РФ ст. 169Счёт-фактура. УПД совмещает оба назначения в одном бланке со статусом документа.
УПД нужен всем, кто выставляет контрагенту счёт с НДС и хочет одним подписанным документом закрыть и передачу товара или услуги, и налоговый учёт — это особенно удобно для компаний и ИП на общей системе налогообложения, ведущих регулярный документооборот с покупателями. Если вы регулярно выставляете счета и принимаете оплату, оформление и закрытие сделок проще выстроить по подборке Выставляю счёт и принимаю оплату10 документовОткрыть .
Что в нём обязательно должно быть
В УПД есть два статуса: «1» — документ заменяет одновременно первичный документ и счёт-фактуру, «2» — документ используется только как первичный (без функции счёта-фактуры). Выбор статуса определяет, какие поля обязательны: реквизиты счёта-фактуры нужны только при статусе «1».
Обязательные реквизиты — номер и дата документа, наименование сторон (поставщик-исполнитель и покупатель-заказчик), перечень позиций с количеством и ценой, итоговая сумма и, при необходимости, сумма НДС отдельной строкой. В шаблоне это поля «Номер», «Дата», «Статус», «Основание» (договор или заказ), «Перечень позиций», «Итого, руб.» и «В т.ч. НДС, руб.».
Что будет, если не оформить
Без первичного документа операция не считается подтверждённой для целей бухгалтерского учёта по статье 9 402-ФЗ — расходы или доходы по сделке без подтверждающего документа инспекция вправе поставить под сомнение при проверке.
Отдельная проблема — вычет НДС: по статье 169 НК РФ основанием для вычета служит именно корректно оформленный счёт-фактура или УПД со статусом «1». Если документ не оформлен вовсе или оформлен с ошибками в обязательных реквизитах, покупатель рискует не подтвердить вычет по этой операции, а значит, заплатить больше налога, чем рассчитывал.
Как оформить онлайн за 5 минут
В конструкторе шаблон Универсальный передаточный документ (УПД)199 ₽ заполняется по шагам: сначала номер, дата и статус документа, затем основание — договор или заказ, затем перечень позиций с ценой и количеством, и в конце — итоговая сумма с выделением НДС, если он есть. Заполнить и посмотреть документ можно бесплатно, оплата берётся только за файл без водяного знака.
Готовый файл можно скачать в Word, распечатать и подписать в двух экземплярах — по одному для поставщика и покупателя, чтобы данные совпадали у обеих сторон сделки.
Перед отправкой контрагенту стоит свериться с договором: наименования сторон, перечень позиций и суммы в УПД должны совпадать с тем, что указано в договоре или заказе, на который вы ссылаетесь в поле «Основание». Расхождение в сумме или наименовании товара — частая причина, по которой бухгалтерия покупателя возвращает документ на доработку, а вычет НДС откладывается до следующего периода.
Если сделка разовая и без НДС, не обязательно сразу выбирать статус «1» — часто удобнее оформить документ как обычный первичный (статус «2»), а функцию счёта-фактуры добавить позже отдельным документом, если это понадобится вашему контрагенту для вычета.
Частые вопросы
Чем УПД отличается от обычной накладной?
Можно ли использовать УПД без НДС?
Нужно ли выставлять отдельно счёт-фактуру, если оформлен УПД со статусом «1»?
Кто подписывает УПД?
Что оформить дальше
Выставляю счёт и принимаю оплату10 документовОткрыть Первичные документыРаздел каталогаОткрыть
Первоисточник: https://pravo.gov.ru/pravo.gov.ru ↗